资料！资料！资料！
点此返回管理励志系列书籍在线阅读 首页
积极训诫程序中的第三步是疯狂地收集资料。如果在第二步中的劝说行不通，如果员工无动于衷，我们可以清楚地认定员工的行为不简单地是一个暂时的出轨。即便你指出他的不足，这个偏离轨道的员工还是没有能力去处理这些问题。在这个阶段，你不得不面对令人不快的情形，对这种事件，可能最终要采取一些非常强硬的制裁措施，很可能就是解雇。接着甚至可能引发被解雇的员工对公司提起的诉讼。这就是管理者收集资料——比如，记录或者口头报告关于你们讨论和协商的进展情况——之所以重要的原因所在了。我相信员工会以最大的诚意来看待我们的举动，所以我会让员工知道这些信息都已被保存下来了。
丹，在最近的好几次谈话里，我都已经跟你讲过你工作质量上的问题。我已经准确地表达了我的感受。要知道，我并不认为你正在很好地解决这个问题。作为处理这类情况的一个正常程序，我现在开始对你的表现进行记录。我打算花一些时间去做这个跟踪记录。这很令人难过吗？我相信让员工知道他们现在表现如何很重要，所以我想要你知道我正一直在做这项记录。
对员工的这个通知现在将会产生几种效果。首先，在你与丹进行的交流中反映出，你是严肃对待此事的。这也反映出，如果在将来的某个时候你要采取惩罚手段，丹会以其他方式而不是以愤怒的方式做出反应。你看，丹已经知道你有一大叠关于他的资料。我认为这能达到一个积极的心理效果——这让员工以为，你很可能拥有关于他表现情况的有力证据，将来你不太可能受到愚弄。收集证据的益处是帮助丹认识到，事态正在变得越来越严峻。这也让他知道你正准备采取更进一步的行为。这可能促使丹让自己的表现回到正常的工作轨道上来。如果丹不去积极弥补和改正，当你要采取更为严厉的措施时，这些资料将为你的立场提供一个有力的证明。
在你所收集的资料中，只需陈述事实。正像祖·弗莱得在电视剧《警网》中曾说过的话：“事实就是事实，没有其他什么东西。”译者注：祖·弗莱得（Joe Friday）是美国电视剧《警网》（Dragnet）中一位实事求是的警探。不要把观点意见、主观推测或者道听途说的内容记录下来。你知道，我们感兴趣的是你知道的东西以及其他人报告的他们亲眼所见的东西。在记录中，不要讲你认为他处在中年危机或是她一定处在更年期。不要做此类主观臆断，不要做可能是无知的评论。相反，应当简单报告员工的行为——员工曾经做了什么和还没做什么。如果以后你对这个情况的处理成为一起法律诉讼的证据，不要让你的记录在法庭上对你不利。
有时这些记录究竟属于谁会成为一个有争议的问题。偶尔员工会想看看“他的”记录。一般来说，法庭已经裁定这些不是员工的而是管理者的记录。然而，不能保证在任何一次具体的裁决中法官都持这个观点。特别是最近，全面公开和信息自由的思想盛行，因此，当管理者用来管理员工的记录仅仅是对事实的陈述，就总是会得到有利于管理者的裁决。只要记录能建立在坚实的证据基础之上，这些记录就丝毫不会成为你的麻烦。
4审查情况
积极训诫员工的第四步是进行一次全面的情况审查。此时，你已经评价了员工的行为，知道他什么地方出了错，计算了他所造成的成本消耗，并且已经进行了几次初步的并且显然不成功的劝说。最近，你已经打开资料，制作相关档案。现在是坐下来考虑整个事情的时候了。
在这个关键时刻，你需要复习公司的纪律规定并且要完全理解和消化它们。几乎大大小小的公司都拥有一套纪律规定，这些规定涵盖了逐步加重的口头和书面警告制度、上诉权以及其他相关内容。
一般来说，我不喜欢纪律规定变成准立法性质的规定，也不喜欢这些规定过度细化和复杂。我认为这样的做法会传达出各种错误的信息。我也不关心下岗或者是其他处罚性的纪律规定。我就是不喜欢以一种方式对待所有的员工，我不喜欢与员工保持那种从根本上说是消极对立的工作关系。但与此同时，我喜欢任何对你来说都行之有效的制度。因此，我不想泛泛而谈所有的纪律规定应该遵循什么单一的标准模式。对于不同的行业和员工群体，纪律规定应保持足够的多样性。“行之有效”才是制定纪律规定的基本原则。
如果你待在一家非常小的公司，很可能这里没有书面的纪律规定。我建议你利用你在工作中遇到的事例去开创一个制定纪律规定的开端。准确写下你感觉公平的规定，把它作为创制纪律规定的蓝本，以后再逐步完善它，最后要请法律顾问机构审查你的纪律规定。
规定的目的在于给你一幅清晰的路线图或者至少确立一些一般的指导方针。有时惩罚会变得情绪化和复杂化。为避免此类情况，管理者的行为必须遵守一系列正式的管理规定。从一定程度上讲，纪律规定有利于指导管理者应当如何做出决定。它也在一定程度上展现了正当程序的证据规则，这个证据规则在典型意义的法律案件中起着不可或缺的重要作用。
法庭通常会裁定不具有强制执行力的纪律规定不是规定，而取代这些纪律规定的实践做法才是实际上的纪律规定。让我重申一遍：如果你的公司制定了一套对既定情形进行规范的具体书面规定，但是你们没有按规定所要求的方式处理问题，而是寻找各种借口，允许各种例外来逃避规定，那么这一种规避纪律的惯例反而将逐渐成为法庭裁决认定的你们公司须遵守的纪律。因此，为了保护公司和管理者，严格执行公司规定变得非常重要。
在复习完纪律规定后，与人力资源主管进行全面的探讨是十分必要的。同时，你应充分审查这个事情的细节。找一个更有经验的人士与你一道坐下来，一步步梳理整个事件的情形状况，并且请这个人为你检查一下，对于这个纪律处罚的案件，你是否已经做了所有该做的事情。这会对你非常有帮助。
审查一下这个案件的另一个目的是为了完善你的行为计划。下一步你打算对汤姆或玛丽做什么？哪一件事是你将做的头等大事？第二件呢？什么时候做？有哪些需要具备的有利因素？等等。
这时，你已经彻底审查了整个情况。现在，是开始行动的时候了，而且会大动干戈。如果你需要做一点整顿工作，以一种寻求帮助和支持的态度来向某些人解释清楚你的目的和做法，以使他们能够顺利配合你的工作，那么就请现在行动吧。尽早行动是十分必要的，以免员工的行为对公司构成破坏。因此，对相关情形进行审查的目的不是要减慢工作进程而是要在你采取直接行动之前进行最后一次复核。