首页 -> 2007年第9期
学校档案管理及人员素质结构的更新
作者：胡映君
一、学校档案馆知识管理的内容分析
概括来讲，学校的知识管理一方面是管理学校知识，即对知识的管理，它通过一定手段把知识的产生、沉淀、规范、传递、应用等过程管理起来，使学校教职员工快速掌握知识，具备更强的工作能力，并发挥这些能力，促使学校的工作质量和教学科研水平得到提高。知识是学校竞争力的核心来源，知识管理实际也就是学校核心竞争力的管理。
1．树立以人为本的管理理念
要建立一套更具人性化色彩的管理机制，重视和了解档案馆中每一个工作者的个性、需求与期望，在管理者与被管理者间形成一种互相尊重、协调合作的关系，使被管理者能够积极主动地配合管理者实现管理目标。要建立相应的激励机制，鼓励员工施展才能并为他们提供更多的机会，充分调动每一个人的主动性和创造性，通过个人潜能的发挥和自我价值的实现促进档案馆的全面发展。学校档案馆要推行真正的知识管理，就必须努力促成员工与组织之间的高度和谐，共同发展，因为档案馆整体创新能力的提高必须借助于每一个成员知识的积累、更新和开发利用，以每个人的点滴进步汇集成档案馆的整体提高，将是知识经济时代档案馆发展的必经之路。
2．学校档案知识管理上升到知识资源管理的必然性
档案知识是知识资源，且是规范化处理后的知识资源。按照知识资源的管理过程，它还将“应用”到工作中，并“创新”知识、“创新”工作。这才符合档案知识管理的规律，也才能使档案知识管理“生存”下去，否则档案知识管理就会很快走到尽头。通过这种上升，档案知识不再被看成信息，不再按信息管理的规律去管理，由此就能避开信息时代档案管理的问题。传统的档案管理在学校最大的价值是记载“历史”，而信息时代的档案管理最大价值是使“历史”数字化。但这不是档案管理的本意，其本意是要促使学校工作更有效益。过去的档案管理要么是受传统技术条件的束缚，要么是受信息管理思想的束缚，致使管理的本意无法实现。
3．学校档案管理变革为知识管理的益处
（1）促进了知识的共享。知识管理本身就意味着知识共享，通过知识共享实现知识创新，在档案馆内建立一种知识共享机制，创造一个有利于开展和促进知识交流的环境，把档案馆室建设成为开放和学习型组织，为大家提供各抒己见、畅所欲言、相互切磋的平台，这样不仅对促进显性知识资源共享有益，更重要的是，这几乎是实现隐性知识共享的唯一有效的途径。而且，档案馆的知识共享不仅仅需要在馆内进行，还应该涉及馆外的人力资源，让他们的知识充分融入档案馆知识资源体系中。争取在尽可能大的范围内实现最广泛的知识共享，是扩充档案馆知识资源的有效途径
（2）促进了知识的创新。在现代信息社会中，人们获得信息的途径和方式不断增多，档案馆要想在竞争中胜出，求得自身的发展，必须不断提高创新能力，完善服务功能。因此，推动档案馆知识资源创新成为档案馆知识管理的关键。推动档案馆知识资源创新，首先要提供一个有利于深入发掘人的创造力的氛围。针对新情况、新问题，让每一个人都有机会充分发挥自己的智慧和潜能。而且，正是由于智力资源在知识创新过程中的强大作用，高效的知识创新必然建立在知识的充分交流与共享的基础上。
（3）促进知识的扩充。知识资源是档案馆创新的源泉，要使档案馆创新持续进行，必须注重档案馆知识资源的不断积累与扩充，这也是档案馆知识管理的重要内容。档案馆知识资源的积累与扩充主要依赖于馆内的各种学习与培训活动，各成员之间充分的知识交流与共享，以及外部知识资源的广泛吸收与利用，当然，通过对隐性知识资源不断发掘，促使其在档案馆各项工作中发挥能动作用，并更多地实现编码化，最终还是能够带来档案馆显性知识资源的增加。总之，档案馆知识资源的整体扩充能够使档案馆的知识创新建立在更高的层次上，使档案馆的知识管理拥有更雄厚的基础和更强劲的动力。
二、知识经济时代学校档案馆工作人员的素质要求
美国咨询家汤姆·彼特斯（Ｔｏｍ Ｐｅｔｅｒｓ）指出，信息资源管理的成功，5％在于技术因素，95％在于心理因素即人的因素，而档案资源作为信息资源的重要一块不但要在设备和技术上有高的要求也需要充分考虑到人的因素。知识服务是知识管理时代档案馆服务职能的新发展，知识服务是档案馆知识管理的重要内容，也是检验档案馆知识管理成效的客观标准。这种知识服务不仅意味着档案馆服务职能的升华，也同样意味着档案馆知识资源的有效积累与扩充。知识服务是以人的智力活动为依托的档案信息服务，必须发挥档案馆中每个工作人员的知识创新能力，将每个人的创新能力整合为组织的整体创新能力，从而切实满足公众的利用需求。因此可见，档案馆工作人员的素质是至关重要的。
1．学校档案管理人员的现状分析
（1）专业技术人员比例偏低。专职档案员中具有专业技术职务的人数占总人数的比例还是偏低，社会的发展对档案工作的专业化程度提出了更高的要求，专业技术人员占有极其微弱的比例，是目前档案工作急需解决的问题。
（2）档案专业人员匮乏。虽然档案专业人员队伍和文化水平普遍有所提高，但档案专业人员却极其贫乏，毕业于档案专业学校的更是少见。
（3）复合型人才缺乏。这种情况严重影响了学校档案的信息开发和编研工作。
2．知识经济时代对档案管理人员的素质要求
（1）及时更新观念。学校档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作被动局面的关键所在。特别是在机构改革、人事制度改革的今天，随着各部门工作人员的减少，工作量的增加，档案工作将面临更大的压力。因此，学校档案人员有必要进行相应的调整和重新定位，从根本上转变观念，提高档案工作的自身价值，知识经济时代的发展，在客观上为我们的档案工作与市场经济接轨提供了有利的条件。档案人员使档案信息进入市场首先要有质量意识、效益意识，要根据信息市场的需求优化服务措施，提高服务质量，开发含“金”量高的档案信息，并及时把能产生极大社会效益和经济效益的档案信息推向信息市场，使档案信息在市场环境的作用下找准位置发挥其作用。
（2）加强业务学习。档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的档案管理人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段，给专职档案人员提出了更高的要求。因此，档案管理人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，努力使档案管理人员成为一名掌握科学先进的工作方法，一专多能的档案工作人才。与此同时，学校档案工作者还应具有较高的语言基础知识、历史知识、写作知识和书法知识，语言文字是档案管理工作和档案服务工作的基本工具，不具备扎实的语言知识就无法从事这项工作。
在知识经济时代，档案管理走向知识资源管理，不仅能实现学校档案管理的本意，还将带给学校新的价值。通过这种转变一是可以提高领导的决策质量和决策效率，及时地把相关的知识信息配置在决策的各个环节上，使决策的质量和效率得到有效的保障；二是对提高学校的办学水平，强化学校的竞争能力有重大的帮助，学校的办学水平、竞争能力的提高，不仅仅在于拥有知识，更主要的目的是在于让知识都被学校教职员工掌握和应用，这种知识资源管理通过知识的沉淀使学校的办学水平提高有了稳固的基础，通过应用使学校具有了竞争能力，通过创新则使学校具有了核心竞争力。
参考文献
［1］ 潘连根．数字档案馆的知识管理．浙江档案，2005（12）．
［2］ 仇壮丽，李雪莲．知识挖掘在档案管理中的应用．兰台世界，2005（7）．
［3］ 徐鸿．论我国档案管理工作的知识管理走向—从“后保管模式”谈起．档案学研究，2004（6）．
［4］ 李文彬．知识管理与档案信息资源开发．湖北档案，2004（8）．
（责任编辑 付一静）