目的明确，讲究艺术
据一项调查表明，在企业中，生产工人每小时进行16～46分钟的沟通活动；而基层管理人员，他们工作时间的20%～50%用于同各种人进行语言沟通，如果加上各种方式的文字性沟通，诸如写报告，最高可达64%；而中层管理人员在工作时间内则有66%～89%的时间用于语言沟通，企业领导人经常开会，找人谈话，下基层，其中很大一部分属于沟通的内容。企业中的每个人都有大量的时间用于沟通，而企业管理者最重要的工作形式之一就是清晰地表达，表达不但要做到清晰明确，而且要让员工乐意接受，这就需要管理者恰到好处地表达，讲究表达的艺术。同时，这也是管理者展现个人风采，树立个人形象的一个重要手段。
目的明确、思路清晰的表达是形成良好沟通的前提。在与员工进行交流之前，管理者应考虑好自己想要表达的意图，抓住中心思想。在沟通过程中要使用双方都理解的用语和示意动作，并恰当地运用语气和表达方式，措辞不仅要清晰、明确，还要注意情感上的细微差别，力求准确，使员工能够正确地理解。
为了保证员工对管理者的意图有更全面、明确的了解，管理者还有必要对所表达观点的背景、依据、理由等做出适当的解释。如果是要分配一项任务，就要对任务进行全面分析，才能正确地对任务进行说明；如果是就纪律问题对员工进行奖惩，那么在批评和处罚之前，就应对情况进行全面了解，取得真凭实据后，再做论断，这样的处理才会取得圆满的效果。
清晰的表达不仅仅是语言上的艺术，还是一个人思想、个性的体现。在和员工沟通时，管理者一定要以诚相待。只有心怀坦诚，言而可信，才能让员工感觉到真实、可靠。员工才愿意在管理者面前敞开心扉。管理者不仅要表达自己的意图，还要诚恳地向员工征询反馈信息，一个能够实心实意听取不同意见的管理者，才能在自己和员工之间建立起信任和感情。
管理者和员工的沟通还要选择有利的时机，采取适宜的方式。达成良好效果的沟通，不仅取决于管理者表达的内容，还要受环境条件的制约。管理者要根据不同的表达意图，选择合适的沟通方式，抓住最有利的沟通时机。时机不成熟，就没有办法做到表达清晰；贻误时机，则会使某些信息失去意义。
为了鼓励员工，管理者还要避免一些消极的表达方式。管理者清晰的表达，并不只是告诉员工应该达成什么目标，而且要避免消极态度影响到员工的士气和工作态度。因为不管怎样努力激发员工的积极性，一旦消极的情绪传播，就会使努力功亏一篑。员工之间或者管理者和员工之间的消极对话会使员工在下意识中受到限制和约束，为了解决这个问题，管理者有必要深入研究消极谈话背后的问题，并用积极的方式帮助员工去解决，使得沟通朝着积极的方向发展。
如果管理者能够把沟通引向积极的方向，就能够使员工积极地对待工作中的困难。例如，新来的员工业务不熟悉，工作起来难以让搭档满意，他的搭档难免会有抱怨，甚至会向管理者提出调换搭档的要求。这时，管理者不应该顺着这种消极的谈话思路走下去，而应该向员工提出建议，帮助员工树立团队观念，提倡互帮互助。对于一些显而易见的困难，员工会有畏难情绪，而管理者在听到“干不了”的消极谈话时，就应当把员工引到“能做到”的积极方向上来。可以引导员工积极思考，找到替代办法或在现有条件下找到最好的解决办法。有些工作并不是只有一个解决方案，如果员工倾向于消极的方案时，管理者可以提出积极的建议，提醒员工还有许多选择。
在企业里，最常见的消极谈话方式表现为“追究责任”。当一件事情出了差错，管理者的反应如果是责备员工、追究责任，不管他的表达有多清晰明确，都只能带来消极影响。这时候，首先应该做的是，找出事情出错的原因，然后想办法去解决它，应当鼓励员工积极想办法、提建议，而不是将事情引向消极的责任追究上。因为管理者一旦追究责任，员工就会千方百计想办法为自己开脱，而不是积极想办法解决问题。
在索尼公司，所有的员工都能够人尽其才，安心工作，就是因为他们的管理者尊重每一位员工。即使是在员工犯了错误的情况下，他们也是先找出原因而不是追究责任。在索尼公司的管理者看来，只要能知错就改，引以为戒，就还是好员工。索尼的创始人盛田昭夫就曾对属下说过：“放手去做好认为对的事，即使你犯了错误，也可以从中得到经验教训，不再犯同样的错误。”当索尼的一家分公司经理向盛田昭夫抱怨说，公司里有时会出差错，但又找不出对差错负责任的员工时，盛田昭夫连忙说，找不出是好事，如果真要找出这个犯错误的员工来，反而会对其他员工产生不好的影响。在盛田昭夫看来，犯错误是任何人都避免不了的事，而且从长远来看，一个员工的错误并不至于动摇整个公司。而如果公司对每一个犯错误的员工都追究责任，剥夺他升迁的机会，也许会使这个员工从此一蹶不振，也就不可能再为公司做出贡献。但是，如果解决的办法是就事论事，找出犯错误的原因，在不追究责任的前提下公之于众，不但能够使犯错误的员工吸取教训，而且对其他的员工也是一个借鉴。
管理者清晰的表达是一门艺术，是管理者和员工良好沟通的基础。管理者做到这一点，才能在员工面前树立良好的个人形象，赢得员工的信任和尊敬，也才能更好地做到令行禁止。