首页 -> 2006年第11期
中小学校舍档案的管理及运用
作者：孙学代
校舍档案是学校建设历史最完整､最准确的重要资料,属永久性保存的秘密资料,是校舍管理的重要部分,它具有维护学校权益,提供充足､确凿､有力的证据等功能,是房屋维修､改建､扩建的基础技术资料,也是查明房屋质量事故的重要依据｡
一､中小学校舍档案的内容
校舍档案的内容分为确权､基建､管理三类｡
1. 确权类档案的内容
(1)土地使用证书(或地界图);
(2)房屋所有权证书(或房屋使用权证书);
(3)建设的请示､审批文件及投资协议;
(4)征用土地的请示､审批文件及补偿､投资协议;
(5)权属转移变更文件;
(6)其他权属来源文件(接管､没收等);
(7)纠纷仲裁文件;
(8)其他文件｡
2. 基建类档案的内容
(1)可行性研究文件;
(2)规划､环保､消防､卫生等方面的文件;
(3)地质勘察文件;
(4)设计任务书､设计合同､初步设计､技术设计､施工图设计､设计计算书等设计文件;
(5)施工任务书､工程承发包合同和协议书､招标投标文件､开工通知书､开工报告､质监委托书､质监通知书等;
(6)工程技术要求､技术交底､图纸会审记录等;
(7)设计变更､工程更改､材料代用的洽商审核文件;
(8)原材料､构件及设备的出厂证明､质量鉴定材料､建筑材料实验报告;
(9)隐蔽工程验收记录;
(10)工程事故处理报告;
(11)工程质量检查评定文件;
(12)竣工验收文件;
(13)竣工图;
(14)工程预､决算书｡
3. 管理档案的内容
(1)学校管理人员一览表;
(2)学校建设历史情况表;
(3)房屋土地情况总表;
(4)房屋基本情况明细表;
(5)房屋基本情况分幢表;
(6)房屋查勘鉴定分幢记录表;
(7)房屋修缮分幢记录表;
(8)房屋土地变更情况表;
(9)房屋使用分类统计表;
(10)运动场地及其他建筑物总表;
(11)校园总平面图;
(12)校园总体规划图;
(13)学校地下管线图;
(14)房屋中正､侧面图片｡
二､中小学校舍档案的整理和分类
校舍档案分为确权､基建､管理三类｡确权档案包括:房屋､土地的确权､证书及证明权属来源的一切报告､批文､协议､合同等;基建档案包括房屋的建设､维修､查勘的一切文书､财务､技术资料;管理档案包括房屋､场地的使用､维修及权属变更等情况的一切记录｡
在整理过程中既要保证卷内文件材料齐全完整,又必须准确反映校舍设施的建设和维护管理活动的真实面貌,同时应注意数量要适当,外表要整齐美观;在整理组装基建档案过程中,还要有一定的档案管理知识｡然后按基建档案的内容及有关材料填写件数和页数,归档号､全宗号､目录号等｡档案经过分类､立卷之后要把档案按文件时间的先后顺序排列,能清楚地反映出档案卷内的内容和成分,有利于管理和查找利用｡最后是有关档案的立卷装订,校舍档案的装订是校舍档案建设中的一个重要环节,在装订过程中要严格按照标准操作,做到每一卷都剪裁整齐,无一漏钉｡
三､中小学校舍档案的资料收集
校舍档案,与学校文书档案是不一样的,它是对校舍设施建设和维护管理活动中不断产生的校舍文件､材料进行长期收集形成的,应做到数量充分,质量优化｡档案的收集方法主要有立卷归档和日常收集两种｡
1. 立卷归档
将各部门在校舍设施建设和维护管理等活动中形成的具有保存价值的文件材料,按照归档制度的要求收集齐全,系统整理｡校舍文件材料立卷归档制度的内容一般包括归档范围､归档时间､归档要求三个方面｡在收集过程中不能坐门等客,要到相关的建设部门､审计部门收集相关资料｡力求做到数量充分,质量优化｡
2. 日常收集
某些有价值的文件材料有可能遗漏散失,严格归档制度,加强日常收集,可以确保校舍档案的齐全､完备｡
四､建立中小学校舍档案应注意的问题
1. 正确认识校舍档案工作
校舍档案是学校教育工作的一个重要部分,牵涉的内容广､影响面大,因此,做好校舍档案工作是一项细致､复杂的工作｡在收集､整理建档的过程中,我们要坚持长期性､整体性､有序性的原则｡
2. 加强校舍档案管理
档案建立后,需加强管理,必须建立档案橱,将资料分类放置档案盒子内,记录所存档案的类别､目录及时间｡
3. 合理使用并及时更新或充实档案内容
根据有关校舍管理规定,既要保证卷内文件材料齐全完整,又必须准确反映校舍设施的建设和维护管理活动的真实面貌,同时应注意数量要适当,外表要整齐美观,应及时装订成册,归入档案(加编号),为日后检查或其他用途备用,以便能更好地指导校舍档案工作,以适应新的学校管理要求｡
4. 保存档案要规范,材料要完整
校舍档案的目录等要依照“档案法”要求,规范､清晰,要避免不必要的重复,有利于查找和收集､整理｡
五､建立中小学校舍档案的意义
校舍档案是指在校舍设施的建设和维护中形成的应当归档保存的图纸､图表､文字材料､计算材料､照片､影片､录像带､录音带等文件材料,它是维护学校权益,查勘维修房屋､合理使用校舍､反映学校建设历史的重要资料｡它记录和反映了学校对校舍进行规划､管理和使用的重要依据｡建立和保管好校舍档案,对了解学校建设历史､改建､扩建及维修,处理有关权属纠纷,保护学校财产的完整和安全等具有十分重要的意义｡
建立校舍档案是管理好校舍设施的重要措施,也可以说是管理好校舍设施的先决条件｡如果校舍档案不健全,档案管理工作不完善,将难以全方位地､有效地实施校舍设施的管理｡校舍档案这笔财富既有现实的价值,又有长远的价值,它不但今天有用､明天有用,而且将来也有用｡因此,校舍档案需要长久保存｡
六､ 运用中小学校舍档案应注意的问题
1. 要及时､经常性地把收集､整理的材料进行科学分析,并建成档案
在校舍档案的运用过程中要时刻注意校舍档案的完整性,对于外借档案返还后档案人员检查无误后方可入档,对于损坏的要及时上报学校领导｡
2. 要依法做好校舍档案工作
要以《档案法》为准绳,规范学校档案工作,全面深入地推动学校校舍档案工作的开展｡
3. 要切实做好校舍档案工作
要把校舍档案作为指导学校建设､督促学校不断提高办学水平的重要方面,不要把它当作一种摆设或作为应付上级部门检查的内容｡
总之,校舍档案是学校建设的重要资料,它包括的内容多而且杂,时间跨度大,为了便于管理,应按基建类､确权类､管理类分类管理,严格按照相关标准装订成册,方便查找,有效运转,更好地为教育教学服务｡
(责任编辑付一静)