首页 -> 2007年第12期
高校声像档案收集难的原因及对策
作者：高云燕
（一）高校声像档案管理的必要性
高校声像档案涉及的范围广、信息量大、真实性和可信度高。学校每次举办重大活动、重要会议，都会安排相关人员拍摄录像。这其中既有宣传部门的人员，也有主办部门的人员，形成了许多有价值的声像资料。这些声像资料，生动形象地记录着学校发展的过程。通过对这些声像资料的筛选、整理，就形成了声像档案。随着时间的推移，声像档案有可能成为学校珍贵的财富。
由于学校的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，就需要对它们进行科学的管理。目前，声像档案普遍存在着归档不齐全、保管条件差、管理混乱等问题。声像档案管理已经滞后于档案工作的整体发展水平，因此，一定要采取有效措施，加强声像档案管理工作。
（二）高校声像档案收集难的原因
众所周知，档案收集难的问题是一个存在已久的问题了，高校也不例外。档案人员对于纸质档案的收集的重视程度要远比声像档案的重视程度高，而且声像档案在收集、整理和管理上历来比较复杂。尽管相当多的高校档案馆采取了各种方式来管理声像资料，但目前，在声像档案的管理上仍存在着一些问题：没有集中统一的声像档案室；有一定的档案管理，但归档不完整、保管条件差、检索和利用率差，没有“资源”意识。我们知道，收集工作是声像档案管理的基础，前期工作做不好直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。具体来说，高校声像档案收集难的原因有以下几个方面：
1．声像档案意识薄弱。
在日常工作中，人们的档案意识薄弱，往往存在着一些思想认识上的误区：有些人根本就不知道什么是声像档案，误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，认为拍完、录完就算完成任务了，随意把声像资料堆在一边，没有及时加以整理、归档，使很多本来很珍贵的声像资料失去了其应有的保存价值和利用价值；也有部分人误以为谁拍的资料就是谁的了，怎么处理这些声像资料属于个人或部门的行为，缺乏全局观念，档案意识不强；还有部分人明明知道声像资料应该归档，但仅考虑个人或本部门工作方便，致使部分声像资料长期在个人或各部门内部保存，不移交档案馆统一保存，对声像档案管理缺乏重视。当人员变动或机构调整时，便极易造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。
2．声像档案形成的部门比较多而且散，加大了收集难度。
一是多个部门同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后档案材料也各归东西，造成了声像档案收集难的状况；二是对于相对单一的活动，各主办部门大多会自己摄录一些声像材料，造成产生声像档案的部门比较多，给档案人员的收集工作增加了一定的难度；三是档案人员的信息渠道不畅通，信息滞后，因此有些会议、活动，从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；四是虽然档案馆制定了相应的声像档案管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施，使形成的档案没有及时归档，用完之后就归为己有或是下落不明，加大了声像档案收集的难度。
3．收集渠道不畅，档案馆馆藏的声像档案匮乏。
高校档案馆是保存档案并向学校各部门提供利用的基地。但目前高校档案馆馆藏声像档案极为匮乏。声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片（数码照片除外）底片需同时归档，影像需辅以文字说明。如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。但由于声像档案散存在个人或各部门内部，并且没有专人负责，甚至本部门的兼职档案员也不清楚具体的情况，致使各部门声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之收集措施不得力，渠道不畅，造成档案馆馆藏的匮乏。
（三）加强高校声像档案收集工作的对策
1．加强宣传力度，提高档案意识。
搞好高校声像档案工作不仅是档案馆的事，更是各立档单位乃至整个学校的事，而各级领导的重视是做好声像档案工作的重要保证。领导重视了，专职档案人员才有工作的动力，兼职档案人员才能重视起来。这就需要高校档案馆动脑筋了。一要争取校宣传部门的大力支持，进行宣传，引起全校的广泛关注，从而提高教工，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二是档案馆要主动出击，加强自身的宣传。中国民航大学档案馆在学校的宣传长廊有固定的版面。档案馆充分利用此阵地进行档案知识的宣传，定期更换。尤其是一些老照片的展出，更是引起了广大员工的关注，起到了很好的宣传作用；三要抓住机遇，服务中心工作。档案馆、各立档单位要善于抓住机遇，结合本校、本单位中心工作，通过馆藏声像档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。
2．加强管理，制定办法，疏通收集渠道。
高校档案馆要改变声像档案收集难的现状，就要制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作。要确保有关法规和制度落到实处，制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
实现声像档案收集完整，就要结合高校工作实际，建立并疏通收集渠道，采取多种形式收集。主要有：
（1）重点单位、重点科室重点收集。针对高校而言，宣传部、工会、离退处等部门产生的声像档案比较集中，因此档案馆的工作人员要经常深入到这些部门，及时沟通，了解情况，进行业务指导，有重点地强化收集。
（2）重点人物（摄录人员）直接征集。负责摄录的人员要相对固定，对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。
（3）广泛的社会征集。对散存在民间的声像档案，运用发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献、建立名人档案、个人代存等方式广泛征集。
3．档案馆要建立服务意识，提供良好的保存环境。
从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。作为档案馆，要努力创造条件，力求妥善保管好声像档案。首先，声像档案要按声像档案管理规定进行分门别类的组卷、编目、归档，用声像档案专用的恒温、恒湿、防磁的箱柜存放。其次，档案馆要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等，尽量延长声像档案的寿命。提供良好的保管环境，就可以使归立档部门觉得将声像档案放进档案馆放心、省心，从而提高声像档案收集的齐全率。
同时，高校档案人员要有强烈的服务意识，打消归档部门不必要的顾虑：移交档案容易，借出使用困难。档案人员不但要随时欢迎归档部门来档案馆借阅查询，还要做好声像档案信息资源的开发利用，主动为各归档单位提供服务。