>>> 2007年第3期
从文物工作的角度谈电子档案与纸质档案的利用
作者：蒋 翠
【摘要】本文从文物档案工作的角度分析了电子档案与纸质档案的异同，并谈了根据其不同特点在档案管理使用上如何扬长避短，更好地做好文物档案工作。
随着办公自动化和计算机技术的广泛应用，文物部门的档案制作也进入了电子时代。在此，笔者仅从文物工作的角度分析电子档案的特点及其与纸质档案的差异，以更好地做好文物档案工作。
一、电子档案的依赖性和不可识别性
电子档案是具有保存价值的电子文件。与纸质档案一样，它是文件存在的一种方式，是信息与载体的统一体，同样具有物理实态的特征，是形成者真实活动的记录，具有参考与利用价值。
由于电子档案是通过计算机录入制作生成的，所以必须借助于计算机解码转换成人们可以识别的符号后，才能为人所用。这种对计算机的依赖性和不可识别性，与传统的纸质档案在载体质量上有着根本的不同。纸质档案是采用人工可识读的记录符号，人们可以直接识别出来。从文物保护和档案工作的角度讲，纸质档案更具有科学价值和研究价值，纸质档案一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起。从某种意义上讲，纸质档案本身不仅承载着历史，也代表着一段历史，这一点是电子档案无法替代的。
二、电子档案信息存储量大，便于资源共享
电子档案的存储载体一般是光盘和移动硬盘，存储量大大高于过去的各种信息介质，特别是移动硬盘，信息存储量可以用“海量”来形容。如涿州市现有142处文物保护单位和1.5万件馆藏文物，如果用A4纸型制作成纸质档案，其重量恐怕一个人难以搬动；而制成电子文本，存入移动硬盘，则携带非常方便。这种信息存储的高密度性大大减少了档案的存储空间，便于存放，便于查阅。
同时，它具有信息与载体之间的可分离性。电子档案的信息无须固定的物理位置，它可以以非实体进行加工和管理，这种可分离性造成了电子档案信息易于更改，不留痕迹，易于复制、传输，便于异地调阅或形成文件。
电子档案还可以不受时间、地点、空间的限制，若干用户可同时共享同一信息，实现了资源共享。在实际的文物工作中，电子档案可以实现局域网内的共享，使用者能及时、准确地查阅和使用相关信息。而纸质档案由于受原件的约束，在同一时间只能有一个用户利用一卷档案，并且要到档案管理者那里才能查询到相关信息。
三、电子档案的弱点和不足之处
首先是电子档案载体寿命短。电子文件的载体材料一般是光盘和移动硬盘。光盘是利用激光进行信息的存取，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物，以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定，易氧化，易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为５～15年。而纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件下（如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等）可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中注意排除发生这两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。文物保护单位的档案要求是永久性的，电子档案的寿命问题对档案的使用年限形成了一定的制约。
其次是电子档案信息的不安全性。纸质档案保护工作的目标是使档案的载体——纸张“延年益寿”，因为载体和记录的信息是结为一体的，保住了纸质文件的载体，以文字记录的信息就得以保存。而对电子文件而言，信息与载体是可分离的，这种可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。此外，电子信息保护还面临一个不可忽视的隐形杀手——电脑病毒。
四、要扬长避短，充分发挥两种档案的作用
针对电子档案与纸质档案的这些特点，我们在文物档案工作中就要通过不同的方式分别对档案进行保护。纸质档案的文字有个人字迹特征，有书写墨迹的新旧之别，不易更改和伪造，我们可以通过或提供档案原件，或提供档案副本或复制品，或提供档案信息加工品等来满足不同的档案用户的需要。而电子档案的不安全性和资源的共享性，可以运用计算机的限读功能及反删改、反复制、反销毁功能，向使用者提供所需档案信息的复制磁盘、光盘等。
文物档案工作具有特殊性，因此电子和纸质两种档案形式不可或缺，亦不可偏废。纸质档案的原真性、持久性是电子档案所不及，电子档案的实用性、储容性是纸质档案所不及。因此，纸质档案适宜“藏珍”，电子档案方便“共享”。只有充分认识到电子档案的特点及其与传统纸质档案的本质区别，扬长避短，充分发挥这两种档案的作用，才能维护好文物档案的安全，更好地执行文物工作“保护为主，抢救第一，合理利用，加强管理”的16字方针，进一步做好文物档案的管理工作。
〔责任编辑：成彩虹〕