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会议

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会议
■ 对会议的贬低
《血腥的会议》,一部著名的培训影片,演奏着一曲我们熟悉的旋律。当你想像任一组织内有多少委员会存在并举行多少会议时,你会感觉不可思议,难以想像竟无人愿意为会议讲句好话。
据说委员会是由庸才指定的由不称职者组成去做一些无聊的事,他们指鹿为马,组织混乱,会议无聊的经历足以让很多人相信这些冷嘲热讽很符合事实。
■ 会议犯了什么错?
会议之所以受到批评,是因为:
·浪费时间——一大堆人喋喋不休,长篇大论。
·不能作出决断,拖沓迟缓,令人恼火,沮丧——会议纵容了优柔寡断,拖拖拉拉。
·由一些个性鲜明的家伙把持。
·提出水准最低的推荐意见。
·鼓励了靠游说和施压使既得利益占优势的政治决定。
·分散责任。
·资金、时间的成本昂贵。
·局限在琐事上,目光短浅,不去关注大事。诺斯科特·帕金森(Northcote Parkinson)引用了一个委员会为例:花十分钟批准一项一百万英镑的投资工程;花两小时争论一个价值八百英镑的新自行车库。
■ 会议的正面作用何在?
会议由于组织不当会引起类似的批评。会议引发的批评大多是针对其弊端的。一个在适当的时机为正当理由而精心组织的会议能带来一些好处:·确保所有参加者能对重要事件加以考虑。
·澄清认识,因为成员可以在其他人面前申辩自己的立场。
·保证不同的意见待以公开,不搞一言堂。
·充当信息交换的媒介。
·召集大家在一起以节省时间。
·促进协调。
·造就个人独立作业时体会不到的团结精神——协作的过程,整体强于部分之和。要保证会议成功还要确保以下三点:·要选择适当时机
·要有一个优秀的主席
·成员能够积极参与
■ 有关会议的正确与错误作法
正确作法错误作法1.如果个人难以搜集信息,作出判断,开会解决。1.个人可以作好还要开会。2.有必要在同一时间同一地点集中持有不同观点的人时,才成立委员会。2.如果你要明确的责任,还建立一个委员会。
3.委派一名主席以控制会议,求得最优解决。3.用一个委员会来协调处理一切。
4.委员会集中具有不同背景的人以提供建议4.如果需要快速行动时,还召开会议。5.明确委员会职责,他们要做什么,他们有什么权力。〖〗5.指定一个过于庞大的委员会——十人以上就显得笨重不堪了。正确作法错误作法6.明确要求何时递交讨论报告。7.在最有利于发挥会议效用时才开会——审议或发展政策,协调决议,保说为所有与程序相关的组织行动提供信息和咨询。6.举行多余的会议——每月的第一个周五定期开会也许不错,但只在有必要时再开会或许更好。8.委员会一旦完成使命,即予以解散。
■ 会议主席
一个会议的成败在很大程度上取决于主席。如果你要主持一个会议,你必须做到:
在召开会议以前
开会前要确保会议有合适的参照原则,告知参加人员会议的目的和他们应当准备提供什么。制订出议程,按合理顺序安排所有问题;以便有效组织会议。事先拟定并分发有关会议议程和背景陈述的文件,以便在处理细节或重申事实材料时能节省时间。
在会议期间
1.开始时明确会议目标,设定时间长短。
2.按顺序讨论议程中的每项条款,以便能最终达到确定性的结论。
3.开始讨论每个问题时先作简要陈述,然后要求成员献计献策——就具体问题要求作答(你事先对这些问题要有所准备),或者你先指定一个问题给某位会议成员,他能开个好头,给出最佳解决方案(要想达到理想的效果,你应当事先通知此人)。
4.邀请其他成员出谋划策,注意不要让任何人左右讨论。
5.成员如果游离主题,要予以纠正。
6.如果出现空话连篇的情况,提醒成员他们在这里是为了取得进展。
7.鼓励百家争鸣,畅所欲言,避免对作出不明智评论的人进行显而易见的攻击诋毁。
8.允许存在分歧,但当气氛剑拔弩张时要巧妙地予以化解。
9.不时插入几个问题式作简要评论,但不要主导讨论。
10.会议期间选择合适时机总结讨论,表明委员会达成的意见,申明你对已作出的中间决议或最终决议的看法。而后检查会议通过的决定必要时予以修正,确保决议被恰如其分地记录下来。
11.在会议结束时总结会议所取得的成就,指明何人自何时起要做什么工作。
12.如果还需要进一步讨论决议,要赞同会议的主旨,肯定成员们已经取得的成绩。
■ 会议成员
如果你是参加会议的一员,你应当做到1.认真准备——掌握所有材料和你所需的支持性数据。
2.观点要明确简洁,充满信心——忌讳长篇大论。
3.如果你无话可说,不妨保持沉默。
4.如果你不在引导讨论式如果对于讨论主题你知之甚少时,要保持警惕,做好准备,保留你的论据直到出现有利于你发言的契机。不匆忙介入,也不作总结发言者,也许还有论据充分,理由充足的论据。
5.如果你也不能判定自己的立场,避免作“我想我们应当这样做”之类的陈述。相反,向主席或其他人提出一个问题,如“你认为有必要这样做吗?”
6.准备坚定地悍卫你的论点,但不要坚持为一失败的事件作辩护,受到打击时不要满腔愠色,面对失败,要优雅从容。
7.记住,一旦你在会议中遭到失败,你还有机会改日在不同的场合下捍卫你的观点。

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