第53招 如何组织会议
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会议并不一定真得有多大，它并不一定要达到那些在海岸城市召开的年度政治性会议的规模，它也可能只是一些经理们聚集在一起，用一天的时间讨论一下第二年的经营战略问题，或者是听一听在他们的专门利益领域内最新有些什么发展变化，再或者是一群志同道合的专家的年度聚会。
成功地组织一次会议能使你的名字被挂在人们口头上很长一段时间。大会提供了许多碰头、问候和露面的机会。甚至在会上受到了别人对你的抱怨，如果你回答得巧妙的话，也会大大地树立你的专业形象。你可以请个名声不错的会议公司某种专门帮人选择会议地点和组织工作的公司——译者注。
帮忙，他们能省却你许多选择地点和预订场地的麻烦。他们也许拥有所有会场的资料，或者能帮你在会场租金上打折什么的。
准备工作
●拟定会议的目的；
●拟定与会人员名单；
●作出会议预算；
●选择会场种类。某个会议中心能提供一个更专业化的环境，并拥有最优良的设备。饭店则通常有较好的伙食和服务。最好是两者兼得；
●选择合适的地点；
●参观会场；
●会议日程非常重要，半度假式的大会都有明显的优点和缺点；
●选择具体的会议室；
●注意第一印象；
●考虑需要宴席的种类；
●重审一下住宿条件，了解谁有什么特别需求，不同级别的与会人员是否在住房上有所区别，哪些事情需要要单个解决，哪些事情可以一块儿解决；
●开一个会议工作人员会议；
●要求每件事都有记录，使自己能获得一个完整的书面汇报，留有备份，会议当天要带在身边；
● 不要错过那些小的印刷通知，特别是那些有关取消什么东西的通知。
会议当天
检查一下布置情况、设备、音响、灯光、空调、暖气、外面的噪音、路障、椅子、桌子、图像设备，检查一下哪些设备包含在会场费里，哪些是需要另外收费的。这些事情要么你亲自动手，要么确信有人专门负责，并向你作汇报。
如果会场不提供会议安排计划的话，自己动手设计一份。
提示
作为一个会议组织者，你必须了解会场结构。如果你没有发现消防有问题，洗手间需要重新安置，或者通道不通畅，那就再好不过了。因为再没有什么比这些地方有问题更糟糕的了。
个人账单（电话费、理发费等）主要收费项目：
桌签
需要否？
是／否
全名及公司名／全名
请注明
会议要求
组织名称及地址：
电话：
组织者名字：
抵达时间：
会议日期：
抵达：
时间：
会期开始：
离开：
时间：
与会人员数量：
（请提供名单，并包含来访者）
住房数量：
（请注明残疾人姓名及特别要求）
为安全起见，请所有与会人员均佩戴会标
单人间数量：
双人间数量：
住房管理员：
（若与组织者不是一人）
会议室：
布局：
（请注明）马蹄型／教室型／剧院型／广场型／会议室型／游乐场型，等等
声像要求：
（所有会场均装有OHP，活动挂图，VHS回放装置及监视器，但请注明需要种类）35mm幻灯机／录音机／CCTV／演讲台／麦克风，等等（请注明需要种类及作用时间）电话：（是否需要外线功能？）是／否辛迪加会议室：
（所有辛迪加会议室均装有活动挂图，请注明是否需要声像设备）
需要数量：
声像设备：
承蒙Ashridge 管理大学允许使用，作者在此深表感谢。