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高校教学档案建设与教务信息管理
作者：童爱玲
[关键词]高校，教学档案，教务信息管理。
[中图分类号]G647.3[文献标识码]A[文章编号]1005-4634(2008)04-0326-04
教学档案不仅是高校教学改革和发展的决策依据，也是衡量高校教育质量和教务管理水平的重要标志之一。而真实、完备的教学档案源于规范、系统的教务信息管理。明确教学档案的重要作用，探讨教务信息管理的途径与措施，以加强高校教学档案建设，对促进教学工作的持续发展、提高教务管理水平和人才培养质量具有重要意义。
1明确教学档案的重要作用，认真开展教 学档案建设
教学档案作为高等学校在教学实践和教务管理过程中形成的各类具有保存价值的文字、图表和声像等信息载体，承载着高校教学实践和教务管理的发展过程及其成果。它对于开展教务管理，进行教学改革，实施教学评价，总结教学经验等方面都具有极为重要的作用。
首先，教学档案是高校教务管理必不可缺的要素。高校教务管理内容繁多，头绪复杂，所有的教务工作和档案工作都有着千丝万缕的联系。教务管理过程中，各个环节都在形成各种数据和资料信息，例如从学生的入学注册并取得学籍直至最后获得毕业文凭和学位，通过这一系列管理过程，教务处就逐步形成了一整套的学籍管理材料；又如从教师的教学执行计划表到课程教学活动直至期末教学考查等教学系列环节，教务处就生成了学年或学期的教学业务材料。因而，教学活动及其教务管理的客观事实是否被完整地载入某种形式的载体，是能否做好教学档案工作的关键，也是能否搞好教务管理的基础。事实证明，完备的教学档案，可以促进学校教务管理工作向更高水平发展，向更深层次延伸。教务管理只有建立在准确可靠的教务信息基础之上，才能科学、高效；教务管理中如果忽略了档案工作，其管理水平和效率就受损无疑；
其次，教学档案是教学研究和教学改革的必要条件。教学活动是一种动态性的过程，要抓好教学各个环节，一方面要遵循已有的教学原则、方法，认真教学；另一方面还要不断研究、改革教学内容和教学方法，提高教学质量。而教学改革和教学研究则必须建立在已有的完整、准确、系统的教学记录即教学档案之上，否则就是无源之水。如学校要进行学分制教学管理体制改革，首先要做的基础性工作就是调查研究本校历年的相关教学档案，总结分析各专业原有的教学计划等资料信息；而随着教学改革的深入发展，现有的教学计划等教学管理信息又将成为历史的重要档案资料。由此可见，在高校教学管理中，对教学现状的调整，对教学情况的分析，对教学历史的比较，对教学水平的研究，对教学内容和方法的改革，都离不开教学档案。没有教学档案作为研究和改革的依据，其结果必然是盲目的，不科学的；
再次，教学档案是教学评价和教学决策的重要依据。教学档案在教学活动及其教务管理过程中自然形成，由教学及其管理中直接使用的各种文件材料转化而来，其信息数据丰富全面，是一系列教学及其管理活动的真实轨迹。它不同于时事文章可以掺杂主观评价；不同于一般文献可以事后编撰；更不同于文学作品允许虚构。它被史学界称为“没有掺过水的材料”，相对于其它来源的信息，它具有权威性和可靠性。因而档案信息在教学评价中的作用是不能替代的，教学评价在很大程度上依赖于教学档案信息的支持；教学档案作为最可靠的内部信息，是进行教学评价最重要的信息源。评估教学工作时，教学档案齐全规范，工作进展就顺利，反之则无从着手，对过去的教学工作就难以定论。近年来教育部对各高校实施的本科教学工作水平评估就足以证明这一点。同样，学校进行教学决策当然就更离不开足够、准确的档案信息。
此外，教学档案还是总结教学及其管理经验教训的最可靠资料。教学档案作为存贮和传递知识的原始记录，是人们获取和继承知识的中介。学校要发展，教师要进步，都需要借鉴别人积累的知识和经验，并需要不断地对自己前期积累的知识和经验进行回顾和检验，即犹如需要利用图书情报那样，教学档案信息也可以不断地被提取、交换和传递，为人们相互学习和交流创造条件，也为管理者考核教师和调查学生素质提供依据。教学档案中富有大量的关于教师教学方式、方法、手段等方面的实录和学生学习成绩、德育水平记录。其中有成功的经验，也有失败的教训。教师通过对教学档案中的历史记录分析，可以总结经验，改进教学方法，提高教学技能。管理者通过分析档案中客观存在的教育管理负面案例，可以纠正教育管理环节当中的错误决策，弥补不足，从而形成新的更加科学的行之有效的管理办法，以促进教育目标的实现。
综上所述，要搞好教务管理，使管理上水平，就必须建设和利用好教学档案。
2加强教务信息管理，确保教学档案建设 质量
教学档案源于教务信息管理。教务信息管理是教学档案建设的前提和物质基础，教学档案建设只有落实到日常具体的教务信息管理中才有实际意义。没有平时管理中全面、深入、细致的信息收集，就谈不上最终归档时教学档案的系统、齐全、完整。因而，只有建立科学、合理的教务信息管理体制，加强日常教务信息管理，才能促进教学档案建设并确保其建设质量。
2.1理顺信息管理体制，明确信息管理职责
目前，许多高校的教学档案基本上是依据上级要求的归档范围，采取职能部门立卷，校档案馆（室）集中管理的办法。然而，教学档案不同于党政管理档案、会计档案，仅仅局限于校级管理、职能部门立卷是远远不够的，因为教学档案是一门多学科、分散性的档案实体。大量的教学及其教务管理具体工作在基层教学单位进行，其材料的形成源自于学校的各个教务管理环节。其运转周期长、跨年度的材料多、临时性的活动多，职能部门的档案搜集工作根本不可能面面俱到。
另一方面，随着高校教学改革的不断深入和办学层次的不断拓宽，校档案馆（室）原定的归档范围已远远不能囊括教学及其教务管理活动的实际，无法满足教师和学生对教学档案信息需求的新变化，更不能为各级各类教学工作评价提供足够的档案信息。譬如浙江师范大学在2006年实施的教育部“本科教学工作水平评估”中，所提供的219盒卷宗，其内容由校档案馆提供的比例很少，绝大部分材料是在原教学档案归档范围之外搜集整理而成。这不能不使职能部门及教务管理人员深切感受和反思日常教务信息管理的重要性。
鉴于上述情况，教务信息管理应理顺管理体制，明确管理职责。笔者认为，根据高校教学档案形成的特点，宜建立以学校档案馆（室）为依托、教务处为轴心、向各教学单位辐射的全校性教务信息管理工作网络，实行学校、职能部门（学院）、行政科层（学科或教研室）分级收集管理制。同时要确定学校档案管理机构、基层教学单位以及教务管理部门各自的教学档案建设重点，健全并加强对各学院乃至学科或教研室的教学档案建设工作。从而改变教学档案归档范围很少涉及教学第一线的纯宏观管理状态，使教学档案建设工作深入到教学和教务管理活动的各个微观领域，把日常的教务信息管理工作做实做细，为教学档案建设提供切实有力的“物质”保障。
1）校档案馆（室）承担档案业务管理职能，做好教学档案的宏观指导与管理：贯彻、执行国家档案工作法律法规和方针政策；制定教学档案的归档范围及其工作规章制度；监督检查规章制度的执行情况；开展教学档案收集、立卷工作的业务指导和档案员的业务培训。这是教务信息管理工作的出发点；
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