首页 -> 2007年第12期
关于高职院校档案工作的编研创新
作者：陈 红
关键词：高职院校；档案；编研；创新
在当今社会，人们对信息的需求量越来越大。院校档案是历史的真实记录，是一种重要的信息资源，是学校各项事业持续发展的重要依据，也是社会的一笔宝贵财富。档案部门要适应时代潮流，大力开发档案信息资源。高职院校档案馆要把大力开发档案信息资源，把为学校行政管理工作与教学教研工作服务作为自己崇高的职责。而编研工作是开发利用档案信息资源的一种重要手段。更新观念，拓宽编研思路，拓展编研工作领域，是档案工作者尤其是高职院校档案工作者值得研究的课题。
目前，各学校根据《高等院校档案实体分类法》将档案信息确定为10个一级类目，分别为党群、行政、教学、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会等。这样，各学校档案馆就汇集了大量的信息资源，然而利用面广、作用大的编研成果仍然不多，主要表现在以下几方面：（1）档案编研成果种类少。学校行政管理方面的成果多，教研工作尤其面向学生方面的成果少。（2）重藏轻编，重编轻研，汇编型的成果多，研究型的成果少。（3）编研成果形式单一，局限于印刷成书，没有大胆地引入大众传媒方式如电视、网络等。
档案信息的编研工作之所以出现上述问题，从客观方面来看，一是因为储藏数据单一，缺少精品和珍品，具有学校特色的档案不多；二是技术手段落后，没有实现从手工管理模式向计算机管理现代化模式的转变。从主观方面来看，一是编研人员调查研究少，未能充分掌握领导和师生对档案资料的需求情况，难以编出为热点工作服务的成果；二是编研人员未能实现超前思维，不能提前汇集信息资源并编写围绕学校中心工作、为领导决策服务的成果；三是运作上和形式上限于思维定式，没有突破。
要改变这种状况，编研人员需要转变观念，创新编研工作，积极、主动、超前地开发档案信息资源，为学校的各项事业服务。
加大征集力度馆藏资源的贫乏是制约编研工作向深层次发展的主要因素。没有种类丰富、特色浓厚、时效性强的档案资源，编研人员即使绞尽脑汁，也难做无米之炊。因此，加大征集力度，扩大征集范围是做好编研工作的前提。近几年来，随着国家大力发展职业教育以及高职院校教育事业的发展，形成的档案信息急剧增加，学校档案工作者要采取积极的措施，按照《档案法》和《普通高等学校档案管理办法》的要求，完整、准确、系统地归档。例如，我院在完成教学、文书、会计、科技、人事等材料收集的同时，账外材料如开会、交流、庆典等带回材料也及时收集、归档。档案人员平日要做有心人，注意外界对学校的宣传和报道，并将相关的材料及时完整地加以收集。力争载体形式多样化，除纸质档案外，可进一步收集音像档案资料、照片档案、实物档案等，我院已经建立了音像档案、照片档案及实物档案等管理办法，一年来已收集了近百幅照片与实物，大大拓展了馆藏空间。再者，征集方式可以多样化，可以面向个人和面向社会征集，可以采用有偿征集和无偿接收方式，可以单独征集或者与他人合作（如与电视台、报社等媒体合作，与实习实训单位合作）征集。只有拓宽收藏范围，丰富馆藏种类和数量，进行范围广泛的档案信息收集工作，才能使档案信息更加完整，才便于开展档案的二次开发编研工作。
拓宽选题思路选题是编研工作的开端，编研成果成功与否，取决于选题是否恰当。首先，选题要考虑学校的中心工作，围绕教学教研的热点问题。这就要求档案人员深入了解和积极关注学校各方面对于档案的需求情况，使编研工作具有针对性，能够有的放矢。例如，可以针对学校的工作实际开展文档信息服务；也可以出台规章制度汇编、文件汇编、案卷检索目录等等。同时，如果了解到学校今后将开展某项重大工作，编研人员也可以超前思维，确定选题，提前编出能够服务该项工作的成果。例如，我院明年将要接受国家教育部对高职高专人才培养工作的评估，档案编研人员就可以根据评估细则编制相应的资料汇编。其次，选题要考虑馆藏自身的特点，可以选择小、精、专的课题，或者综合性的课题，不要一味追求像《名人录》、《校友录》等大课题。此外，选题不要局限于馆藏，可以把选题范围向系部档案室延伸，以弥补馆藏档案的滞后性，增加成果的时效性。第三，编研工作者可以同其他相关档案馆合作，选择一些研究型的课题，对某些特定时期的档案进行研究；可以同当地的政府档案馆、博物馆及有关部门合作，编写有本校特色的成果；也可以与实习实训单位联合开发课题，为教学教研开发课题，比如高职高专特色专业的培养研究、就业信息的综合分析以及特色课的设置研究等等。
更新编纂的工作方法在信息社会中，纸质档案“一统天下”的局面将被纸质档案、声像档案、电子档案并存的格局所代替，传统的编研模式将向多载体、全方位、深层次地开发档案信息资源等方向转换。今后的编研工作一方面要立足于现有的编撰方式，另外也可以在以下方面进行尝试。一是利用档案资料和现有的成果，借助广播、电视等形式，单独或者与他人联合拍摄某个领域、某个方面的专题片，开展声像编研。例如，我院在招生宣传中与电视台合作，联合拍摄《校情》片，在校庆的日子里制作《校友录》、《校貌》片等。二是围绕“老字号”做文章，与有关新闻媒体合作，利用馆内保存或征集的照片、报纸，开发老照片、老新闻、老地方等系列，以反映学校教育改革发展的变化和成就，例如《校史上的今天》、《年鉴》、《毕业照》等。三是探索和学习编制更多的既能运用于传统的信息传播工具，又能适应电脑、网络等现代化媒介的成果，使该成果能够制作成网页登上校网，如《案卷目录》、《历届毕业生学籍情况登记》、《大事记》等等。
经济效益和社会效益并重档案工作者一方面可以通过编研成果扩大宣传档案馆，提高档案的知名度，另一方面也可以增加对学校的宣传和对实习实训单位的宣传，增加档案的社会效益和经济效益。虽然档案工作是一项社会服务性的工作，不能以追求经济效益为目标，然而鉴于现实条件，编研工作在生产社会效益的同时，应尽可能创造经济效益，以减缓馆内并不宽裕的财政方面的压力。可以采取如下做法：一是选题要多方调查，注意选择那些利用面广、实用性强、与经济建设结合紧密的项目，并采取联合汇编、共同署名的形式，既减少点支出又有微薄收入。二是出版要坚持实事求是，量力而行，注意节约。编研成果是采用打印成册，还是印刷成书，数量的多少等问题都要科学决策，精确计算，避免浪费。三是发行要加大宣传力度，通过多种渠道和途径推销编研成果，不要让编研成果一经成书，就被尘封，无人问津。
编研工作的开展要坚持与时俱进的创新思维，紧紧把握时代的脉搏，积极捕捉学校教学教研的热点，立足为国家的教育事业服务，为更广大的师生服务，多出精品。这样，编研工作才能在档案工作领域中占据重要地位，才会拥有长久的生命力。
参考文献：
[1]吴绪成，刘文彦，莫列义.整合档案资源 创新档案编研——以湖北省为例[J].中国档案，2006，（10）.
[2]林传祥.关于编研[J].中国档案，2002，（5）.
作者简介：
陈红（1967—），女，江西省鹰潭职业技术学院馆员。