实现ERP系统是一个昂贵、费时的项目，需要投入大量时间和精力。周密计划、定义、装入和维护基础数据是成功的先决条件。基础数据由系统和人用于企业的日常管理，在实现计划和进度编排行动以前，基础数据必须准确无误，基础数据有错误会导致整个系统失效。为保证基础数据的质量，要采取几个重要的步骤。
(1) 定义关键的数据元素，如物料代码、工艺路线、物料清单、工作中心、订货策略、项目类型和损耗率等。
(2) 开始数据装入之前，将计算机系统的信息需求与信息使用者的需求进行核对。使每个人提前知道什么信息是可用的，报告是什么样子。假如有问题，应予解决。
(3) 定义要装入计算机系统的全部信息和信息来源。有些信息是不可缺省的，而有些是可选择的。例如，和一项物料有关的信息可能有15~20个不同的数据项，仅要求其中的4~5项装入计算机系统，其他数据项可以以后再装入或者根本不用。所以，要确定哪些数据项是要求的，哪些是可选的但以后要装入，哪些可能永远不用。还要指定负责确定所用数据项的人或部门。
(4) 指定适当的人将数据装入计算机，限定完成任务的时间，并进行审核。
(5) 有些数据元素不是常数，时常会变化，其变化情况必须在计算机系统里得到反映。要定期检查，如果必要的话，修改这些数据。
操作数据是管理和控制企业动作的基础。将这些数据装入计算机的先后次序，由计划使用它们的时间来确定。一般来说，物料代码应当首先装入，然后是物料清单，工艺路线应在装入物料清单期间或恰在其后装入。工作中心是工艺路线信息的一部分，应在用到它们之前装入。