用简单思维解决复杂问题
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某国家捐赠了两只袋鼠给新西兰的一个动物园。为了好好哺育繁殖更多的袋鼠,园方咨询了动物专家,然后耗资兴建了一个既舒适又宽敞的围场。同时,园方筑了一个1米高的篱笆,以免袋鼠跳出去逃走。奇怪的是,第二天早上,动物管理员发现两只袋鼠在围场外吃着青草。刚开始,园方以为是篱笆不够牢固,但是他们围绕着篱笆找了一圈,也没看见有别的出口。后来他们又认为篱笆的高度过低,所以将篱笆加高了0.5米,心想这下没问题了吧。但是,第三天早上又看见袋鼠们在围场外悠闲地吃草。管理员十分纳闷,只好再建议园方将篱笆增到2米。但让管理员吃惊的是,第四天早上,袋鼠仍旧跑到篱笆外去了。
园方百思不得其解。这时,隔壁围场的长颈鹿忍不住问其中一只袋鼠:“你猜他们明天还会把篱笆加高多少?”
袋鼠笑着回答说:“这很难说,如果他们还是忘记关上篱笆门的话!”
世界上许多事原本都很简单,却因为人们复杂的思维模式而变得复杂,管理一个企业原本已经很复杂了,但还有许多管理者有意无意地给自己设置许多“圈套”。他们和这些复杂问题不断斗争,并且依据最新的管理理论用一些他自己也不明确的方法来解决问题。实际上,解决这些复杂的问题,最好的方法就是运用简单思维。
问题就出在“把一切复杂化”上
英国奥卡姆人威廉的“思维经济原则”所倡导的“无情地剔除所有无用的累赘”,被人们形象地称之为“奥卡姆剃刀”法则。他指出,现在有许多所谓的“现代文明成果”实际上都是有害无益的,而许多管理者正在被自己制造的麻烦压垮——繁琐的会议、复杂的企业文化、不明确的目标等等。这一切的一切,导致企业的效率越来越差,人心越来越涣散……其实,问题都出在复杂化上,解决这所有的问题只有一个办法,那就是运用“奥卡姆剃刀”,结束复杂化。
20世纪初期,亨利·福特将亚当·史密斯的“劳动分工原理”和弗雷德里克·泰勒的“制度化管理理论”,用于福特公司的汽车生产上,形成了汽车流水作业线和金字塔式的组织结构。在当时来讲,这种精细分工和层层上报的结构模式,是有利于提高效率和加强部门管理的。因为,当时工人素质低、劳动力廉价,且技术水平有限,把企业的经营过程分解为最简单、最基本的工序,能够使员工只需重复一种简单工作,从而大大提高工作质量和效率。
但是进入20世纪80年代后,福特公司的这种经营管理模式日益显露出弊端。首先,分工过细使一个经营过程往往要经过若干个部门、环节的处理,整个过程运作时间长、成本高。另外,精细的分工增加了员工工作的单调性,致使工作和服务质量下降,员工缺乏积极性、主动性,责任感差。福特的这种迟缓的运作状态,更导致了它在快速多变的市场环境中处于被动。就像美国一家大型保险公司,随着业务的迅速发展和管理工作的日益复杂化,客户索赔竟然要经过250道程序,结果客户怨声载道,客户数量不断下降。
其次,这种分段负责的管理模式,也导致了福特公司无人负责整个经营过程,缺乏全心全意为顾客服务的意识。各部门按专业职能划分,每个部门犹如“铁路警察”,各管一段,结果是各部门只关心本部门的工作,并以达到上级部门满意为准。“顾客就是上帝”那只是营销人员的信条,企业的其他员工,并不关心生产的产品或提供的服务是否能真正满足顾客的需求。
而且,为了把企业内部各部门、各环节衔接起来,福特公司需要许多管理人员,做为组织管理的信息存储器、协调器和监控器。于是,人事负担就成为了难以承受的重负。此外,在执行任务时,各部门都从本部门的实际利益出发,这就不可避免地存在本位主义和相互推托现象。这些都是不增值的环节,也造成了经营过程运作成本高。
由于复杂化管理,导致福特公司的组织机构臃肿,官僚作风严重,工作效率大大降低,危机正在悄悄逼近。
到了20世纪90年代初,福特汽车公司位于北美的应付账款部,就有500多名员工,他们负责审核并签发供应商供货账单的应付款项。按照传统的观念,这么大一家汽车公司,业务量如此庞大,有500多个员工处理应付款是非常合理的。但日本马自达汽车公司负责应付账款工作的却只有5个职员。应付账款部本身只是负责核对“三证”,三证相符则付款,不符则查,查清再付。原本很简单的一件事,却被弄得如此复杂,并且浪费了这么多人力资源。这个5∶500的比率,让福特公司经理再也无法泰然处之了。福特公司迫于形式进行流程重组,完全改变应付账款部的工作和应付账款部本身。重组后应付账款部只有125人,仅为原来的25%,这意味着节俭了75%的人力资源。
复杂只会扼杀效率,这是必然的。因为企业的准则和制度如果过于复杂,员工在完成一项任务时,就必须得拿出很多额外的时间去应付那些毫无意义的请示、解释,就必须花更多的精力去删繁就简,琢磨复杂化背后隐藏的主旨。所以,只有去掉复杂,才能形成自始至终的经营战略,避免员工徘徊、摆动,避免企业失败。