要点提示：
１．记者既不是你的学生，也不是你的下属，不是你的敌人，也不是你的朋友，他是你的挑战者。
２．新闻发言人制度的一个功能是政府公关。
３．发言人必须掌握两条，说我知道的，说我可以说和应该说的。
４．新闻发言人还必须面对另外一种考验：约束自己的行为，在很多场合不能公开发表自己的意见。
５．“无可奉告”是新闻发言人永远的大忌。
６．学会发布有用信息，不说正确但没用的废话。
７．企业新闻发言人要加深对媒体的了解，培养与媒体打交道的能力。
８．一个理想的新闻发言人的形象是：政治立场坚定；不说假话；知识面广；有严密的逻辑思维和推理能力以及快速应变快速反应的能力。
新闻发言人与记者是敌人还是朋友
风度翩翩、反应敏捷、口齿伶俐，电视里的新闻发言人总是给公众这样的形象。同时，观众还会发现新闻发言人总是回避一些敏感的受众感兴趣的问题，而代表受众的记者会提出各种各样的问题要求新闻发言人回答，所有的新闻发布会都存在着类似的新闻发言人与记者之间的博弈。
新闻发布会是一种典型的传播新闻的方式，政府、部门、单位、企业、团体和个人等经常采用这种方式来发布新闻。有新闻发布会就必然有记者，记者必然会提出问题。受众从新闻发言人的讲话和从记者的提问中获得新闻信息。
对新闻发言人来说，记者是他们的敌人，记者总是千方百计地从新闻发言人嘴里挖掘出坏消息，坏消息对于新闻记者来说就是好新闻。更多的时候，记者是新闻发言人的朋友。因为，新闻发言人要通过记者把需要发布的新闻发布出去，而记者也需要新闻发言人提供更多有价值的新闻，双方的目标和利益是共同的。国务院新闻办公室主任赵启正对这一问题的看法是：“记者既不是你的学生，也不是你的下属，不是你的敌人，也不是你的朋友。他是你的挑战者。”
新闻发言人是国家、政党、社会团体任命或指定的专职（比较小的部门为兼职）新闻发布人员，其职位一般是该部门中层以上的负责人。新闻发言人的职责是在一定时间内就某一重大事件或时局问题，举行新闻发布会，或约见记者，发布有关新闻或阐述本部门的观点、立场，并代表本部门回答记者提问。这是学者给新闻发言人下的定义。新闻发言人是一种职业，并不是一个职务。目前中国绝大多数政府机关、部门、单位的新闻发言人都不是专职而是兼职的，中国行政职务系列上还没有新闻发言人的系列，在正式职位名称上还没有这个名字。
现在，部门、单位、公司甚至个人组织新闻发布会越来越多，会上也有发布新闻的专门人员，但从严格意义上，这些发布新闻的人并不能称为新闻发言人，至多只是一个临时新闻发言人。因为真正的新闻发言人是专职的，且代表国家、政党、社会团体以及地方政府、大型企业等授权发布新闻，如全国“两会”新闻发言人，外交部新闻发言人，各级政府新闻发言人。
新闻发言人、新闻发布会这一事物来自于西方发达的资本主义国家，在西方国家十分常见。以美国为例，新闻发言人可以追溯到总统新闻发言人。安德鲁•杰克逊是最早聘用总统新闻发言人的美国总统，但他及其以后的几位总统的新闻发言人都是以私人秘书身份出现。白宫的记者招待会和美国的新闻发言人制度密切相关。塔夫脱是第一个安排每周两次定期举行记者招待会的总统。此后，虽然有反复，但定期的记者招待会还是维持下来，白宫的新闻发言人制度也就相对固定了。
新闻媒介争取知情权的斗争也促使了美国新闻发言人制度的建立。20世纪40年代末，美国新闻媒体共同展开了争取信息自由和公开记录的运动。《信息自由法》和《阳光下的政府法》的颁布实施就是这一运动的结果。到1970年，全美国除了5个州，其余都立法规定要公开涉及公共事务的记录和会议，各级地方政府不得不指定专人，即新闻发言人，对新闻界接触信息和参加会议的要求作出及时恰当的反应。美国政府传播者协会估计，如今的美国，各级政府大约有4万名新闻发言人。稍有规模的企业都会设立专职的新闻发言人，即使是十来个人的小企业，也会有兼职的新闻发言人。在各种场合：新闻发布会，客户见面会，广告商见面会，合作伙伴见面会……我们可以看到，新闻发言人——可能是CEO也可能是公关经理们训练有素的语言，不卑不亢的态度，统一的口径……
新闻发言人制度作为政府公共关系框架的一个组成部分，成为现代高效政府施政的重要方式。随着现代西方政府的行政事务日趋复杂，政府逐渐发现很难在一切问题上获得公众的赞同。要树立良好的公众形象，就必须赢得公众的舆论支持。为此，政府的公共关系活动必须包含公共信息的传播活动。总的来说，在西方国家，新闻发言人制度就是一种有限的信息源，作为一种润滑油，协调政府和媒体以及公众之间的关系。它一方面是政府控制新闻传播的手段，一方面也是政府和新闻界，并通过新闻界和公众进行沟通的方式。同时，在此基础上隐蔽地引导舆论。
从传播学角度看，新闻发言人制度是通过议程设置对舆论进行控制。
中国的新闻发言人制度起始于20世纪80年代。1983年4月23日，中国记协首次向中外记者介绍国务院各部委和人民团体的新闻发言人，正式宣布我国建立新闻发言人制度。第一位新闻发言人是时任外交部新闻司司长的钱其琛。这是在当时改革开放的形势下，为满足对外宣传的需要建立起来的。20年来，这一制度在对外宣传上发挥了突出贡献，为各国媒体提供了权威信息，向世人展示了中国的良好形象。但这一制度基本局限在中央级人民政府。加入世界贸易组织之后，省级政府相继实行了新闻发言人制度。其中最早开始动作的是北京市。2003年1月9日，北京市委、市政府要求北京市局级以上单位都要建立新闻发言人制度。
国人对于新闻发言人制度的理解往往是在重大国际国内事件中的郑重表态。我国设立新闻发言人制度的初衷正是如此，是为了满足中央政府对外宣传工作的需要，以展现中国政府自信、务实、开放、负责的形象。近年来，我国各地建立的新闻发言人制度是在突破了内外有别的传统宣传模式上建立起来的，是在主导性、全面宣传架构下进行内外兼顾的整合，更多的是为了推动政务公开、透明，增进政府和部门与公众之间的联系。
实施新闻发言人制度，有利于推行政务公开，树立地方政府良好形象；有利于加强新闻舆论引导工作，建立有效、顺畅、权威、快捷的新闻传播和沟通渠道。构筑政府与公众的沟通平台，为政府决策提供依据；迅速传播政府政策、事实真相，避免不实消息的流传，维护社会稳定；对于公民的尊重和知情权的有力保障；也是媒体传递信息和新闻时效性的呼唤。1999年开始的政府上网工程以及目前正在推广的新闻发言人制度，使传媒和公众能够透过新闻发言人这一管道，直接了解政府的现行政策、突发事件的真实情况，追问政府对某个问题所持的立场等，这与以往对公共信息的封闭堵塞、对传媒所持的回避做法相比，无疑是开放进步的体现。