>>> 2007年第7期
浅析艺术设计单位的艺术档案收集
作者：谭和平
全面收集第一手艺术档案资料，保证资料的真实、完整
一般所说的艺术档案，是指“文化艺术单位和艺术工作者在艺术创作、艺术演出、艺术教育、艺术研究、文化交流、社会文化等工作和活动中形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录，是宝贵的文化遗产”。就美术公司而言，主要是一些艺术设计(包括广告设计、展览设计、环境艺术设计)项目资料；而一般艺术设计单位的艺术档案，主要是艺术设计项目过程中的设计草稿、定稿、图纸、模型、样品、成品照片等，包括设计项目立项、设计、完成即整个过程中所形成的资料。这些资料有其自身特点，如：形成分散，和个人劳动成果密切相关：设计稿件珍贵，有的具有唯一性和不可复制性……这就导致了艺术档案资料在收集上出现的诸多难题。
无论是公司还是其它艺术设计单位，艺术家或设计师大多比较珍惜倾注了自己大量心血的设计资料，特别是一些手绘资料、有重要人物题签的资料等，不肯轻易交给档案室，从而给档案收集工作带来了较大的难度，也给单位设计水平的持续提高带来了一定的阻碍。面对这一现象，美术公司一手抓宣传，一手抓资料收集。公司将档案收集当作重要工作来抓，认真组织设计师学习和贯彻《中华人民共和国档案法》、 《档案法实施办法》等有关档案工作的法律法规和规范性文件；对于资料收集，一方面，档案室尽可能的拿到一手资料，一方面进行完善的复制工作。对于公司组织项目，如第一届世界女子足球锦标赛、广州市国际龙舟节、第六全国运动会、第四届中国花博会等，档案室则要求其相关资料必须及时归档；对于个人获奖项目，如个人参加的美展、设计大奖赛等获奖作品，档案室也及时精心复制，如组织拍摄高精度照片，进行纸质和电子文档的收藏。经过一段时间的努力，档案室的资料齐备了，借用变得十分方便，一些设计师在评专业技术资格和职称时，能很快捷地找到所需资料，这样，他们将资料归档的积极性也提高了。
优化艺术档案资料，提升资料的价值
美术公司作为中国建筑装饰百强企业、中国广告一级企业，其项目材料若不加甄别，很快就会堆积如山。全面收集一手资料的同时，也存在着泥沙俱下、鱼龙混杂的弊病，使档案质量大打折扣。因此对档案资料甄别鉴定就显得非常必要，几份材料间内容出现矛盾或有出入的情况非常多，这就需要进行分析研究，找权威资料印证；发现内容与事实不符、疏漏和缺少的材料，就得及时更正、考证、补全；对一些无保存价值、保管期限满、重复的资料就得及时剔除；这样，档案资料得到优化，同时档案的完整性、准确性和规范性又得到了提升。
档案优化的另一个重要方面是，根据档案价值的大小，对重点档案采取重点保管。对优秀设计作品的档案加大收集力度，同时也要保障档案内容的完整性和系统性。就美术公司来说，加大全国建筑装饰奖、省市优秀设计、优秀样板工程等国家、省、市优秀项目的档案收集力度，对企业发展、国家资质评定、国际标准认证机构评估认证、总结和交流艺术工作经验具有重大的现实意义。这不仅是档案室工作的重点，而且也是丰富、优化档案资料的重要手段。如1993年受广州市政府委托，设计由国家计委在北京举办的“全国沿海城市改革开放成就展览——广州馆”并评为“最佳设计奖”，2001年广州市天河时代广场友谊商店荣获首届全国建筑装饰设计金奖等，获得这类大奖的项目都是公司发展里程碑式的作品，奠定了公司在展览展示、建筑装饰行业的地位。该项档案产生于整个建设过程，包括从项目提出、可行性研究、设计、决策、招(投)标、施工、质检、监理到竣工验收、试营业等全过程中形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等小同形式与载体的各种历史记录。这些档案真实地反映和记录了这种艺术创造和劳动的全过程，对后来公司项目的设计、实施起着借鉴与参考作用。在承建广州市正佳商业广场室内公共部分装饰工程设计中，设计人员便能充分的借鉴友谊商店等档案资料中记载的空间布局和采光方法来解决难题。所以，利用好、管理好建筑装饰设计档案，使其在今后设计中充分发挥作用，对推动企业经济可持续发展有十分重要的作用。公司在随后的2002年至2005年连年获得国家大奖。艺术档案的优化，对设计单位艺术的继承发扬、水平的整体提高必然会起重要作用。加大优秀项目的档案收集力度，对总结和交流艺术设计工作经验具有重大的现实意义，不仅是档案室工作的重点，而且也是丰富、优化档案资料的重要手段。
加强艺术档案专题建设，彰显档案资料的个性
优化艺术档案资料，既要保持资料完整、全面，又要突出企业经营的特点，彰显文化艺术档案个性。为充分利用现有档案资源，突出特色，近年来，美术公司对档案进行了深入挖掘、整理和开发利用，将艺术档案分成四大专题：宣传画专题、广告专题、建筑装饰专题和展览展示专题。关术公司曾经是中国宣传画创作基地，从抗美援朝宣传，到社会主义改造运动，到后来象刘秉礼的《掀起学习马列著作和毛主席著作的新高潮》，《戴花要戴大红花》、《心怀祖国，放眼世界》、《中华人民共和国第六届运动会》，劳汝根的《强健体质振奋中华雄风》、《面向世界、面向未来》、《新人树新风、植树荫后人》，罗日明的《我为人民献新花》、《光荣归于祖国、功勋属于人民》等，可以说在共和国成立后到改革开放前美术公司宣传画史就是广州的宣传画历史，甚至可以说是这段时间的广州史、中国史，这时期名人辈出、名作层出不穷，档案资料内容中富，影响深远，集中展现了 “美术工作者”的工作面貌。改革开放后，美术公司业务转型，向三个方向发展：广告、装修、展览。在公司领导的果断决策和全体员工的共同努力下，这三个方向一直走在广州的前列，而广州作为中国改革开放的前沿地，广告、装修、展览行业又一直走在中国的前列，美术公司档案资料也就极具行业发展代表性，是广州广告、装修、展览行业发展的标本，也是广州城市建设的缩影，见证着户外广告行业由铁皮油漆画到电脑喷画的沿革。
专题档案为业务的承接奠定了必要基础，并对相互问信任感的建立起到推动作用。现代艺术设计单位承接业务，客户都会认真审查过往成功案例，如美术公司承接的美国(广州)领事馆签证大厅装饰工程，公司邀请客户到公司考察，向客户介绍了以往商业设计和装修的档案资料，并提供大量国家颁发的装饰装修优质工程、企业资质证书。使客户对公司的专业水平、实力有进一步的了解。这样，客户建立了对公司的信任，对顺利完成项目起到重要作用，该项目设计在工程技术、工艺、感观上受到业主的认可，最终，该工程得以圆满完成，并被评为2005年度建筑装饰装修优质工程。
专题档案为各种专业资质的认定创造了条件。由于主动、及时、准确提供相关档案信息，公司在1995年8月晋升为建筑装饰设计甲级资质企业；1998年1月晋升为建筑装饰施工一级资质企业；1997～1999年市政府评为先进单位；1999年评为省特级档案综合管理单位：2000年7月通过IS09001国际质量管理体系认证；2001年度被评为广州市文化系统“九五”档案工作显著成绩单位； 2004年市政府评为先进单位：档案资料的专题建设为我公司赢得良好的社会效益。同时，专题档案的建设为广州多项大型社会活动及文化艺术交流、广州文化博览、广州文化大事记、广州市志等提供了珍贵的照片和丰富的文字资料……增进了公司员工的自豪感和自信心，密切了公司与社会的联系，沟通了档案资源的交流，促进了档案工作的发展。内容丰富、独具特色的档案资料吸引了广大利用者，高利用率不但提高了艺术档案的知名度，更丰富完善了自己，促进了艺术档案的自身建设。
随着“创意设计产业”概念的提出，中国艺术设计开始朝着产业化方向迈进，“中国制造”也逐渐向“中国设计”过渡，越来越多的艺术设计单位开始注重自身艺术档案资料收集管理。从公司档案收集的经验可以看出，一般艺术单位的艺术档案资料收集，首先应该全面收集第一手艺术档案资料，保证资料的真实、完整；然后优化艺术档案资料，提升资料的价值；如果条件允许，则应加强艺术档案专题建设，彰显档案资料的个性。这样形成档案资料收集、管理、利用的良性互动，为单位发展、领导决策提供准确数据，为艺术设计整体水平的提高提供优秀案例积淀，扩充艺术档案的价值和使用价值，使艺术设计档案在创意设计产业建设中发挥更大的作用。