首页 -> 2008年第8期

高校教务管理的流程再造与组织设计

作者：刘国买　许德仰

管校长审批或校长办公会决定。明确岗位职权，有利于提高工作人员的积极性、主动性，增强了工作人员的责任心，同时简化了工作流程，提高了工作质量和效率。
　　再次，以服务为导向，优化工作流程。管理就是服务，要以师生的需求为导向，以师生的满意度为评价工作质量的准则。因此，在流程再造过程中，需要依靠现代化的技术手段，构建网络服务平台。例如：我们建设的综合教务管理系统，使日常教务管理信息和管理工作实现了实时动态化，教师课程的申报、查阅教学任务和课程安排、学生选课和查阅成绩以及教室借用等，均在网络环境中实现，并能及时获得信息和回复。以服务为导向的流程优化，减少了师生的来回奔波和多次反复，有利于师生的个性化需求，提高了他们的满意度。
　　
　　三、高校教务管理组织设计
　　
　　组织设计主要是指组织结构的设计，是为实现组织目标及发展关系而创建结构的过程。
　　为使组织结构的设计更合理、更有效，在进行组织结构设计时应遵循以下基本原则：统一目标原则、分工协作原则、权责一致原则、精简效率原则。遵循上述原则，结合教务管理工作流程再造对教务管理组织进行重新设计。
　　
　　1.明确管理组织目标和任务，并将目标任务进行分解，规定组织中的每个部门、每个人在组织中的责任、具体工作及标准要求。教务管理组织目标和任务就是维持学校各项教学活动顺利运转，包括组织制订教学计划、教学建设，安排教师上课、学生选课和组织考试，组织教学质量检查和教学评估等。首先，将上述任务分解成一个个具体的工作项目，再将项目按照时间轴分解成工作单元，规定每一个工作单元的具体任务、质量标准、完成时间。其次，按照每一个具体的工作项目的性质和要求，以及学校、院(系)的职权和每一个工作岗位的职责，明确每一个工作单元归谁负责、何时完成、从谁手里获得信息和资料、下一步移交给谁以及移交什么。我们制订的《福建工程学院校系两级教学管理暂行规定》明确了“学校做什么”、“系部做什么”、“工作标准和要求”，《福建工程学院教务处内部管理规定》明确了每一个工作岗位的职权和责任要求。
　　
　　2.集成任务，整合资源，构建“服务中心”和“技术支持中心”。由于不同工作单元的性质、难易程度、到达时间以及完成时限等不同，工作分解过细或部门设置过多，势必造成忙闲不均、资源浪费、信息流动不畅。因此，按照任务性质进行集成，有利于优化资源配置。促进合作共事，便于信息的交流与共享，提高工作效率。例如，清华大学就以综合教务管理信息系统为支撑平台，新建两个服务性功能中心：“注册中心”承担全校学生(含研究生的大部分)的注册、选课、成绩统计和管理、学习信息咨询等服务功能；“教学研究与培训中心”为教学第一线教师的上岗业务和技术培训提供服务，组织教学示范课观摩，获取教学过程信息和质量评价数据等。信息技术和网络技术的发展，促进了任务整合，优化了资源配置，随着综合教务管理信息系统和教学资源平台系统的开发和建设，许多学校教务处组建“技术支持中心”或“技术服务中心”，完全改变了过去教务处机构设置的方式。
　　
　　3.强调组织学习和自我更新能力。教务管理是具有很强的政策性、学术性的管理工作，要求教务管理人员熟悉和准确把握政策、法规的内涵和实质，熟悉和掌握教育教学规律，并能够灵活应用教育教学规律创造性地开展工作。教务管理组织及其工作人员应该具有学习能力、研究能力、判别能力和执行能力，能够接受新知识、新思想，不断地改进工作方法，提高工作质量。因此，对教务管理人员的知识结构和能力、素质要求越来越高，新进教务管理人员基本上要达到硕士研究生以上学历。
　　
　　责任编辑：余大品

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