●假定条件
会议召开时，所有的计划中所邀请的嘉宾及经销商是能够按时参加的；
会议期间所涉及的两家宾馆将给予全力的支持；
本项目组成员拥有相关的技能并有可靠的时间，保障所从事本项目的有关工作；
本项目可能涉及的采购都是市场上可以取得并具有可靠的时间保证，即便有质量瑕疵，也可以由供应商及时解决；
对于会间散发的会议调查问卷，经销商将给予认真的对待并填写。
●风险评估
本项目在实施中可能存在以下风险：
部分嘉宾及经销商可能由于种种原因不能按时到达甚至成行；
宾馆可能在客房预订及服务方面出现问题；
项目涉及的有关供应商未能按时交货或者货物有质量问题而又未能及时解决；
两个样板展厅不能及时完工；
预定在会间展示的网站设计、改造不能及时完成；
费用超支。
即便如此，我们的经销商会虽然说开得前所未有的好，但总结会上，我们仍然发现了诸多不足，觉得还是很多小事没有做细，总结报告列举了20条：
1、会务组未能在开会期间召开小型预备会议，确定当天或第二天工作内容、注意事项及负责人缺乏各种会议管理表格，例：业务人员与客户对应表、实到代表确认表、返程时间表、客户及会务组住宿安排表等，会后自由活动的详细分工不到位、不明确；
2、旅游日出游人数与计划人数严重不符，会务组未能在出游前晚最后确定人员；
3、客户人员调整住房、中途退会、离店等变动情况，大区经理未能及时通知会务组；
4、客户的亲属关系未注明，导致会务组将客户夫妻分房安排；客户亲属旅游安排也因人员上报不及时而疏漏；
5、会议内容分工的主要负责人不能随意换岗；特殊情况换岗需做好充分转接工作；
6、参会客户的姓名、性别、人数及着装码数等基本情况不清晰，导致会务组安排住宿及发放礼品难度加大；
7、每日用餐时应交代后续的相关安排，反复提示；
8、经销商发言的资料准备不充分，发言内容与幻灯资料不一致；
9、无专人引导或标识指引会议室位置及座位安排（特别是在会议第一天）；
10、娱乐活动过于单调、无趣。晚间可考虑座谈会、放映营销参考片或其它形式的娱乐活动；
11、会刊没有认真、充分校稿；
12、调查问卷方面：
①因无明显标识“转反面”导致部分经销商未能全部填写问卷；
②对工程师的调查未注明前任和现任；
③问卷仍存在错别字；
④原定的发言代表未能参会，但与其发言有关的调查题没有及时从问卷上删除。
13、未安排同品牌经销商座谈；
14、未设计对会议主持人的评价调查；
15、机场、车站接站车中途改变路线未及时通报，让一批客人随车接公司内部人员的做法不妥；
16、极少数业务人员同客户一起消费时，处理不当，个人消费转嫁至公司；
17、吃喝娱乐占时偏多，费用也太高；
18、内部参会人员未一一明确，安排亦欠妥；
19、未及时提供与会代表通讯录；
20、会议筹划启动稍晚，造成专卖店布置及配置准备不充分。
一个组织应以满足顾客不断提高的要求为宗旨，以最高管理者为龙头，以全面参与为基础，以系统方法为手段，以定量方法为工具，以继续提升质量为目的，从而形成有效而高效的质量流动管理。
——爱德华·戴明经销商会准备工作文件
文件
编号文 件 名 称文件
编号文 件 名 称001会议筹备工作的通知017企业专题片解说词002邀请函018产品宣传资料清单003所需会议辅助资料的准备019产品包装清单004会场布置预案及人员配置020参会经销商名单0052个专卖店设计方案021会议预算表006专卖店用材清单及店内宣传品、促销品配置清单022会议期间交通车辆安排计划表007专卖店预算023快速增长的涂料市场专题演讲008筹备工作补充通知024公司2003-2005发展规划（董事长专题发言）009会议分工安排表025总经理主题报告010会议议程表026品牌规划方案专题发言011邀请嘉宾名单027自动配色调色系统专题发言012参会代表到站明细表028涂料企业广告配置专题发言013会议须知029部分地区成功经营模式介绍（专题发言）014参会家属安排030获奖经销商名单015会议主持人台词031会议准备和效果调查问卷016媒体报道用通稿032公司营销管理工作调查问卷附录