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如何做好中小学校舍档案材料的收集工作
作者：孙学代
所谓校舍档案的收集，就是按照有关规定，把分散在有关单位或单位内部各个机构或个人手中的有关校舍设施建设和维护管理的文件材料通过接收或征集，集中到档案室，实行统一管理的一项工作，是学校档案室取得和积累档案的手段。那么，如何搞好中小学校舍档案的收集工作呢?
一、根据收集制度广泛地收集
校舍档案不是由学校档案室自己产生或由档案工作人员发动别人或自己编写，而是对历史上形成的和正在进行着的校舍设施建设和维护管理活动中不断产生的校舍文件材料进行长期收集形成的。由于它产生于各个基层单位或个人，来源往往是比较分散的，因而，其数量又是浩繁的；中小学校的校舍设施建设，大部分是国家、集体投资，在建设过程中，涉及设计、施工、审计等各个部门，这样，对校舍设施文件材料的收集困难就更多。长期以来，中小学校的校舍设施建设和维护管理的文件材料疏于收集管理，除少部分纳入档案室外，有相当部分保存于各部门和个人手中，既发挥不了应有的作用，更容易散失。另外，还有相当一部分宝贵的文件材料已经散失，对校舍档案建设和维护学校利益造成了一定影响。为此，要做好校舍档案的收集工作，就必须按照有关规定建立健全收集制度，如：归档移交制度、档案质量标准制度等，完善收集办法，并不断拓宽收集渠道。
在中小学档案收集中，根据收集制度，既要保证收集数量充分，又要保证档案文件材料质量较高。对于分散在各部门和个人手中的文件材料，应组织人员多方收集，集中统一管理；对于已经散失的文件材料，应采取措施进行补充，需要重新绘制的就要绘制，从而真正做到校舍档案收集工作规范化、制度化。
二、根据一定的原则统一收集和保管
《档案法》第五条规定：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。”这里说的是我国的档案工作是实行统一领导的，管理机构是分级的，管理的作用是为了维护档案的安全与完整，领导与管理的目的是便于社会各方面的利用。对于校舍档案来说，只有通过收集工作，才能把全部档案集中到学校档案室，形成统一的档案材料基地，实行统一的科学管理，这是贯彻档案管理原则的主要措施。
在中小学档案收集工作中，要保持全宗的不可分散性和全宗群的系统性。“全宗”就是一个单位的全部档案，一个单位的各项活动并不是孤立进行的，而是相互间有密切联系的，各项活动之间的相互联系又赋予它们形成档案之间的固有的内部联系，如：校舍的建设、使用及报废拆除与学校的发展规模、发展状况有着紧密的关系，新校舍的投入使用，一般会带来学校规模的扩大和其他方面的发展或条件的改善，对教学、生活服务、生产经营等方面均有影响。在档案的形成过程中，校舍管理、教学管理、后勤服务等方面从不同的角度有所体现并相互联系。在收集档案吋，必须把一个单位的档案全部集中在一个档案室，只有完整的全宗，才能全面反映某一时期学校的历史活动全貌，便于掌握一定时期的工作状况。
三、根据校舍档案形成的规律积极主动地收集
校舍档案的形成是有一定的客观规律的，在校舍档案的收集过程中，要掌握和了解与学校有关的单位和部门会产生哪些校舍档案，其形成和归档的大致时间和内容，采取何种方法收集最佳等等。在此基础上，校舍档案管理人员要积极主动地进行收集，并经常深入到与之有关部门调查研究，了解情况，进行材料的收集、归档和保管，只有这样，才能及时、完整地收集到高质量的校舍档案。
中小学校舍档案收集工作的成就如何，关系到校舍档案材料的数量是否充分、质量是否优化，这是衡量中小学档案工作水平的重要标志之一，我们一定要认真做好档案收集工作。
(责任编辑 付一静)