首先是斗争策略、谈判方针、文件材料等的准备。从档案看，当时汇总上来的各种材料至少有上百份。

　　因为是初次走向国际社会，新手比较多，为了能应付好各种场合，又专门进行了记者招待会等的彩排，还对如何着装也进行了预演。

　　关于代表团成员的服装，考虑到日内瓦会议将是一个十分严肃的场合，而中山装则反映了我们中国人庄重、儒雅的特点，所以，代表团统一订制了黑色的中山装，据说当中国代表团成员穿着黑色的中山装走在日内瓦的大街上的时候，有路人误把他们当成了牧师而向他们脱帽致意，等等。

　　这些说法是否属实，本人没有考证，不好妄加评论。不过，当时代表团确实是做了中山装，同时也做了西装。

　　从档案中保存的当时的照片来看，周恩来抵达日内瓦走下飞机时是穿的西装，整个会议期间，周恩来大部分场合都是穿的中山装，其他代表团主要成员和工作人员，包括张闻天、李克农、王炳南等，在很多场合还是穿西装的，而且，在王炳南写给周恩来的关于代表团各项准备工作进展情况的报告上，有周恩来的如下批示：

　　“西装不必全装，不必两套”。

　　可见，当时并非如传闻所说清一色的黑色中山装打扮。

　　说到服装，其实在外交部刚刚成立的时候，曾有过仿效苏联等国家的做法订制专门的外交官服的想法，外交部办公厅还特意搜集了不少相关的资料。在没有订制外交官服之前，外交部规定把中山装作为正式礼服，西装作为便装。也就是说，在重大的正式活动场合，要穿中山装，一般的外交场合，则可以穿西装。

　　因为是派往西方世界的第一个大型代表团，前往一个国际性城市，地点不熟，情况不熟，周围有帝国主义、敌特分子包围，所以代表团必须保持高度的警惕，为此，代表团内部制定了详细的规定。

　　这些规定除了从政治上提出要站稳立场、严守纪律、谨言慎行、认真负责外，还提出了一些非常具体的要求：

周恩来在王炳南起草的出席日内瓦会议准备工作报告上的批示

　　比如在饭店里商谈内部事情要尽量压低声音，以防窃听；所有的信件不要私自通过邮局投递，以免丢失、泄密，要统一交外交信使携带；对兄弟国家的工作人员要诚恳、热情、谦虚，但也不可随便和马虎，要讲究外交礼节；对资本主义国家的人员要严谨大方，也要讲究外交礼节；着装要干净整齐，男同志在室内不要戴帽子，包括咳嗽或打喷嚏的时候要用手帕捂住口鼻等等。

　　俗话说，“兵马未动，粮草先行”，对于庞大的代表团来说，物资方面的准备任务是非常繁重的。工作、生活、对外活动，各种物资样样都需要精心准备。

　　据档案记载，当时准备的办公用品、食品佐料等各类物资有9吨多重。

　　考虑到这是展现和宣传新中国的决好时机，代表团准备了中国的电影，齐白石、徐悲鸿等名家书画，宫灯、屏风等工艺品。

　　为了展示灿烂的中华文明，还特意从故宫博物院借了12件包括“乾隆青花贯耳大方瓶”、“康熙郎窑罇”和“雍正天蓝铉纹兽耳罇”等国宝级文物，以便用来布置会客厅等重要场所。

　　后来的事实证明，这些国宝确实让每一个走进花山别墅中国代表团会客室的贵宾眼前一亮，人们为灿烂的中华文明而倾倒。

　　代表团各小组夜以继日地工作，准备工作进展顺利。

　　按计划，将由王炳南带领先遣组先期前往日内瓦，其任务是，安排代表团办公及住宿场所，了解有关当地情况、会议的进行、记者招待会的召开、电讯联系方式的试验等等。在可能情况下相机了解美、英、法方面动态，以便代表团到达后提供参考。

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