>>> 2007年第9期
浅论电力工程档案管理
作者：陈玉珠
【关键词】电力工程；档案管理；电网建设
随着电网建设与改造工程的全面铺开，我公司电网建设日新月异，许多新建项目、改建工程相继竣工，同时也形成了大量的内业资料即工程档案。加强对电力工程建设档案管理，特别是做好工程文件材料的收集、整理、归档、移交，是一项十分重要的工作。如何有序地管理好工程档案既是工程本身的需要，也是档案工作的规范要求。
一、重视工程档案管理工作，应设专人管理
工程项目建设中一般对内业资料不太重视。到工程完工后，即将交工验收，才开始慌忙整理，有的施工单位甚至人也难以找到，给档案整理带来很大难度。主要原因一是整理资料是苦差事，没有人愿意去干。二是工程到了收尾阶段，大部分人员特别是技术人员又撤离到新的工作岗位。三是一般施工单位没有专职档案管理人员，内业资料分散于工程技术科、试验室、合同管理等部门。工程后期人员继续撤离后，有些施工单位留下的人员对资料不熟悉，加之有些资料签字手续不完备，需要施工单位或监理人员签字，人员很难召来，拖延了资料整理时间。四是工程建设中不注重资料收集，为后期资料整理带来巨大的工作量。
由于对内业资料不重视，造成一系列的不良后果。其一是拖延了工程交工时间。其二是耗费大量人力、物力、财务。其三是为项目档案管理带来较大难度。其四对工程质量检测单位资料审查带来难度。
鉴于上述原因和所产生的效果，因此应在工程建设中加强档案管理工作，至始至终要有懂业务的专人负责管理；做到工程完工短时间内将内业资料整理结束，为交工验收做好准备。
二、制定工程档案管理办法，明确标准和要求
根据有关法律法规结合本单位的实际情况，我公司制定了“科技档案管理办法”、“科档人员职责范围”、“兼职档案员职责范围”等，规范了档案管理工作，明确了档案人员的职责范围。将工程的过程管理和归档责任进一步明确和细化，使工程技术和档案管理人员在工程档案管理中有明确的收集方向和立卷标准，对提高工程档案管理质量起到了积极的作用。
在实践中发现只有纲领性文件是不行的，必须对竣工文件编制办法细化，让人一看就明白如何操作，避免由于理解不一造成资料整理的混乱，给内业资料管理工作带来巨大的工作量。
三、加强工程档案管理人员和有关技术人员培训，掌握档案整理的标准和要求
由于施工单位来自不同地方，且工程施工中人员变动大，一个新项目可能又是一批新人，各地有各地的具体要求。从实践来看，绝大部分人对档案工作不太了解，有的工程技术人员甚至连施工工艺流程都不明白，整理出来的工程档案千差万别，无法交工。特别是有的施工单位领用设备后，不注意对设备出厂技术资料的保管，致使运行单位在设备损坏时，内业资料找不到参考的技术数据及生产产家，给工作带来不必要的麻烦；有的施工队对档案缺乏足够的认识和重视，资料填写没有按照档案的归档要求，退回重做，就再也不见资料送来。工程开工前，应对档案管理人员及有关技术人员进行系统培训，使他们掌握内业资料整理的标准和要求，思想上统一认识，避免资料整理返工和重复劳动。
四、落实工程竣工档案预检工作，履行档案人员在工程竣工验收报告上签字盖章手续
档案人员在按工程进度同步收集归档材料的基础上，将竣工档案的预检工作作为重点，在工程预检前提前做好准备，将国家档案局《建设项目（工程）档案验收办法》及本公司基建档案归档要求印发参建单位，并针对具体工程的不同特点，相应提出具体要求。在预检过程中，做到认真细致，对发现的问题尽可能形成书面记录和整改要求，及时反馈参建单位。同时，对未在规定时限内保质保量移交工程竣工档案的单位，档案人员不予签字，原则上财务部门不予结算，以保证竣工档案的及时移交。
工程档案是随着电力建设工程实体完成而同时产生的重要成果，这是工程建设过程，结果状况最原始、最真实、最全面的记录，是工程投产后生产运行、维护、改造、扩建等方面工作都必须的可靠依据，它对总结工程设计、制造、施工、调试和生产运行经验，不断提高其水平起着不可替代的作用。在每一个环节中所形成的档案材料的质量，反映了工程管理水平和质量，最终决定了整个工程档案的质量。因此，电力工程档案管理工作是工程项目管理的一项重要内容，认真抓好此项工作有利于促进工程管理工作，缩短交工验收的期限，避免工作完工后牵制建设、施工单位大量的人力、物力，顺利完成工程档案的验收和移交工作。充分发挥电力工程档案管理工作促进电力事业的发展。
【参考文献】
[1]中华人民共和国档案法．
[2]国家档案局．基本建设项目档案资料管理暂行规定（国档发［1998］4号）．
[3]国家建委．关于编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定（建发施字［1982］50号）．