首页 -> 2008年第9期
就课本中有关“通知、通报”的一点看法
作者：梁兴利
在中等职业教育国家规划教材《语文》（基础版）第二册中，第二单元的学习内容是应用文的写作。关于课本中这个单元的有关通知、通报的知识，我认为有不妥之处，下面就一一列举，请大家指正。
课本的33、34页，在介绍通知种类中的第二种——指示性通知时说:“上级机关对下级机关有所指示或有所部署，但限于权限或公文内容，不适宜用‘命令’或‘指示’行文的，一般采用通知的形式。”文中提到的“指示”是1994年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》所规定的12类12种公文之一。这12类12种公文包括：（一）命令（令）；（二）议案；（三）决定；（四）指示；（五）公告、通告；（六）通知；（七）通报；（八）报告；（九）请求；（十）批复；（十一）函；（十二）会议纪要。但在2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》中已改为13种，撤掉了“指示”，“公告”和“通告”分开，加了“意见”。我认为既然已经撤掉了就不该再提，应以新的规定为准。
课本的第36～39页，举了五个通知的例文。例一和例五中的发文字号一个出现在标题的下面，一个出现在文头中。见此情况，学生就会产生疑问：公文的格式一般是不能随意更改的，那么为什么发文字号放在这两处中的任何一处都行呢？事实确实是发文字号放在这两处都可以，但是课本没把情况介绍清楚。这里涉及到公文的格式问题。课本把有关公文的格式问题放到第四册第八课去讲了，而公文格式的问题应放在第二册，在学习通知、通报知识之前讲才对。第四册只举了标准的格式，但还不够具体，不妨参照这个介绍（见附表）。公文的格式有两种：一种是标准的公文格式，是政府机关使用的、内容较为重要的公文，俗称“红头文件”；一种是简化的公文格式，是一般单位使用的。发文字号在简化的公文格式（例一）中和标准的公文格式（例五）中位置是不一样的，也是允许的。这样，学生就不会再有疑义了。
在课本的第35页介绍常用通知的写作方法时，指出标题一般包括发文机关、公文事由、公文文种，这三要素有时也可以省略其中某些部分，也就是说，有完整的标题和简化的标题两种。文中说，“如果内容简单，标题也可以不写‘通知’二字。”我认为，标题的三要素中，发文机关和公文事由在某种情况下可以省略不写，像在机关专用发文纸上已印有发文机关名称的，发文机关就可以省略，只写事由和文种，但公文文种是不该省略不写的。“命令”、“公告”，按习惯，标题中往往省略事由，例如《中华人民共和国主席令》；还有只写文种的，如《公告》。所以应该改“不写”为“只写”才妥当。
在介绍常用通知的写作方法这一部分，指出，“主题词写在文尾分栏线上一行，顶格书写，两词之间各空一格，不用标点符号。”可是例五中并没有让“主题词”顶格书写。评点中说主题词“书写合乎要求”则应与举例要求一致。
此外，关于主题词，文中是这样介绍的，“主题词是根据公文内容概括出的表达主题的规范化名词或名词性短语，以便公文的归档和检索。”没有明确概括出来的主题词是否一定会在文中出现。有的书上是这样介绍主题词的：“主题词又称关键词，是将文件中代表其基本内容和形式特征，起关键作用的词语选择出来，写于文件的规定位置以供制作索引和电子计算机检索之用，主题词不一定表达一个完整的意思，不考虑语法上的结构，仅直接地组合在一起。”（吉林教育出版社：中等职业学校教材《语文》第三册）。这就比较明白地说明了作为主题词的词语应是文中原有的词语。
再说一下通报。在课本的第41页，讲解通报的构成时写道，“通报的格式，一般由标题、正文、发文机关、发文日期构成。”通报的构成没有提到主送机关，主送机关是公文收受、承办的机关，相当于书信中的收信人。既然如此，公文的主送机关应是其中的一个重要组成部分，从众多的例文中也可以看出这个问题，所以我认为介绍通报的构成时应把主送机关加进去才对。
以上就是我关于通知通报这一部分知识的一点看法，是否妥当，望大家指正。
附表：
简化的公文格式：
标题
编号
主送单位：
正文
附件
公章
年 月 日
抄送单位名称
标准的公文格式
