成功沟通101招

  一、沟通入门

  每个人都会以某种型式进行沟通,但大部份的管理人在传递讯息上却未尽其所能。现在,学习沟通的基本规则将有助您更成功地传递讯息。

  1.鼓励公司改善各种类型的沟通。

  2.好的沟通会成就更好的管理者。

  3.在克服人际障碍时,千万不要涉及批判。

  4.小心运用最佳媒介搭配所要传递的讯息。

  5.可能的话,在沟通时运用视觉辅助。

  6.和别人站着沟通时,最好保持大约一公尺(或一码)的距离。

  7.紧张时,慢慢地深呼吸以放松自己。

  8.如果你不清楚当地的行为举止习惯,可问问当地人。

  9.确定自己无意中没有穿敌对的外衣。

  10.在镜子前练习,找出最自然的表情和姿势。

  11.知道该问甚么问题,以获得最好的答案

  12.自信地运用沈默作为鼓励说话者的工具。

  13.思考你所听到的话,而不是说话的人。

  14.对于别人所说的话,保持开放的心态。

  15.尽速将许诺形诸文字以避免误解。

  16.如果你想得到一个特定的答案,提出一个特定的问题吧。

  17.以开放式问题了解他人的个性并获取响应。

  18.会议之前先列出问题。

  19.在想起下一个问题之前,不要害怕停顿。

  20.尽可能以自然的语调创造温暖的气氛。

  21.运用相关物──特别是显著的物品──加强记忆力。

  22.确认阅读环境合适,例如灯光。

  23.趁记忆犹新时阅读笔记。

  24.在书中做标记,之后再做笔记。

  25.运用颜色及图例创造一幅心灵地图。

  26.使用萤光笔强调重点。

  二、交换信息

  不管是面对面、电话还是书写的沟通方式,可以引发战事,也可以达成完美的协议。在任何场合,都要选择正确的沟通方法以达成目标。

  27.站起来打招呼或道别,坐着是极不礼貌的。

  28.给予正面回馈时,陈述赞美的理由。

  29.让部属知道你对传达讯息所做的努力。

  30.不知道该不该传递这项讯息时,还是选择传递吧。

  31.不要在拒绝了解你的人身上浪费时间。

  32.在桌上放置时钟,以控制使用电话的时间。

  33.运用“等候通话”等电话功能增加效果。

  34.如果答应回电,就别食言。

  35.在电话答录留言的最后,请重复一遍自己的姓名和电话号码。

  36.个人资料有任何变动时,记得更改电话录音机内的录音。

  37.寻求专家的建议,善用信息科技

  38.试试使用国际网络的新方法。

  39.利用功能快速的电子邮件“回复”做出响应。

  40.写信或写报告时,帮助读者可视化。

  41.授权助理人员处理例行的回复工作。

  42.避免使用复杂、不常用或抽象的字句──它们会模糊你想传达的意念。

  43.在写信之前将想法条列出来──甚至可以先做笔记。

  三、掌握更多沟通技巧

  最好的沟通是透过个人和大众两方面成功地取得讯息,并对各层面都有所了解。

  44.宁愿多给点自主权,而不要少给了。

  45.避免对部属陈述太多,让他们有机会自动自发。

  46.如果一项计划方案在说明后还不能有效运作,赶快再说明一次。

  47.要求所有与会者事前做好准备。

  48.记住,所谓“好的会议”就是有结果的会议。

  49.聆听部属的心声。教导或谘商也许是解决不满的方法。

  50.注意部属的问题,因为这会影响绩效。

  51.会议开始之前,发出所有的相关文件。

  52.如果会议的主要目的是做出决定,确定你已达成这个目标。

  53.如果你是会议主席,不要利用会议满足自己的利益。

  54.适当运用幽默感加强共识的达成。

  55.确定遵守议程中每一项议题的时限。

  56.在预定时间内完成演说,不要拖延。

  57.准备AV设备的备份(或至少在心理上要有备份),以防设备临时出现故障。

  58.当听众发问冷清时,主动对听众提出问题。

  59.演说长度应在二十至四十五分钟之内,这是一般人能集中注意力的时间长度。

  60.可能的话,邀请名人担任研讨会或会议的主讲者。

  61.定期检查部属是否获得了所需要的训练。

  62.询问其它管理人是否想在研讨会中发言。

  63.在选择新的会议地点时,寻求一些建议。

  64.如果你想采用“软性推销”,以发问的型式呈现自己的观点。

  65.聆听潜在顾客的异议──他们可能提供线索帮助你达成销售。

  66.请同事检阅商业信函以确认你的解读是正确的。

  67.将任何一笔销售当作是你和买主的共同作业来处理。

  68.选择不同性格特质的人组成谈判小组。

  69.想想你心目中的理想结果,以及如何达成这项结果。

  70.与供货商分享有用的信息──长期而言,这可能会为你赢得一笔好交易。

  71.记住,人们鲜有为没有报酬的事而戮力的。

  72.要冷酷地删除报告中不必要的字眼。

  73.根据你对阅读者的了解修改报告。

  74.抓住机会亲自介绍自己的报告。

  75.避免提出任何不受支持的主张或结论。

  76.在准备或为企划案进行游说时,寻求拥护者。

  77.扪心自问为甚么某些企划案会成功,另一些却会失败。

  78.运用软性推销技巧使企划案被接受。

  79.增加有意义的标题及图说──读者会先看到这些。

  80.可能的话,在文件中加入彩色的影像和图表。

  81.随时注意设计工作的进度,以便找出错误或及早进行再说明。

  四、为成功而沟通

  今日管理人的挑战在于如何利用不同的媒体有效地影响大众。

  82.在决议新商标之前,向外界寻求可靠的意见。

  83.远景和任务说明应简短并具行动导向。

  84.进入大型企业的网页看看别人正做些甚么。

  85.让公关人员处理棘手的媒体状况。

  86.遇到有敌意的记者时,保持冷静,不要说任何会伤及公共关系的话。

  87.出现负面报导时,得承认事实,特别是对自己坦白。

  88.购买及阅读那些你想发挥影响力的报纸或杂志。

  89.将镜头及麦克风视为友善的朋友。

  90.如果你有良好的媒体关系,充分利用他们。

  91.确认产品符合承诺,否则广告将会失败。

  92.锁定广告定位,求取最大效果。

  93.尽可能有创意──小预算也可以有大效果。

  94.广告推出之前,先运用消费者讨论会测试效果。

  95.参加同事的社交活动以获得非正式管道的回馈意见。

  96.寻求在企业内使用媒体技巧的专业意见。

  97.将商标印在各式文具上,以提升企业认同。

  98.找出最具沟通技巧的同事。

  99.如果你想听实话,就要对部属坦白。

  100.当两个人以上有相同的抱怨时,抱怨很可能有扩大的趋势。

  101.如果你只听到正面的回馈,听到的很可能不是全部事实。