首页 -> 2008年第7期
学校档案交接存在的问题及解决措施
作者：张晓丽 樊茂兰
1．档案交接不及时。对档案交接工作不够重视，领导把关不严。老档案人员离了岗，新档案人员进了岗，而档案交接手续还未办妥，以致出现档案遗失、破损等问题，责任不明、界限不清。甚至有的领导或人事干部认为档案交接只是一串钥匙的交接，从而使得档案工作前后脱节。
2．档案交接手续不严密。按工作性质和岗位职责要求，档案交接应是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作。而有些档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，忽视了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本要求。
3．档案监交工作不严格。有的领导把档案交接当作事务性工作，看成是档案人员之间的事情，对档案交接准备工作很少过问，就连档案监交之时也懒得光临，使得档案监交工作不严格，工作程序不完整。
二、 做好档案交接工作应采取的措施
1．要把档案交接工作纳入学校的议事日程、工作程序和规章制度之中。档案交接是学校档案管理中的重要环节，应引起学校领导的高度重视，尤其是档案室负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程，在档案人员离岗或调动工作单位时要把好关，做到档案人员离职离岗前先办理工作交接手续，然后再办理调动手续，对未办理档案交接手续的档案人员，不得签发调动工作通知，不得办理工资转移手续，不得离开原工作岗位，并要把档案交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员的岗位职责和考核之中。学校行政部门要对档案交接工作给予严格的监督检查。
2.档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作。档案交接分为移交和接收两个方面，而认真做好档案移交前的准备工作，是确保档案交接工作顺利进行的前提。
（1）对于移交方来说在正式移交之前应该做好五项工作。①对所保管的档案进行一次全面清理，做到账物相符、心中有数。②对借出的档案要及时催还，一时归还不了的要问明原因，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况，相关人员签字盖章。③对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序，做到系统有序。④按档案移交要求编制档案移交文据及表格。⑤撰写档案移交说明。
（2）对于接收方来说，在接收之前要做好三项工作。①了解移交单位职能、活动内容和工作活动情况。②向前任档案人员了解档案保管和档案工作情况。③必要时要了解或检查档案移交准备工作情况。只有交接准备充分，才能保证交接工作顺利进行。
3．认真做好档案监交工作。档案监交工作对档案交接起着鉴证和监督作用，因此无论是档案室负责人交接，还是一般档案人员，特别是负责档案保管接待人员的交接，都必须安排专人负责监交。档案监交人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办事。一般档案人员交接，可由档案室负责人监交；档案室负责人交接，可由分管档案工作的学校领导或学校行政管理部门派人监交。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作，做到账物相符，手续齐全，并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册数、页数等。移交文据一式3份，移交人、接收人各执一份，档案室存档一份。交接工作结束之后，移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章。
4．加强档案交接中的思想教育工作。档案交接工作中出现的问题，不单纯是档案人员的业务素质问题，其中一个十分重要的原因就是近几年来，一些学校和有些领导忽视了对档案人员的思想教育工作，使得个别档案人员工作责任心不强。因此在档案交接的过程中要补上这课，教育交接双方端正思想、提高认识、明确责任，增强事业心和责任感。
总之，学校档案管理工作，是学校各项工作中不可或缺的一部分，涉及到学校工作的方方面面，学校领导和有关人员必须高度重视和高度负责。唯其如此，学校档案工作才能为学校的发展和稳定起到应有的作用。
（责任编辑孙晓雯）