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进行合理的组织工作

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进行合理的组织工作
《思考的人》一书的作者詹姆斯·艾伦说:“工作目的、工作任务明确后,能不能很好地实现,就在于进行合理的组织工作。”
组织工作首先要做好选择,剔除那些没有什么价值或者只有很小意义的工作,接着再排除那些虽然有价值但由别人干更合适的工作,最后再剔除那些你认为以后再干也不要紧的工作。
对于那些必须目前就干的工作,也要很好地进行组织。詹姆斯·艾伦所推荐的组织工作的方法有如下几条:
(1)综合
即在同一时间内综合进行多项工作。我们说,办事要有顺序,并不是说同一时间内只能办一件事,而是运用系统论、运筹学等原理,可以同时综合进行几项工作。在管理学中,把工作单方向一件一件依次进行的办法,叫做垂直型工作。就像站着一大排人,一个一个地传递砖头,这样做效率比较低。反之,如果把各项工作综合起来统一安排,效率就会大大提高。
(2)结合
即把若干步骤结合起来,例如有两项或几项工作,它们既互不相同,又有类似之处,互有联系,实质上又是服务于同一目的的,因而可以把这些工作结合为一,利用其相同或相关的特点,一起研究解决。这样自然就能够省去重复劳动的时间。
(3)重新排列
也就是要考虑做工作时采取什么样的顺序最合理,要善于打破自然的时间顺序,采取电影导演的“分切”、“组合”式手法,重新进行排列。例如一天工作下来很疲乏,晚上又要上夜校,那么就应该把休息时间提前,从床上移到其他地方,如在公共汽车上趁机闭目养神,以保证晚上精力充沛。假如你是一个业余作者,白天不容你静下来构思作品,晚上又难以入睡,不妨在此时让思绪遨游一番。
(4)变更
即改变工作方法。改变工作的手法大体有两种,一种是“分析改善方式”,即对现行的手段方法认真仔细地加以分析,从中找出存在的问题,即找出那些不合理和无效的部分,加以改进,使之与实现目标要求相适应;一种是“独创改善方式”,即不受现行的手段、方法的局限,在明确的目的基础上,提出实现目的的各种设想,从中选择最佳的手段和方法。
(5)穿插
尽可能把不同性质的工作内容互相穿插,避免打疲劳战,如写报告需要几个小时,中间可以找人谈谈别的事情,让大脑休息一下。又如上午在办公室开会,下午到群众中去搞调查研究,等等。
(6)代替
即把某种要素换成其他要素。如能打电话的就不写信,需要写信的改为写便条,需要每周出访的改为隔周一次,在不出访的那一周里,可用电话来代替出访。
(7)标准化
即用相同的方法来安排那些必须时常进行的工作。比如,记录时使用通用的记号,这样一来就简单了。对于经常性的询问,事先可准备好标准答复。

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