首页 -> 2008年第5期
系统管理理论在职业院校管理中的应用
作者：楼玉宇
关键词：系统管理理论；学校管理；应用
为科学有效地应用现代系统管理理论、观念、方法，使学校日常教学、科研工作科学化、高效化，内部管理工作的方向性和有序性是值得学校管理工作者研究和实践的重要课题。
（一）确立系统整体观念，保证管理的有序性
学校是一个特定的社会组织系统，要把整体目标的最优化列为自己的奋斗方向。要对学校实行科学有效的管理，就必须讲究效益而且是整体效益。整体效益主要体现在充分利用各种人才、学科、设备、环境、信息等资源的投入，求得人和人、人和物、物和物等各种资源的最佳组合效应，并产生巨大的综合效益。学校系统管理的综合效益，必须充分体现在人才培养这一根本任务上，主动适应国家经济社会发展，紧贴市场需求，拓展更广阔的办学空间，获取更多更好的办学资源，培养社会满意的高技能应用型人才。学校系统管理的最佳组合，一定要以学生全面发展成才为目标，以教育教学质量为核心，以特色专业建设为龙头，以师资队伍建设为根本，以条件建设为基础，以素质教育为抓手，努力提高人才培养质量。
（二）明确系统目的性，实行目标管理
实行科学有效的管理，就要有一个整体长期、中期和近期的功能目标，即总目标（学校在一定时期预期达到的总目标，即学校发展思路与发展目标），以及为总目标的实现而必须达到的按系统结构排序的目标体系（即学校各系部、处室以及教职员工的工作目标和任务），从而实行目标管理。确立学校战略发展目标，包括总目标（学校总体发展思路、办学理念、特色定位、办学模式和办学规模等）、分目标（专业建设规划、人才培养模式、队伍建设与培养、对外交流与合作、科研与科技服务、内部管理体系等）和子目标（每年的年度计划、每学期的工作措施等）。在具体管理实践中注意子目标必须和总目标一致，并服从于总目标。将学校的战略发展目标与年度计划密切结合，与系部和职能部门的任期目标紧密结合，与各部门、各单位以及个人的工作任务有机结合。这是系统管理的主要手段，有利于调动全校各部门和教职员工的积极性和创造性，激励各个部门和全体教职员工同心同德、齐心协力、自觉努力完成自身的任务和目标，从而实现学校战略发展目标。各个要素组合应该追求最佳组合。教学部门以提高教学质量为核心实行定量目标管理；科研部门以拓展社会服务为重点进行科技服务项目的目标管理；机关职能部门以提高服务质量和服务水平实行目标管理等。总之，一切都依各单位、各部门的工作特点而定。从服务总目标出发，通过协调和综合平衡，要求整体系统进行强有力的组织管理，使各种要素的特定功能达到强有力的最佳组合，充分体现“立足地方、依托行业、服务社会”，具有较强的自身发展能力，具有重要的社会影响，具有地方特色和行业特色。
（三）运用系统相关性，实现层次管理
学校内部系统不是各个部分的简单凑合，而是各个部分有机联系构成的整体。常常出现学校内部关系的变化或关键环节的人才使用导致原有系统能力成倍增长或大幅度降低的情况。前者是系统各部分在默契协作中发挥了超常的功能，后者是在内耗中消耗了时间和精力，发挥了较低的功能。学校实行科学管理，就需要从系统各个组成部分的关联上去把握系统的层次结构关联，使系统内部各个部分都能按系统整体要求发挥各自的作用和功能。需要大胆放手，授权管理，实行责、权、利统一，这样才能使系统正常运转并获得有效的管理。学校管理不可越级管理、越级指挥。系统管理是有层次的，不同层次的系统均有自己的特定功能，它们不应相互干扰，相互取代。上一层次只负责直管层次的事务，下级事务应由直接主管去解决。管理中出现的任何层次上的混乱，必将损害整个系统的管理效能。同时，学校管理中不仅要考虑本系统内部各层次结构的关联，还需注意系统本身和外部环境的关联性。因为学校是整个社会系统的一个组成部分，每一个项目都会受到社会系统的影响和制约。若仅从系统本身内部关联着眼而忽视与大环境的动态相关，往往也会影响学校内部系统的正常运转。
（四）把握系统动态性，实行动态管理
实行动态管理的重要条件是信息沟通渠道的畅通无阻。不仅要保持系统内部的信息流通，而且要使系统灵敏地接受外界的有关信息，以作为调节系统运转的依据。信息是人类生存和发展不可缺少的资源，是现代化的重要工具，是一切系统的联系中介和社会进步的关键环节。职业院校需要完整地掌握内部和外部环境变化信息，及时修缮本系统的运转状态，充分发挥信息的功能和作用，让信息在大力发展现代职业教育的过程中转化为速度、效率和财富。人类的任何实践活动都可以简化为人流、物流、信息流。其中，信息流调节着人流、物流的数量、方向、速度和目标，引导任何事物进行有目的有规则地运动，它是联系物质与意识、实践与认识、古与今、上与下，各个组织系统的重要中介。
学校管理应该是开放的，时刻都应与外界环境进行物质、能量、信息的交换，进行新陈代谢只有向社会开放，进行物质、能量、知识、信息的交换，才能更好地生存，为社会创造更高的价值。例如，在研究制定学校事业发展规划或作出某个重大决策时，就需要紧紧把握国家教育大系统环境的信息（国家、省市教育改革和发展规划），使学校事业不失时机地发展和适应外部环境的变化趋势。
把握信息的准确性（即信息的价值），切忌盲目性外部的信息都需要过滤和处理，分析其真伪、有用性、实效性及与学校内部系统制约性的强弱，然后从学校实际出发作出相应的决策。
（五）讲究系统效益，提高管理效能
管理活动的根本目的在于最大限度地提高一个特定系统对社会的贡献。这种贡献，取决于系统中各项工作的效益，效益越高，对社会的贡献就可能越大。
认清系统效益核心问题系统效益的核心是价值问题，即作为整体观念的社会价值问题，主要体现在：学校培养的人才要为社会所需要。提高人才的社会接受性，就是提高学校管理工作的效益。另外，学校的每一项科研成果为社会所应用、推广，实现其应有的政治、经济价值，这样，学校就能在竞争中取得优势，也就提高了学校管理工作的效益。
提高人的效率系统效益最大化要求提高效率。人是管理中最具能动性、创造性和最活跃的要素，它是系统构成要素的主宰。特别是教学单位，肩负着特殊的使命——教书育人，培养社会主义建设接班人，提高民族素质。学校教职员工的工作，尤其是教师的工作好坏，直接关系到现代化建设人才的培养，关系到教育振兴、国家富强和民族的兴衰，也关系到每一个家庭的幸福。因此，振兴民族的希望在于教育，教育的希望在于教师。只有做好人的工作，注意开发人力资源，做到人尽其才，管理才能抓到根本。
发挥财力、物力的最大效用系统效益最大化要求现有的财力、物力发挥最大效用。比如，科学地安排教室、实验室等教学场所，尽量使它们的使用时间接近饱和程度，实验设备在保证本校教学实验的前提下，尽可能接受更多外单位委托的实验、测试等业务。这样，既可为外单位解决困难，又可获得一定收入以扩充学校的设备。
提高时间利用率时间是最稀有的资源，是最有价值的资产。作为学校管理工作者必须学会应用时间，学会管理时间，学会发挥时间效益的技巧。工作安排、人员组织、任务分配、宣传发动等，都应以时间效益为前提，分清轻重缓急、合理安排、科学调度。如果管理工作者不能管理时间，就什么也不能管理好。
健全组织机构，提高管理效率提高系统效益必须健全组织机构，以提高管理的工作效率。为增加管理活动的效益，学校管理工作者必须注意研究如何使管理对象的组织结构和目标进一步完善，如何科学、有效地使用各种管理资源（如人力、财力、物力、信息等），如何通过科学的预测来提高决策的正确性，使管理的目标与社会的实际需要尽可能接近等。
（六）应用系统反馈，实行有效管理
系统的稳定性要求系统的结构具有自我调节能力，有灵敏、准确、有效、快速的反馈。有效管理，就要善于捕捉及时的反馈，及时根据相应的变化来决策、执行、反馈、再决策、再执行、再反馈，如此循环反复，使管理工作不断进步和完善。有效管理需有一套正确的控制方法。即事前控制（预先控制）、现场控制（事中控制）、事后控制。（1）预先控制。是控制论中的前馈控制。重大事项不能等出了偏差才去纠正，要在行动目标方案实施之前，收集和分析各种信息，预测行为后果。（2）现场控制。在管理过程中经常进行控制，随时收集运转过程中的各种信息，迅速发现并纠正偏差。有了这种控制，就可使整个系统运转正常。（3）事后控制。总结经验教训，找出差距，发现问题。有效管理，必须注意反馈适当。反馈过度会使系统处于大动荡，破坏系统的稳定性，使管理系统的运动无法向其目标值接近。反馈不力同样会降低管理效能，浪费人力、物力和财力。
职业教育的快速发展，要求职业院校的管理者必须适应发展形势，彻底转变学校管理方面的传统观念，改革现有管理系统大结构，改革管理方法和手段，实行科学管理，这是当前职业院校建立主动适应社会主义市场经济发展的有效机制所必须解决的一个重要课题。
职业院校实行科学管理，需要从系统论的角度出发，密切关注其自身的长远发展，构建学校的管理体系框架，谋划学校工作整体性规划，实行目标、层次、动态、反馈、有效管理，以期实现职业院校的科学、有序、高效、健康可持续地发展。
参考文献：
[1]周济.大学发展与科学管理[OL].（2007-01-15）[2007-02-27].http://dnp.xmu.cn/Article-show.asp? Article.ID=433.
[2]林健.战略视角下的大学管理[M].北京：高等教育出版社，2005.
作者简介：
楼玉宇（1952—），男，浙江东阳人，浙江水利水电专科学校讲师，主要从事学校党政管理研究工作。