首页 -> 2007年第7期
学生档案的信息化管理研究
作者：胡映君
传统的学生档案管理存在着很多问题，如纸张保存长久后容易泛黄、字迹模糊，查询时要从众多的档案中搜寻极不方便、共享性差，档案的打印、整理等步骤都要花费大量的人力和时间，效率很低。另外，这种学生档案管理模式不方便相关人员的借阅和查询，这些问题的存在，致使档案数量的增加和档案利用率的降低这对矛盾更加突出，造成档案资源无法共享，技术积累的成果无法被有效利用。
二、基于计算机网络的学生档案管理系统的构建
1.系统开发环境介绍
(1)开发工具简介:本系统通过ASP，结合HTML网页、ASP指令和ActiveX元件建立动态、交互且高效的WEB服务器应用程序。如交互式的动态网页，包括使用HTML表单收集和处理信息，上传与下载等等。更重要的是，ASP使用的ActiveX技术基于开放设计环境，我们可以自己定义和制作组件加入其中，使自己的动态网页几乎具有无限的扩充能力，这是传统的Web编写工具所远远不及的地方。使用ASP还有个好处，就是可利用ADO(Active Data Object，微软的一种新的数据访问模型)方便快捷地访问数据库，从而使得开发基于WWW的应用系统成为可能，这也是本设计选择ASP作为开发工具最重要的原因之一。在过去，客户机服务器结构的设计与Web的相关技术几乎处于平行线上，两者相互独立并无法作出集成性的设计。现在我们利用IIS+ASP构成三层式Web结构的中间一层，将客户机服务器结构与Web密切结合，完成前后端两者的集成输出功能，使得Web站点的开发更方便，实现的功能更强大。而使用ADO(Active XData Object)，为ASP提供了完整的站点数据库访问解决方案。ADO对象在服务器端执行，并向客户端提供含有数据库信息的内容，客户端也可以根据指定的权限返回参数来对数据库进行读写等操作。ADO的特点就是执行速度快、使用简单、低内存消耗且占用硬盘空间小。
(2)后台数据库介绍:本系统采用SQL做为后台数据库，SQLServer是一个后台数据库管理系统，它功能强大操作简便，日益为广大数据库用户所喜爱。越来越多的开发工具提供了与SQLServer的接口。SQLServer是一个关系数据库管理系统，它最初是由Microsoft、Sybase和Ashton-Tate三家公司共同开发的。于1988年推出了第一个OS/2版本，在WindowsNT推出后，Microsoft与Sybase在SQLServer的开发上就分道扬镳了，Microsoft将SQLServer移植到WindowsNT系统上，专注于开发推广SQLServer的WindowsNT版本。SQLServer2000是Microsoft公司推出的SQLServer数据库管理系统的最新版本，该版本继承了SQLServer7.0版本的优点，同时又比它增加了许多更先进的功能、具有使用方便、可伸缩性好与相关软件集成程度高等优点。MSSQLServer不但可以应用于大中型数据库管理中，建立分布式关系数据库，并且也可以开发桌面数据库。事实上，SQLServer数据库处理的基本结构，采取关系型数据库模式，尽管如此，相信大家都可以轻易地发现，在SQLServer的数据库处理方式，则是使用面向对象的操作方式与精神，也就是说，SQLServer的所有功能，都可以基于系统已经建立好的一些对象来达成，是相当OO(面向对象)的一个系统结构。
2.系统功能介绍
本系统包括用户登陆;新生登记;学生信息查询修改;分数查询修改;处分奖励查询修改;学生人数统计;系统管理页面;毕业登记这八个主要功能，下面介绍一下这八个模块的功能。
(1)管理员登陆部分:这一部分涉及到网页程序和数据库程序，首先在数据库里设置用户名和密码，然后在主页面中，根据用户名和密码判断是否为合法的登陆用户，若是，则进入功能页面进行操作，如果管理员输入的名称和密码不合法，则取消登录，并提示管理员重新填写，否则进入操作界面。
(2)新生登记:这一部分分前台接口和后台管理，前台用户界面为web页面，登记信息由管理员依次填写。然后经过一段填写合法性程序验证之后，再进行后台数据库操作。如果用户填写的信息不完整或违反了预先设定的数据约束规则，则取消登记并提示管理员重新填写合法的信息。否则将提交管理员的信息到数据库并保存，并建立数据库连接。
(3)学生信息的查询修改:这一部分是为了保证学生信息的准确性和实时性而设定的，因为学生随时可能有一些要修改的信息，例如电话，家庭地址等，所以为了保证和学生信息同步，要不断更新数据库中的信息。所以设定了这个功能。基本上只需更新数据库数据即可。
(4)分数查询修改:这一部分由网页程序和数据库操作程序段组成。根据用户输入的学号和姓名，进行数据库查询修改操作，然后返回操作结果，在同一页面显示出来。核心部分为数据库操作语句。
(5)奖励处分查询修改:这一部分同样由网页程序和数据库操作程序段组成。根据用户输入的学号和姓名，进行数据库查询修改操作，然后返回操作结果，在同一页面显示出来。
(6)学生人数统计:这一部分主要是实现查询功能，通过查询来统计信息。通过输入数据，对数据库进行查询操作，然后返回操作结果。
(7)毕业登记:这一部分分前台接口和后台管理，前台用户界面为web页面，毕业登记信息由管理员依次填写。填写后，再进行后台数据库操作。如果用户填写的信息不完整或违反了预先设定的数据约束规则，则取消登记并提示管理员重新填写合法的信息。否则将提交管理员的信息到数据库并保存，并建立数据库连接。
(8)系统管理:这一部分主要是对数据库进行插入、删除操作，它里面包含了四个页面，这些页面也可以单独成一体，这些页面主要是为了防止以后有新的学生和科目的出现，即可以添加数据库中没有的学生和科目，也可以删除数据库中已有的学生和科目。
三、加强学生档案管理信息化建设应注意的问题
1.加强电子文件的管理是做好学生档案信息化的关键
电子文件的载体稳定性差，易损坏，随着校园网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文档，应由电子文件形成部门编目整理，也可利用网络技术向学生档案管理部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与学生档案管理部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给学生档案管理部门。学生档案管理部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求。无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式整理后，传输给学生档案管理部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。学生档案管理部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。
2.做好学生档案归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略
新型文件材料的归档势在必行，这就要求学生档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
3.解决好学生档案电子文件的保存问题
以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。
4.稳定学生档案管理队伍，提高业务素质，档案人员必须专业化
保证学生档案系统现代化管理工作有序、正常、持续的发展，人的因素是主要的。学生档案管理领域缺乏懂软件开发又精通档案专业知识的复合人才;提高整支队伍素质，创造条件有针对性适合不同工作岗位的学习，进行知识更新，适应对外指导工作和内部基础管理工作;建立竞争机制，克服人的惰性，充分发挥人的主观能动性，有他们的用武之地和施展才能的场所;建立激励机制，合理设置岗位，工作科学量化，体现一个单位内工作量大与小不一样、专与不专不一样，有利于工作人员的积极性和创造性充分发挥。
参考文献
[1] 任仲萍，贾凤禄.档案信息网络化建设的几点思考.中国建设信息，2006(17).
[2] 武茜，李月萍.谈谈档案管理工作的新机遇和挑战.吉林水利，2001(02).
(责任编辑 孙晓雯)