每个办公室都存在效率低下的现象：传真机无法正常工作、文件杂乱无章或是丢失、办公室里人来人往使人根本无法高效工作——这并不奇怪。而令人惊讶的是，许多公司只是被动地适应这些毛病而不是对它们加以改进。
在我们开展工作前，首先应考虑的是如何用最简单、省力的方法去获得最佳的成效。对一个人来说，要的是事半功倍，而非事倍功半。
工作有计划
在工作中，每个人都要认识到做出合理计划的重要性。工作有目标和计划，做起事来才能有条理，你的时间就会变得很充足，不会扰乱自己的神志，办事效率也极高。你应当计划你的工作，在这方面所花的时间是值得的。如果没有计划，你始终不会成为一个工作有效率的人。工作效率的中心问题是：你对工作计划得如何，而不是你工作干得如何努力。
正确地处理工作忙乱的问题，需要你做事有计划和有目标。这样你就可以把所要做的事情要排出一个顺序，有助你实现目标的，你就把它放在前面，依次为之，并把它记在一张纸上，就成了顺序表。养成这样一个良好习惯，会使你每做一件事，就向你的目标靠近一步。
无论你做的事是多是少，都要拟定一个程序表，尽力按着程序表去做。如果你的工作只需一小时做完，便在一小时之内完成它，其余的时间去玩乐放松。本来只要一小时的事，而拖延到一天才做完，实在是愚蠢。如果你的事太多，而时间不够，则选择最重要的做好，把不重要的删去。
工作过度而吃力的真正原因并不是工作太多，而实在是因为没有计划，没有系统。那些习惯毫无计划地工作的人，总是这样想着：“我必须工作，我必须工作，我必须工作。”可是，没有计划，你很可能被一些不在计划之内的事缠身，该做的事就做不完。如果你就是管理者，你就不能管理工厂里的员工，不能训练他们的专业知识，不能叫他们制造出来产品。如果你每天有计划，那么你在每刻钟之内，都应当晓得做什么事。
罗斯福总统是一个注重计划的人。他时时把他所该做的事都记下来，然后拟定一个计划表，规定自己在某时间内做某事。如此，他便按时做各项事。通过他的办公日程表可以看出，从上午9点钟与夫人在白宫草地上散步起，至晚上招待客人吃饭等为止，整整一天他总是有事做的。当该睡觉的时候，因为该做的事都做了，所以他能完全丢弃心中的一切忧虑和思考，放心的去睡觉。
细心计划自己的工作，这是罗斯福之所以办事有效的秘诀。每当一项工作来临时，他便先计划需要多少时间，然后安插在他的日程表里。他既然能够把重要的事很早地安插在他的办事程序表里，所以他每天能够把许多事在预定的时间之内做完。
在制定日计划的时候，必须考虑计划的弹性。不能将计划制定在能力所能达到的100%，而应该制定在能力所能达到的80%。这是工作性质决定的。每天都会遇到一些意想不到的情况，以及上司交办的临时任务。如果你每天的计划都是100%，那么，在你完成临时任务时，就必然会挤占你业已制定好的工作计划，原计划就不得不拖期了。久而久之，你的计划失去了严谨性，你的上司与会认为你不是一个很精干的员工。
工作分类处理
工作中的每一项都很重要，但也需要将工作分类。分类的原则主要包括轻重缓急的原则，相关性原则，工作属地相同原则。
轻重缓急包括时间与任务两方面的内容。很多时候员工会忽略时间的要求，只看重任务的重要性，这样理解是片面的。
员工在接收工作任务的同时，都被要求在规定的时间内完成。时刻将时间与质量两个要求贯穿在完成任务的过程当中，并尽可能提前。将任务完成的时间定在提交任务成果的最后一刻是很不明智的，这与上面提到的计划的弹性是一脉相承的。因为，事情总不一味按个人主观设定发展。当应当提交的任务与临时的事项冲突时，就陷入了两者不能兼得的被动状态。一个能每次按期完成工作任务的管理员工，即使不天天加班加点，即使不显得终日忙忙碌碌，也会让主管觉得你是一个让人放心的人，而不会天天追问你工作的进度如何了。
相关性主要指不要将某一件任务孤立地看待。因为工作有连续性，任务可能是过去某项工作的延续，或者是未来某项工作的基础，还会涉及多个部门或是岗位。所以，任务开始以前，先向后看一看，再往前想一想，以避免前后矛盾造成的返工，或是某些环节影响整体工作进度。
工作有很多中间环节，彼此间需要协调。有的员工在做某项工作时往往只偏重于自己本身所应完成的职责，将工作传递到相关工作部门与工作岗位之后便听之任之了。更有些人缺乏与同事配合的意识，把早已经办好的工作，不是及时地交给下一道工序的人员，使工作尽早完成，而是压在自己手中，迟迟不交，直到最后才慢吞吞地交出来，造成后序人员的工作压力。这样，也会影响工作的按时完成。在检查工作结果的时候，所在的中间环节又各自抱怨给予他的时间太短了，或者是某个中间环节耽误的时间太久了等等。而工作结果只有一个，那就是没有按期按质量完成工作，你的业绩等级被打了折扣。
作为一名员工，要把握工作的完整性。在工作中，要考虑相互协调配合的问题，在自己这个工作环节，尽可能地抓紧时间，及早将完成的工作传交给下一道工序的工作人员，使他们能够有充足的时间去完成后面的工作，以免其中的某个或是某些环节影响整体工作进度。
工作属地相同原则指将工作地点相同的业务尽量归并到一块完成，这样可以减少因为工作地点变化造成的时间浪费。这一点对现场工作员工犹为重要。如果这一点处理的好，可避免在现场、自己的办公室、物资部、监理、业主及其他部门之间频繁接触。既节约了时间，又少走了路程，还提高了工作效率，何乐而不为呢？
有条理性拒绝混乱
每次办事的时候总是马马虎虎，好像需要的每一样东西都故意和自己作对，需要它们的时候总是找不到，其实这些都源于办事杂乱无章。即便你总能在满头大汗之后完成工作，但由于不能有条理性地工作，充分地利用资源，也会给上司留下一个毛糙的印象，以致于不敢委以重任。
文件管理的杂乱无章会造成信息查找的困难，从而造成大量人力和时间浪费。要解决这一问题，就要保证你和你的员工有必要的将文件归档的条件。看看是否需要增加文件柜，使所有的员工都能够容易地将文件最类，以便于查找。最后，可以将不常用的文件搬到储藏室去，使员工更容易找到常用的文件。
许多高效率的员工桌面都有一个非常突出的特点——没有杂物，非常整齐。混乱会造成不该有的干扰，降低工作效率。环视你的办公室，看看哪里是造成混乱的根源。它可能是一条乱拉的电话线，也可能是一个放在过道上的盒子，或是办公桌上一台已经损坏了的设备。将用不着的东西移出视野之外，将不再使用的东西扔掉。
积极行动不拖延
有些员工总是喜欢把事情往后放，搁着今天的事不做留待明天。很多事情因为做得不够及时而被耽误，效率也就难以得到保障。
习惯中最为有害的，莫过于拖延。世间有许多人都是为这种习惯所累，造成挫败的悲剧。你应该竭力避免拖延的习惯，就像避免一种罪恶的引诱一样。
人们最大的理想、最高的意境、最宏伟的憧憬，往往是在某一瞬间突然从头脑中很有力地跃出来的。凡是应该做的事，而不立刻去做，而想留待将来再做，有这种不良习惯的人总是弱者。凡是有力量、有雄心的人，却总是能够在对一件事情充满兴趣、充满热忱的时候，立刻迎头去做。
我们每天都有每天的事。今天的事是新鲜的，与昨天的事不同，而明天也自有明天的事。所以，今天之事应该就在今天做完，千万不要拖延到明天!拖延的习惯往往会妨碍我们做事，会摧毁我们的创造力。
另外，决断好了的事情拖延着不去做，还往往会对我们产生不良的影响。惟有按照既定计划去执行的人，才能增进自己的品格，才能有使他人敬仰的人格。其实，人人都能下决心做大事，但只有少数人能够一以贯之地去执行他的决心，也只有这少数人是最后的成功者。你要医治拖延的习惯，惟一的方法就是在事务当前时，立刻动手去做。“要做，立刻去做。”这是保持高效的格言。