一般人认为：透过电话将事情说清楚，似乎是一件很容易的事，但实际上却很困难。
尤其是当对方的地位高，或所谈之事非常重要时，自己就常会处于一种“怯场”的状态，大脑一片空白。即使没有这么严重，能将事情正确地说清楚的人，也少得可怜。
所以，将资讯正确而简洁地传送给对方前，必须先在头脑中构想清楚。如果不能正确地把握何时、何地、谁、做什么、方式、如何这五个项目，就不能简洁地将一件事告诉对方。
在打电话之前，将要谈的内容记录下来，就是简便易行的好方法。如果再将有关此事的资料也准备好并放在手边备查，就完美无缺了。这么一来，即使被对方反问，也能很快有条有理地回答。
还有一点，在拿起听筒之前，我们还要准备好记录。
当我们讲电话手持听筒时要用哪一只手？可能有人认为用哪只手拿还不是都一样。
话虽如此，但如果用左手拿，而将右手腾出来，在打电话的过程中，就可以作纪录、查资料。反之，每次都向对方抱歉地说“请稍等片刻”，并换另一只手拿听筒，就容易耽误时间。此外，还会让对方留下不得要领的印象，从而对谈话产生负面的影响。
为了避免这种不高明的做法，听筒应用左手来拿，并随时将记录本和资料放在手边，以便能迅速地作出反应。
身为一名上班族，我们还必须了解所任职单位的性质是什么，与哪些部门或单位有业务上的往来。如果不了解工作的内容，就会连一通电话都不能转达得令人满意。
例如，要是接到与自己所在的部门往来密切的单位来电，却连对方的名称都弄错；或者不知道对方应该与哪个部门有联系，就会使整个单位丧失信誉。
为了避免这种情况，建议制作一个自己专用的名单，上面简洁明了地列出往来单位的名称、负责人的姓名与电话号码等，并放在电话的旁边。
如果可能的话，在这张名单中不仅要包括自己所在的部门，还应写出除此以外和其它部门的工作性质。这样一来，就能理解公司的业务内容，然而使工作变得更为有效。
自报家门的艺术
一般人在接听来电时，习惯性的先从“喂喂”开始应答。但是，正确的接电话方式应该是先自报家门。
当我们打电话时应先主动自报姓名，要是连名字也不说，突然说出“请XX先生接电话”，就略显失礼。因此，应在被对方尚未问起“请问你是哪位？”之前，先主动自报姓名。
自报姓名时，应将自己所任职公司的名称与自己的姓名，同时告诉对方。我们时常会遇到只说出公司名称，而不报自己姓名的人。确实，我们可以理解此人想以该公司职员的身分代表，但是却会对接电话的人造成麻烦。因为无法正确转达来电者为何人。
此外，如果不知道名字，会对以后的工作带来许多不便，如果自己要找的人不在，还会造成联系困难。
在接电话时也是如此。我们应拿起听筒后，口齿清晰地说“您好”，再说出自己的公司名称和部门名称“这里是XX公司”、“这里是XX部门”。
在对方报出自己的姓名后，别忘了再加上一句“平日多多蒙照顾，不胜感激”。一般人对这种话通常会很难说出口，因为“自己并没有受到这个人的关照”。
可是在商业上，有所谓的社交辞令。即使是与对方初次打交道，如果说一句“承蒙关照”，会给对方有更好的印象，结果就会完全不同。