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第4节 麻风病人(1)

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三月某日  昨晚纷纷扬扬下了一夜的雪,今早西北风又呜呜地刮个不停,整个世界仿佛都掉进冰窖里去了,让人从心里感到了寒意。在人们已隐隐约约听见了春天的脚步的时候,还下这么大的雪,的确少见。  今天是星期五,下午四点开始,秘书科开例行的工作小结会。  “铃……”小石桌上的电话铃响了。  “是我。你找我有什么事……我正在开会。”说着,小石就把电话挂了。小石昨天才正式上班。  会开完了。  科长问:“小石,刚才是谁来的电话?”  “是我表哥。”  “哦。”  科长点点头,之后对大家说:  “你们大家都给我记住,作为秘书,你们永远不能说‘你找我有什么事吗?’这句话!小石,刚才即使是你表哥,你也不能这么跟他说话。”  “我表哥他非常无聊……”小石想分辩。  “作为秘书,就不能养成这么说话的习惯!”  科长打断了小石的话。  “不管是打电话还是直接上门来,客人找你肯定就是有事。没事他找你做什么?不管是什么事,作为秘书,你都要热情接待。你问客人‘你找我有什么事吗?’表面上是很礼貌,实际上是一种冷淡,而且是从骨子里表现出来的冷漠。你们可能没享受过这种‘待遇’,没有这方面的体会;我是深有体会的!就是在前几天,我到一家公司去,对方的秘书小姐也是这么问我,让我感到非常别扭,觉得自己是个小偷,还没进门,就要接受盘问。其实,她只要稍微换一种口气,问‘你找我是什么事?’我心里就会好受得多!”  “我想补充一点。”  孟姐接着科长的话题,不紧不慢地说:“还有一些秘书喜欢问客人'你预约了吗',这种说法跟'你找我有事吗?'一样,容易让客人反感。作为秘书,客人预约没预约,你自己心里应该有数,所以,这么问客人就是失职;客人没有预约不请自来,那是他们没有礼貌,但你不能用'你预约了没有?'这种冷漠的方式回敬他;表面上,你是很客气地问对方预约了没有,实际上是告诉客人,我知道你没有预约,你不请自来,让我讨厌。别人不走斑马线横穿马路,你就有理由开车去撞他?客人既然上门了,作为秘书,你就得无条件地热情接待,不能因为他们没有预约而怠慢他们。”  “没有预约,怎么接待?”小石认真地问。  这应该是常识,但孟姐还是很认真地对小石说:  “首先要弄清来客的姓名、所在的公司或单位,有什么事情。如果客人点名要与某某见面,就应当立即与当事人联系。但是,在联系好之前,不要给客人肯定的答复,因为当事人可能不在,也可能不愿见这位客人。如果是不愿见这位客人,你就要这样答复人家:‘实在对不起,某某不在家……’。这样,你就不至于给客人留下一个缺乏诚意、为人冷漠的印象。”  “对!”科长说,“秘书最可怕的就是冷漠,而最可贵的则是热情。有热情才有亲和力。如果你们几个要问自己是否已成为一个合格的职业秘书,你们就问问自己,我身上有没有这种亲和力。”  “科长,什么是亲和力?”玛丽有意将科长的军。  “亲和力就是与人为善,助人为乐,在保持自己心身愉快的同时,让你周围的人也感到愉快,使他们愿意和喜欢与你一起工作。”  科长似乎也没好好琢磨过“亲和力”这个词的确切含义。与做理论家相比,秘书更应该是个实干家。  “亲和力也可以说是一种氛围,在自己帮助别人的同时,自己肯定也会得到别人工作和情谊上的回报。”  我觉得,亲和力的准确含义是什么并不重要,重要的是秘书身上必须有亲和力。秘书部门是一个企业的神经中枢,上传下达,左迎右送,都是秘书的工作。几乎秘书的每项工作,从收集信息到给领导安排工作日程,都需要各科室和各部门的协助配合。秘书有了热情,就能把繁杂和许多额外的工作当作机遇,就能把那些不管预约没预约、真正是有急事要找领导的人当成朋友;就能真诚地宽容别人的一些不礼貌甚至是鲁莽的行为,这样,人家会自然而然地信赖你,这就是亲和力。

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