ERP作为计划与控制信息系统，要进行大量的信息处理。任何一个制造企业都有大量的生产与技术数据。数据必须经过加工、处理才能产生有用的信息供决策者使用。因此，这些原始数据如何准确、及时、快速可靠地送入计算机系统是至关重要的。人们常用“进去的是垃圾，出来的也是垃圾”来形容由于原始数据不准确而产生错误信息的现象。经验证明，数据不准确是许多企业实施应用ERP失败的重要原因。因此，在实施应用ERP的过程中，一定要下决心采取必要的措施，保证各项数据的完整性和准确性。
ERP系统的运行需要如下几类基础数据：物料主文件、物料清单、工作中心、工艺路线、提前期和库存记录。其中库存记录数据是动态数据，其他是静态数据。当然，静态也是相对的，因为事物总是处于运动变化之中，而变化是绝对的。因此，即使是静态数据也必须定期维护，以保证数据的完整性和准确性。
此外，为了支持ERP采购管理和需求销售管理的功能，还要有供应商主文件和客户主文件。
 4.1 物料主文件
ERP系统中，物料一词有着广泛的含义，它是所有产成品、半成品、在制品、原材料的总称。
物料主文件的作用是标识和描述用于生产过程中的每一物料的属性和信息。它是ERP系统的最基本的文件之一。物料主文件中的数据项有物料代码以及同工程设计管理、物料控制和计划管理有关的信息。现分述如下：
(1) 物料代码是物料的标识，因此，它是对每种物料的惟一编号。物料代码是人和计算机使用所有其他数据元素的基础。这主要用于记录在生产活动中运动的物料。生产控制要求每项生产活动和库存变化都记入计算机，由于处理数量很大，物料代码应尽量简短，以防止或减少输入和处理的错误。
企业在数据准备阶段的一项非常重要的工作就是确定物料代码的编码原则和编码方法。不但要考虑当前的需求，而且要考虑今后的变化。
物料代码的位数有一定限制，各个软件规定的位数也不相同，但一般不超过20位。位数过长会增加录入时间且容易出错。
物料代码应是无含义的顺序数字编号。其优点是：简短、存储量少(6位数可满足100万种物料的编码需求)，保证惟一性，不影响发展变化，全部用数字可防止数字同字母的混淆(如0与O，2与Z，1与I)，减少差错。
但是，在手工管理的环境下，人们往往采取如下方案：用开头的2位数字代表产品，然后用2位数字代表规格，再用4位数字代表材料，等等。然而，不管初始设计者如何富于远见，随着时间的推移，总会有一些情况出人意料。例如，本来认为第二部分需要用2位数字就够了，现在却需要3位，因此，有含义的物料编码系统很快就失败了。另外，有含义的编码也往往过于复杂。例如，HO-14325-64-17458911A是一个物料代码，由人来处理这样的代码，恐怕必须有一本专门的手册。所以，即使在手工管理的环境下，有含义的编码思想也不尽合理。在使用现代计算机系统的环境下，物料代码的功能只是作为惟一的标识符，而不是描述符。没有理由认为诸如产品及其物料属性的描述如不纳入物料代码，在计算机系统中就无法处理。因此，在ERP系统中物料代码应是无含义的。
物料编码应遵循以下原则：每项物料均应有惟一的物料代码；要简明，不要太长；没有含义，只是标识符而不是描述符。
(2) 除物料代码之外，每一种物料还有许多其他的属性。在物料主文件中，系统通过以下几方面的信息描述这些属性。
● 同工程设计管理有关的信息——如图号、物料名称、重量、体积、版次、生效日期和失效日期等。
● 同物料管理有关的信息——如来源类型(自制或外购)、采购与存储的计量单位及转换系数、损耗率、分类码、订货批量、存放位置(仓库、货位)、批号、安全库存量、订货策略及订货量的调整因素、采购员代码等。对外购件来讲，还应有物料在供方的代码。
● 同计划管理有关的信息——如各种提前期(运行、准备、检验、累计等)、需求时界与计划时界、预测代码、独立需求或相关需求、计划员代码、分组码等。
● 同成本管理有关的信息——如账号、材料费、人工费、外协费、间接费、累计成本和计划价格等。