分出事情的轻重缓急
我们先来看一下传统的时间管理法则：机械地将事情分为紧急的、重要的、不紧急也不重要的和既紧急又重要的四类，然后依次做出行动的选择。但是，这种做法没有帮人们区分出哪些事情能带来高额的回报，哪些事情根本没有什么价值。这样，在你辛辛苦苦、按部就班地完成所有事情的同时，你也浪费了许多宝贵的时间。
我们已经知道，80％的收获来自20％的时间，80％的时间创造了20％的成果。看到二八的观点，或许很多人都会感到惊慌，甚至沮丧，他们不敢相信在自己80％的工作时间所做的事情，竟然才带来少得可怜的20％的工作成绩。于是他们急于想从自己的工作时间表里找出那最有价值的20％的时间，并努力地想将它扩大到40％、50％甚至更大的份额。
但是要想达到这样的目标必须有可行的方法，首先你必须要做的就是重新审视自己的工作时间表。
在你的时间表上记录的密密麻麻的事情中，到底有哪些是有价值的呢？你付出的时间去做一些事情，它们给予你什么回报了吗？你知道哪些事情对你而言非常重要，去做它能得到丰厚的回报？哪些事情又是阻碍你发展和进步的低价值的事情？
如果我们在时间管理方式里加入一点点的经济学观念的话，就会发现仅仅将所有工作罗列出来，再把它们一一完成，这并不是最好的时间管理方法。如果我们还想要获得更大的成绩，而不仅仅是成为一个庸庸碌碌的人，就需要抛开那些低价值的活动，将自己宝贵的时间花在高价值的活动上——那些真正能给我们的生命带来成功和喜悦的事情。
一旦你发现哪些事情是骗走你宝贵时间的低价值的活动，你一定要像清除衣橱里过时、廉价的旧衣服那样，毫不留情地将它们抛弃，不论在别人眼里它们是多么重要、多么紧急，你都要坚持自己的立场，明白“那是低价值的时间浪费"。
我们常常见到的低价值的时间浪费有以下这些情况：
——代替别人而做的事情。比如你的老板让你代替他去参加一个会议，但在这个会议上你既不用发言，也不会获得任何有用的信息，甚至不能结识一些能对你有所帮助的人。
如果按照传统的观点来看，这是老板对你的信任和器重，你一定不能推辞。
但按照二八的法则来看，这对你没有任何意义。如果你有空闲去去也无妨，不过等你到了规定时间还交不出报告的时候，老板决不会认同你拿这件事来为未完成的工作搪塞。
——自己不擅长的事。比如本月员工的工资收入有些变动，许多人拿着工资单来找会计，要求给予解释。
如果按照传统的观点来看，会计有义务给大家解释清楚，因为只有她清楚每个人的税费扣缴情况。
但按照二八的法则来看，与其占用大量时间一一接待来咨询的同事，还不如统一发一个电子邮件，说明详细的扣缴规则。
——千篇一律、例行公事的事。比如复印开会所需文件，再分发给所有部门。
如果按照传统的观点来看，明天就要开会了，各个部门必须尽快拿到资料。
但按照二八的法则来看，也许这是紧急的事，但你没有必要花费整整两小时去复印几十份资料，你完全可以发份电子邮件，然后让各部门自己去打印。
——别人也不感兴趣的事。比如上司希望你负责每周为同事提供一些有价值的资讯，并公布在布告栏上，但几个月后同事们对此反应平平。
如果按照传统的观点来看，你应该坚持下去，不管你对这事怎么看，毕竟上司认为这样做有意义，或许你做得还不够好。
但按照二八的法则来看，没有收效的事再继续下去毫无意义，你应该向你的上司直言不讳地讲明你的观点。
——枯燥乏味的事。比如参加冗长无聊、东拉西扯的会议。
如果按照传统的观点来看，即使会议内容和自己无关也要听下去，这样才显示出你是关心公司动态的。
但按照二八的法则来看，你还有很多很多其他紧急的事情要做，如果你实在不能悄悄逃会，那就在会议上开开小差，阅读一些有用的文件。总之，千万不要为这个无聊的会议浪费宝贵的时间。
——未经筛选的电话。比如这个周末上司来了3个电话，其实每次交代的事情都不急，完全可以等周一再处理。
如果按照传统的观点来看，既然上司来电命令马上办理，就只好放弃休息去做。
但按照二八的法则来看，你可以使用答录电话或者是手机来电转接功能解除困扰。有很多的工作狂老板会在深夜或假日给下属打工作电话而毫无愧意。让他们通通见鬼去吧！
——所花费时间远远超出你的预计，但是还没有完成的事。比如跟谈判过多次都不能签约的难缠客户会面。
如果按照传统的观点来看，既然你之前已经做了大量的工作，那你就应该善始善终地做完它，半途而废太可惜了。
但按照二八的法则来看，如果花费时间超过预计时间的一倍以上的话，这个项目的含金量就大打折扣了。你完全有理由放下这根啃不动的鸡肋，否则你耗费的时间和收效将更加难以平衡。
——下属的工作质量难以保障。比如下属提供的项目报告错得一塌糊涂。
如果按照传统的观点来看，帮助下属修改报告是你分内的事，如果时间来得及，你甚至可以自己重写一份。
但按照二八的法则来看，请有经验的下属指导他或者是换个能干的下属去完成它。总之，不值得为这类没有回报的事情花费你的宝贵时间。
有哪些事情是真正值得你花费大量的时间和精力去处理的呢？以下一些建议或许对你有所帮助：你一直想做的事；付出20％，收益却占总收益的80％的事；能大大节约时间的事；可以使品质大大改善的创新；千载难逢、稍纵即逝的事；和亲人的每一次相聚；与男友共度的一个没有电话干扰的周末；在非常疲倦沮丧的时候请假上街逛逛……
总而言之，我们应该将时间用在那些能让自己真正感觉到快乐、成功和满足的事情上，而不是让枯燥、低效的例行公事占据自己的绝大部分时间。
让我们重新给时间下个定义吧！这样做之后，你将会发现，那些高投入、低回报的事情你做得越少，职业的前途就越来越明朗。