第3节 关于手册和报告
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“以前每当要写报告时，我就得绞尽脑汁，写出条条框框。更不用说写年终总结，得费尽精力，写出几千字。这似乎已经成为了一种习惯。但是，这些复杂的东西根本没起到作用。这种现象似乎应该得到改变。我们需要观念的创新。”
另一位销售主管的苦恼是：
“我每天早上要开一个小时的晨会，下班前一个小时的晚会；必须做一份工作日记；必须作经销商库存资金统计并上报。每旬作一份销售计划；走访经销商、二批商、零售商各若干家，并作出报告。每月有工作总结、下月的计划；得阅读下属业务人员销售量统计和绩效考核、工资、奖金及人员费用报销审核、各类促销方案的申报，还有不定期（平均一周二次）的发货订单报单、定期或不定期（平均每月两至三次）的市场竞争品牌调查表等等。当一位销售主管一半以上的时间都用来应付公司的各项会议、管理、调研、报表和检查时，他还能抽得出时间和精力去作销售吗？ ”
他们所说的正是大多数经理人所苦恼的。但是，他们受着这样的痛苦，却从没有想过从这痛苦中摆脱出来。
◆不必要，就废除
所有的报告，全都丢了吧。真正有用的，不是纸上作业，而是全力的拼杀。
——彼得·亨利
公司里堆积如山的文件是怎么产生的？那么多的手册是如何出现的？
我曾查看过上百份企业的建议书，其篇幅哪一份也不少于50页。我也曾在一家公司里见到它的员工必须面对管理层制定的多达五大本、每一本都不少于200页的员工工作手册，但是这家公司的员工却用它们来垫饭桌。
人类破坏了所有的热带雨林，制造出纸张来著书立说，来写MBA论文以及其他一切与纸有关的东西。
一位企业的市场部主管告诉我说：
“我们聘用一名企划主管，然后他再雇用两名副主管以及一名企划专员，于是这本账簿的页数越来越多，内容也越来越复杂，封面也越来越好看，插图也越来越精美，参加会议的人不断增加。想想看，和16人或18人聚在一起，谁能说上一句话？文件堆积如山，永无尽头……”
身为公司财务部门资深副董事长的丹尼斯·当汉记得，他曾下令将一台电脑关闭。因为它每天会没来由地打出一堆又一堆的文件，已经生产了一堆高达3.7米的无用文件。这些文件包括了上千项商品的销售记录，巨细无遗，连一分钱都不放过。主管们觉得有责任要看这些报告，并加以分析，然后彼此讨论，反而没有时间去研究大目标。老实说，策略性规划往往已变成一股不健康的力量，它将重点摆在了形式与组织上，而不是实务上。它最显著的特征就是一份又一份的报告。生活变成了一份份报告的撰写，经理们埋首于文件中的顽固态度，真的会让高级主管们产生一种错觉，似乎他们就只是被雇用来阅读报告的。
普罗克特—甘波尔公司正是实行“不必要，就废除”思想的优秀公司。
普罗克特—甘波尔公司的行动语言，即那套体系的语言，就是那种传奇性的单页备忘录。
该公司的一位经理说：“这规矩执行得时紧时松。不过，我刚才呈交了一份建议书，要求对我那牌号的战略作几处改动，这份建议书只有一页再加1/4页长，可是却被顶回来了——嫌它太长了。”
这种传统要追溯到前任总裁理查德·杜普雷那里去。凡是备忘录，只要篇幅超过一页打印纸，杜普雷就非常讨厌。对于长篇大论的备忘录，他往往在上面批上一句“去芜存菁，使我理解”，就把它打回去了。要是那份备忘录谈的是件复杂的事情，他有时会再添上一句话：“我不懂复杂的问题，只懂简单的。”有一回，一位记者向他问起这件事，他解释说：“我的部分工作就是训练人们学会把一个复杂的问题分解成一系列简单的事，然后，我们大家才能采取明智的行动。”
办公室设备不但没有使我们实现无纸办公，相反，它增强了我们使用纸张的能力：我们见得多的是用订书器订起来的文件，却很少见到让我们看了不打瞌睡的文件。如果你长达40页的工作报告其中的39页都可以删去的话，那么请只留下那一页。
◆你能做什么
我总该做点什么来改变吧
数字化的文件很难阅读。你如何能够喜欢一连阅读数页这样格式的文件呢？例如：
“关于与第五项选择相关的先前会议之决策，是否已经收集到不足的数据，以决定能否产生有利未收账款问题的解决之道呢？”
管理阶层有一个奇特的信念，那就是：文字越抽象，越晦涩难懂，就表示这份文件越可信、越重要。客观性和专业程度或多或少等同于抽象语言。当抽象文字是谈及某些具体事物时，它们或许会非常实用。在商业领域中，经常会出现许多抽象的词汇，然而其意义却毫不明确。在我所举的上述例子中，根本未谈及任何特定的事物。
如果仔细地研究语言的效应，我们能够肯定地表示：这个例子所用的就是会使人迷惑、恍惚的文字。我想这应该不是作者的原意吧。
什么让你的文件令人感到乏味？
下面所述的都是管理人员在写文件时很容易犯的错误：
尽可能多利用名词化词语（抽象名词），并且避用感官化的文字和词汇。
使用具有非人物主语的被动语态，例如说“这件事被完成了”，而不是说“某人完成了这件事”。
利用具有无数附属子句的冗长句子，这样的结果就是：假如严密地遵守，它将会逐渐降低阅读者的兴趣和对句意的了解。
“然而这也可能会很重要。假如在最初，其句中曾经出现任何相关重点的话，也会引起阅读者遗忘任何相关的重点。”看过这样的句子，我想你应该能够理解我的说法了吧！
以冗长的段落来架构文章，并且采用难以阅读的小字体。
不利用有助于了解的标题来为文章分段。
不使用简单的本国文字，而使用外国文字以及由两个以上单字所组成的词汇。
避免提供特定的细节。
◆是什么让你的简报变得索然无味
语调少有变化。
利用由非人物主语构成的被动语态来演讲，例如说“这件事被完成了”而不说“某人完成了这件事”。
从不看听众，而且很少留意他们的反应。
依据讲稿照本宣科。
利用许多名词化的词汇（抽象名词）。
在第一次休息时间之前，已经连续讲述超过一个小时。
静止不动。
不使用投影片或录影带，并且将视觉输入降至最低。这时，你会发现大多数的听众突然对天
花板或地板产生了兴趣。
没有任何可以让人活动一下的互动性活动。
经常使用这些表达方式的个人会让人觉得他带有疏离他人的嫌疑。
语言专家会告诉你如何对状况进行改变。
如何写出引人注目的文件
利用感官化的文字和词汇。感官化的语言与我们的感官有关，最常见的有视觉、听 觉。视觉化的语言可以是这样的：我能看到我们未来的前景。“我将倾听员工的意见。”就是听觉化的语言。
以具有主语、动词、宾语的主动语态来写作。
利用断句。
让每一个段落简短，并且使用容易阅读的字体。
利用切题的标题。
利用简单的本国文字，而不要卖弄外国的文字。
适合的话，就提供特定的细节。
如何使你的简报吸引听众
清楚地变化音调。
以具有主语、动词的主动语态来演讲，例如说“A先生做了Y事”，而不说“Y事被A先生做了”。
全心全意地留意听众。
利用感官化的语言——要生动、能告知，以及带有冲击性。
每小时至少一次适当的休息时间。
利用诸如投影片或录影带之类的视觉辅助用品。
利用互助性的活动来让人站立或移动身体。