应对抱怨
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现在我们要关注的是如何处理真诚的抱怨或委屈。这种抱怨可能是来自饭店或商店的某个顾客；也可能是一个认为我们把发票开错了的客户；还可能是有人想警告我们某件事情弄错了，让我们加以纠正，以免影响下一位客户或者下次他再与我们打交道；或者是某个想要发泄过剩精力的人。
这里有三条要记住的原则。
1． 抱怨是反馈
无论是哪种方式的抱怨，首先要承认大多数抱怨都是反馈。根据PIMS的调查，我们的不幸的顾客中只有4.3%才会不厌其烦来抱怨，其余的957%直接用他们的脚表明态度。所以，通常只有最好的、最忠诚的顾客才会很关心地去抱怨。毕竟，他们对使我们行动起来有极强的兴趣。卡恩想帮忙,一天晚上，卡恩在机场通过安检时，被告知如果她愿意，可以乘坐更早一班的飞机。比预计的时间提前回家，这听起来不错，所以她同意了。当她观察服务员往她的行李箱上贴标签的时候，她发现了一个潜在的问题。多年的资料处理和系统管理的经验给了她一种对这些事情的敏锐的“嗅觉”，她清楚地感觉到她的行李箱不会被放到她乘坐的飞机上。
她把自己的担心告诉了服务员。“别担心，不会出错的，”对方这样回答。“我们知道自己在干什么。”
当卡恩到达机场时，十分肯定她的行李箱并不在那里。而且她也很相信自己知道问题出在哪里，第二天她打电话给机场中心。她解释了自己乘前一班飞机回来，而行李箱却没有随她一起到达。她说她认为自己已经发现了系统的一个漏洞。
“你得把您的抱怨写在书面上。”对方这样回答。
“这不是抱怨。这是你可以改进系统的一些信息。”
“我们这里不处理抱怨。实际上你必须把它写在纸上。”
“我没时间写下来，而且我不是在抱怨。我已经把行李箱取回来了，我只是想让你知道，如果调整航班你们的行李处理系统会出问题，我是为了让你们改正。”
“哦，我帮不了你。你得打电话给机场管理者。”
“好吧，电话多少？”
“我们实际上不是这个意思。”
卡恩还愿意不厌其烦地把这个信息再传达给机场吗？
机场是否需要像卡恩这样的顾客的信息呢？
对抱怨应心存感激。这是来自关心你的人的重要信息。
2． 抱怨是警告
既然大多数顾客都因麻烦而不愿抱怨，我们就不应当把每个抱怨当作一个孤立的事件，而应看作是一个我们的组织按惯性运行中的一个典型。
把抱怨看作改进的和建立顾客忠诚度的机会。
3． 抱怨是机会
你知道吗？和一切运行得很好的情况相比，如果你很好地处理抱怨，你的顾客会对你更忠诚。PIMS研究还显示，如果我们能又快又好地处理顾客的抱怨，95%的顾客会保持忠诚度。
处理抱怨
我们怎样才能处理“好”抱怨呢？我们所用的方法很重要。实际上，和按自己意愿解决问题相比，大多数顾客更看重自己被尊重的程度。的确如此，大多数顾客更愿意我们尊重他们，超过按其愿望解决问题。
过程是最有用的，而不是结果。
下面是过程：
L-L-A-R-A-A是我们很容易记住的缩略语。
1． 看（Look）。保持目光的接触，并运用显示出关注的肢体语言向抱怨者显示你正在倾听。如果抱怨者是通过电话进行的，注意你的语言：尽可能地用“哦”、“我明白”等等表示你在倾听。
2． 听（Listen）。仔细地听。听出抱怨者真正想告诉你的是什么。把你所听到的转换为4个F：事实（Fact）、幻觉（Fantasy）、传闻（Folklore）和感觉（Feeling）（见25节）。
3． 确认（Affirm）。正如我们在16节看到的，当人们谈话时，点头表示确认，可以使我们得到比应付地听多两倍的信息。
4． 重申（Restate）你所理解的。使用回复的倾听技巧证明你在听并且理解，如果需要的话，让人们平静下来，并消除误会。重申事实和感觉。
5． 问（Ask）正确的问题。正确的问题可以是：“我怎样做对你最有帮助呢？”或者是“请你再向我解释一下好吗？”或者“那件事什么时候发生的？”这要视情况来定。
6． 行动（Act）。负起责任，解决问题，或委托别人纠正过来。不要用“哦，这不是我的工作”或者“你得把你的抱怨写下来”或者“你得跟老板说”这一类的话把顾客打发走。
L-L-A-R-A-A有助于我们更专业地获得好的信息。让顾客畅所欲言，这是处理好抱怨的第一步。它引导我们进入透明沟通模式——获得好的信息，给予正确的信息，取得进展。