11.1执行你的训练方案
你现在拥有一个协助体系和一系列强有力的工具，这些可以帮助你制定出与高效操作系统相一致的解决方案。这些工具，诸如激发责任感和保持关注等，都是应对日常工作中挑战的创新型概念和观点。一旦你能够熟练地运用你的高效操作“工具箱”，你的沟通能力自然也会随之提高。将你所学的运用到实际情况中去。比如，与同事的交谈，或者设计出一套解决方案，会增加你的自信心和成功的动力。
各式各样的你主持或参加的日常交谈和会议，都是你交互运用高效操作系统的场所。打电话，发电子邮件，演讲，短暂的交谈——所有这些日常活动组成了帮助你实现目标的训练场。每次，你都可以在一场对话中达成你的关注目标。每一次接触都拥有推动行动向前发展的能力，并且产生如下结果：
当你在交谈中有目的地集中注意力时，就会产生敏锐的洞察力。
每一次互动都应该是有目的的，以避免陷于僵硬或呆板。
每一次沟通都可以在遵循一定方法但不太刻意的交谈过程中得以改进，这一交谈会让谈话双方都感到满意。
让自己保持不断进步的关键在于，经常练习你所掌握的技巧，观察你的“工具箱”在何时何地何种程度上能够帮助你顺利地达到目标。本节的剩下部分就会告诉你运用这些工具时需要遵循的原则。这一部分还概括出了组织会议，打电话，一对一的讨论，和旨在建立商务关系的谈话时的五大步骤：
1.建立一个参考框架或背景。
2.安排会议的进程。
3.运用解决问题方法。
4.达到预期目标。
5.提供结尾。
1.建立一个参考框架或背景
如果会议缺乏明确的议程表，会导致支离破碎的谈话和缓慢的、令人乏味的进展。为了避免或者降低这种情况产生的可能性，你可以在计划和会议的初始阶段遵循以下四个步骤：
（1）设定好会议开始和结束的时间。
（2）为了明确会议的目标，应该为每一次讨论都制订一个议题，比如说：
·“这次会议的目的是为了了解进展和解决工作中的分歧。”
·“今天我们会议的主题是，讨论大家所提出的建议方案，并决定出将来采纳的方案。”
（3）确定想要收到的成效。如果那是大家共同的目标，那么就向大家公开地提出来；如果你在会议上有个人目标，比方说，为你的候选人的资格寻求选票，就单独把它记下来，并为之努力。
（4）为讨论建立一个逻辑框架。为会议设定一个适当的内容和容易理解的大纲，它可与人们经常聚在一起谈论的无条理的日常谈话完全不同。比如：
·销售报告
·秋季营销计划
·人力资源事宜
·新产品问题
以上议题具有什么样的共同点呢？它们如何与一个计划和整体框架联系的呢？（我将会在下一节中给出具有建设性意见的例子）
2.安排会议的进程
以下的四个步骤旨在指导你的会议计划，以使你在安排和主持会议的过程中更有自信。
（1）向众人公布会议的概要，并征求他们的同意。你可以不时地以“什么”和“怎样”型的问题提出会议的议题，以便提高大家的积极性。举个例子，我曾经将上文提到的日常话题式的问题，组织了起来，赋予了它们一个连贯的目标，并以提问的方式提出了这些关注目标：
·“本次会议的目的是考察我们在销售、营销目标上的进展，并且解决所有阻碍我们向前的障碍。”
·“近期的销售成果与我们最初设立的月度目标有多大的偏离？”
·“秋季销售活动中最重要的是什么？”
·“每个成员应该怎样为我们招聘新的销售人员出力？”
·“在引入新产品的营销过程中，我们应期待或者回避哪些问题？”
（2）按时开始和结束会议。时间是我们生命的竞技场，它给了每一个人获得成功的机会。高效率地安排时间，能使你发现更大、更有潜力的执行项目。开会和约见时迟到，无休止地拖长会议，实际上都是不尊重他人的表现，也会因此而降低你的威信。
（3）时刻提醒自己：“是我在主持会议”。如果你在主持这次讨论，请抓住时机，在集思广益的同时牢牢把握好讨论的方向。如果你仅仅是作为一个与会者的身份去参加别人主持的会议，你也应该在会议的议题讨论中提供全力的支持，并在可能跑题的时候给出可行的建议。
（4）在谈话中不断向你的目标进展。随时注意，讨论在什么时候开始受阻或偏离主题了。运用合适的方式恰当地将讨论自然带回到主要议题上来，让会议有所进展。比如，你可以说：
·“你的建议和我们讨论的主题有什么联系呢？”
·“我们能把这个问题记下来（见下文的‘停车场’），留待以后再探讨吗？”
·“请把你刚才的想法记下来，我们回头再研究它。”
·“有人有办法推进我们的会议进程吗？”
（5）为那些临时想到的议题设置一个“停车场”，留待会后讨论。
3.运用解决问题方法
及早发现分歧和潜在的隐患是非常必要的。在会议的议程之内，确定合适的议题，力图得出结论，而不是不痛不痒地浏览一番。引导大家为议题献计献策，而不是把需要解决的问题掩盖起来。你可以动员和运用所拥有的协助体系和你的教练，为你沟通和管理的风格设立一个基调，并在你主持或参加的会议中不断练习。
当你处理意见或分歧，需要采取必要行动时，可以运用我们在第八章第二节中所提出的解决问题方法。运用这套方法。可以确保你熟练、积极地协调并控制会议中的互动。例如，你可以运用这套方法在引导一次有组织的自由讨论的同时，在白板上详细地记录下大家的反应和表现。
这套方法还能被运用于不太正式的寒暄中，此时你可以很快地制定出一套行之有效的行动方案来。在这种情形下，作为交谈者，你可以在商务交谈中运用这套方法论的每一个步骤。
下面这个小组的例子，将生动地显示出这套解决问题的方法在适用性上的卓越之处。利用他们的专业技能，这些团队成员会遵循这套方法所指示的以下四步：
有力地提问：指导该医护团队的问题的是：“将病人送到合适的医院的最佳路径是什么？”这个无声的问讯实际上暗含着要求组员分析各种具体形势，而后如何采取行动的问题。
现场情况分析：队员迅速而准确分析、把握现场情况，如事故类型、病人年龄、性别、主要症状和以往病史等。
提出建议：急救医护团队迅速讨论和斟酌各种可行的行动方案。安全转移病人的最佳方法是什么？我们应该立即施行什么样的药物救助或急救措施？我们应该注意辨别病人的哪些危险征兆？
致力于行动：队员们毫不迟疑地参与到一场紧急的合作行动中，并且对周围的形势保持一种高度的集体敏锐感。这一团队的成员们在他们的能力范围内尽忠职守。
上面所列举的几个步骤，可以被运用于你所在的团队或委员会的协调工作中，以及他们专业领域中。这些解决问题的方法体系中所包含的步骤，并不是我的主观臆断，而是我在观察了高效率团队的运作后搜集的精髓。看上去它们只是“普通的”、“简单的”行为，但当把它们结合起来，运用于完成一项重要的挑战性工作时，它们的优越性就会体现出来。让这些看似简单直白的原则成为你们高效的团队行动的灵魂吧！
4.达到预期目标
在你所主持的会议中，确保你的话语和他人的言论都是为了达到预期的目标。这是讨论的关键所在，就好像是体育比赛中的进球得分一样。图表11-1将给你添加几条生动的原则：
把图表11-1想像成一个足球场，或任何体育比赛场所。这个比赛场地有边界线和带网的球门柱。球场边界线就好比一次讨论的指导方针一样。另外，与足球赛中的进球得分类似，任何一次讨论目都是为了收到既定的目标或达到预期效果。图中球场上的箭头表示交谈中给定的话语的方向。这些话语或者使我们更加接近公布的目标，或者会将我们引入歧途。
在这个球场上，你将会听到三种不同的评论：
A.观点看法：它包括判断、见解、感想和随意的评论。例如：
—“我想”
—“我觉得”
—“我认为”
—“我们不该”
—“我喜欢/不喜欢”
—“我们必须提出的另一个问题是”
B.建议：这一类的话语会把讨论引向预期的目标，它们都是可以考虑采纳的观点。正如本书前面所提到的，提供建议是解决问题方法中的第三个步骤。
C.宣誓开始行动：这类话语会促进交谈中预期目标的实现（解决问题方法体系中的第四步）。“宣誓开始行动”，在讨论结束时，应该已经找出了问题解决方案，这些采取的行动都是由团队承诺而来的。
管理或参加能收到满意效果的讨论，是为了达到预期目标。其中的关键是，时刻觉察到你的言语对预期目标的影响力。评论的话语，就像观点看法一样，把你们的谈话焦点引到“场外”去，威胁到了关注目标的实现。这类话语，在表达感受或强烈信念的同时，会拖延或者混淆正在讨论问题的解决。
提出建议，能推动讨论的焦点向预期的目的进行。
5.结束谈话
在讨论中的每一分钟，你都有机会从正在讨论的话题中发现一些新东西。通过协调会上其他人的反应，你可以促进整个团队积极参与，并获得一个满意的结果。把自己的评论建立在其他人话语的基础上，可以动员他们的积极性，让会议顺利进展下去。比如，你可以说：
“简的观点为我们进一步提炼出计划的每个步骤提供了一个很好的平台。”
“让我们来解决比尔提出的顾虑吧。比尔，对于推动我们活动进展，你有什么好的建议吗？”
在讨论中，重提大家已经提及的经验和话语可能会给你带来意想不到的收获。一个可行的方法是，一字一句地复述刚才你所听到的他们讲过的话。将他们对会议的贡献记在白板上，也是一种理想的做法。微微地点点头，同样也能传递出你对他的理解和赞同。简单但却抚慰人心。
在会议或讨论的末期，要确认本次会议或讨论所收到的成果。在“行动日志”中，总结和记载下经过大家一致通过的行动方案。这本日志类似于我们以前提到过的记录队员承诺的其他工具。阐明我们在会议中承诺要做出的行动，包括确定责任及后续的步骤：
谁？
什么行动？
到何时？
目标计划书？
任何没有讨论过或接触过的期望，你都应该向大家说明。承认哪些事情还没办到，并且说明什么时候办以及如何去办，是非常重要的。
感谢他人所做出的贡献。
我会在下一章中更多地谈到关于如何收尾的问题。
会议是你练习各种技巧的演练场，在会上不断训练自己主持生动有趣又高效的会议的能力。这样，你会从你和他人创造的价值和其他人在工作中投入的热情中受益。