首页 -> 2007年第9期
高职院校管理部门效能建设初探
作者：许志跃
关键词：绩效评估；效能建设；服务质量
随着我国高职教育办学规模的迅猛扩大，高职院校内涵建设迫在眉睫。作为重中之重的高职院校管理部门效能建设备受广大教师学生的关注。高职院校管理部门工作应以服务性工作为主要内容，服务质量和绩效高低即管理部门效能，直接体现高职院校办学的整体水平。目前，在高职院校管理部门效能建设中，要解决管理部门及其工作人员服务意识不强、总爱以领导自居，官本位思想过重、关卡过多、工作透明度差、协调不够，工作时效性不强、解决问题没有紧迫感和时间观念，管理方式方法不科学、管理层次性和类别性区别不够等等这一系列问题，必需强化绩效评估。
高职院校管理部门效能建设中绩效评估的目标与作用
（一）绩效评估的目标
绩效评估以技术和管理为目标。其技术目标的重点在于力图开发一种工具，以精确地测量个人的绩效，以便确认个体的强项和弱项。其管理目标在于让各职能部门能结合自身实际，制定一套科学的、量化的、操作性强的管理部门效能建设绩效考评办法，对管理人员实施有效管理和科学考核。这样，管理者通过绩效评估可以达到以下几个目的：强化管理层的预期；激励管理部门工作人员改进绩效；公平分配，组织奖励；进行人事管理研究。
（二）绩效评估的作用
制定衡量管理部门工作效率的标准从质的角度定标准：选择一定的标准并建立相应的测量方法。主要是把管理部门管理活动放置于整个行政管理系统中，考察管理部门管理是否正确而充分地履行了职能。其一，考察管理部门管理目标和决策本身的政治方向。即是否遵循了民主和法制的原则，是否符合最广大教职工和学生的利益，是否全心全意在履行行政管理职能，是否正确贯彻执行了党和国家的教育路线、方针和政策。其二，考察各职能部门是否发挥了自己应有的功能。即是否及时地解决或有成效地排除困难，是否就许多可行的办法、途径和方案做出最佳选择而全面完成任务。其三，考察管理部门的整体和各职能部门在处理长远利益与眼前利益、学校利益与部门利益、群体利益与个人利益诸关系上，是否把长远利益、学校利益和群体利益放在首位。其四，考察各管理部门是否遵循了管理部门管理的规律和原则，把工作的整个环节都置身于行政监控和民主监督下，并充分发挥人力资源和物力资源的作用，做到人尽其才、物尽其用、财尽其利、时尽其效。从量的角度定标准：主要是考察管理部门管理中，人财物力资源和时间在数量上的耗用程度。
制定测定管理部门工作效率的方法管理部门的职责权限、业务性能、组织形式、工作方式不同，测定效率的方法亦有区别。对管理部门的执行效率的高低，可以用五种数量测定方式：其一，行政费用测量法。即对管理部门工作所耗的人、财、物力进行财务核算，看其在单位时间里是否以最少的投入获得了较佳的产出。它包括项目费用、人均费用和事均费用的测定。项目费用测定，即把每个部门的工作项目所获成果与项目耗用作比较。人均费用测定，即先算出整个管理部门费用的总数，然后按管理部门人员人数摊算出平均数，比较各部门人均费用的高低。事均费用测定，即把每一人员完成的工作数量与其工资额对照，算出每件工作的平均耗费。其二，管理职能测量法。以管理部门和人员是否圆满地完成任务为依据来测量。规定每种职能的各项指标，每项指标分理想的和必须达到的标准，分别编写最高和最低分数线，同时确定主要指标和次要指标所占分数的比例。然后，照实际情况计算每种行政职能实得的分数。其三，管理要素计分法。即对影响工作结果的人力、经费、设备、机构、制度、方法等因素，按其作用规定标准分数并算出实际分数，然后把实际分数相加，其总和的多少就意味着效率的高低。其四，标准比较测量法。各项管理事务都有一定的要求和标准，用公认的或权威部门规定的标准与效果相比较，合标准者为效率高，不合标准者为效率低。其五，统计数据判断测量法。即利用现有的办公室费用、人员编制、公文处理、会议召集等方面的统计数据和报表资料，对管理部门工作效率的高低做出判断。
在具体运用上述方法时，质和量两方面都应依据管理主体的特点进行综合考察。忽视质量方面的考评，易使管理部门和个人为追求工作的数额而不顾公众道德、学校形象和社会效益，甚至丧失正确的政治方向并以权谋私。忽视数量方面的考评，易使管理部门机构臃肿、僧多粥少、职责不明、人浮于事、公文旅行，甚至官僚主义严重且劳民伤财。
此外，要注意效率标准的正确导向，发挥其定向指引和教育激励的作用。要注意效率标准的相对量化和可比性，把定性描述与定量分析结合起来、精确量化与模糊量化结合起来，保证效率测定的可行性。
影响管理部门效能建设的制约因素
管理体制因素管理部门内部组织的设置、编制、结构、层次、分工、活动原则和方法都对效率有直接制约。此外，管理部门的职位是否能保证最恰当地围绕完成本部门的职能而构架，管理过程中的每个环节是否流畅，法律关系是否明确和协调，对效率影响也极大。
人员素质因素管理部门人员自身的政治思想、业务知识与技能、工作方式、职业道德修养等方面的素质高低和发挥程度，直接影响效率。
办公环境因素包括物质因素和时间因素。前者如办公房舍建筑与分配、办公室的大小、办公室桌椅和文具的摆设、光线的强弱、空气的流通与新鲜、室内温度的高低与噪音的大小、办公用具和设备的落后与先进。后者如工作流程的安排、工作时效的多少、休息时间的间隔、工作操作的连续。这些环境因素对工作效率的提高有着不容忽视的影响。
提高管理部门服务质量的举措
在明确了提高管理部门绩效的测量标准和制约因素之后，可以从如下几个方面提高管理部门的服务质量。
实现管理体制的科学化第一，建立健全合理的规章制度，包括个人负责制、岗位责任制、目标管理制。这些必须与检查、考核、奖惩制度相互配套并严格执行、各司其职、各尽其责，这是提高管理部门效率的制度保证。第二，综合工作流程。通过精简机构、转变职能等方面的改革，减少环节，简化程序，缩短流程，体现节约和反对官僚主义的原则。第三，提高工作的透明度。对各部门或机构的管理权限、管理程序、业务法规政策、行政经费开支等，要在遵守保密法的前提下一律合理公开；对管理部门人员的奖惩一律公开；政情通报定期公开发行。这些公开性措施，便于公务的管理，能提高管理部门的自律力，也便于民主参与和民主监督，从而保证高效化的质量。
提高管理部门人员的素质首先，要严格实施管理人员的考试录用制度，建立年龄结构、专业智能结构合理的领导班子和管理人员群体。其次，要有计划地采取多种方式对管理工作人员进行业务培训，努力提高他们的技能、技巧，使他们致力于追求卓越。再次，改进管理部门作风，全心全意为领导、师生员工服务，树立管理部门的公仆和勤务员的形象。
实施效能监督和绩效考评第一，强化管理部门效能监察及工作督导。学校纪检监察部门要采取有力措施，设立管理部门效能投诉中心，对各种官僚作风、老爷作风进行检查监督，对违法乱纪行为依照有关规定坚决予以追究处理，防止和纠正“以官代法”、以权压法、徇私枉法及有令不行、有禁不止的现象发生。第二，实施绩效考评。一是要把绩效考评纳入年度考核。二是实施效能告诫。行政管理部门工作人员违反效能建设规定，予以告诫。三是追究效能责任。
总之，管理部门作风和效能建设是高职院校改革、发展的先行工程，强化绩效评估是提高管理部门服务质量的一个重要手段。高职院校普遍办学时间不长，各方面管理比较薄弱，这些“软件”上的缺陷已随着高职院校的规模扩张而成为制约高职院校进一步发展的“瓶颈”。绩效考评的落实，无疑是管理部门效能建设能否得以加强的关键所在。强化绩效评估，能使高职院校处于规范、便捷、和谐的运行状态。
参考文献：
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作者简介：
许志跃（1970—），男，法学硕士，漳州职业技术学院副教授。