开好新闻发布会和媒体见面会
新闻发言人经常面临的一个问题是如何开好新闻发布会、新闻通气会、媒体见面会以及记者招待会等。有人以为这些与记者打交道的会是一个意思，无非是与记者交流交流，提供一些新闻信息，其实区别很大。
新闻发布会是为了发布新闻而召开的会议，典型的如2003年“非典”期间的新闻发布会，由卫生部新闻发言人统一发布，各家媒体现场采访报道，电视实况转播。发布的内容是每天最新的发病情况、死亡情况、治疗出院情况、各地分布情况。发布的这些数字不但国人都关心，而且国际上也很关注。
新闻通气会一般是为了举办某项重大的活动或会议之前，主办单位召集媒体有关负责人召开的会议，目的是通报情况，提醒注意事项，希望或要求媒体做好哪些方面的宣传报道。
媒体见面会通常在遇到麻烦的情况下，为了正面说明情况，引导舆论朝有利于自己的方面发展而召开的会议。
记者招待会一般是重要的会议、重要的决策、重要的会谈之后而召开的会议。典型的有每年全国人大和全国政协会议之后的国务院总理记者招待会。当年的朱镕基总理和现任的温家宝总理都有出色的表现。而主持人则是“两会”的新闻发言人。
此外，还有记者联谊会、座谈会，前者是为了增加与记者的联系和友谊而举办的，后者则多是为了征求记者的意见而办的。
记者招待会和新闻发布会可以在室内，也可以在室外，会场布置应庄重、大方，程序规范。在室外要简单，桌上不能摆放水果之类的东西，最多放一瓶矿泉水即可，尤其是夏天和在室外的情况下，但特别重要的场合不能放矿泉水，以免影响整个会场效果。在室外如果时间长应提供椅子。此外，还要注意安全和秩序。
新闻通气会一般都在室内，因为只是通报情况而不是发布新闻，所以现场气氛可以活跃轻松一些，桌子上也可以摆放水果之类的东西。
媒体见面会最好是在室外，选择一个干净整洁的地方，最好是在办公楼前，边上有草地、花坛，媒体见面会最主要的是要短，把问题说明清楚即可，千万避免与记者纠缠，你越是纠缠，想说得清楚，越是陷入被动。
新闻发言人的基本原则和要领
听一场类似的新闻发布会，国外新闻发布会往往给人以一种在欣赏一场精彩纷呈的表演的感觉。而国内的新闻发布会更多的是只能从中获取信息，单调而波澜不惊。
事实上，对于新闻发言人的遴选，目前在世界范围内并没有一个共同的准则。即便是在美国这样新闻发言人制度相对成熟的国家，政府也越来越感到由于现在信息社会发展的越来越快，突发事件日益增多，需要系统地对新闻发言人进行培训和选拔。
赵启正勾勒的理想的新闻发言人的形象是：第一，政治立场坚定，既要维护国家利益又要代表最广大人民群众最根本的利益；第二，不说假话；第三，知识面广，要内知国情外知世界；第四，有严密的逻辑思维和推理能力以及快速应变快速反应的能力。
作为政府声音传声筒的新闻发言人，其职责就是，在突发事件、重大事件发生或重大政策出台之时，于第一时间举行新闻发布会，通报有关情况，说明应对措施，以最大限度满足公众的知情权，让老百姓来监督政府，实现政务公开、信息透明。
从记者的角度，他们希望新闻发言人做到以下几点：
一、思维敏捷、善于言词。能够敏锐地抓住记者的言谈主旨并迅速作出反应。
二、沉着、稳重、自信。新闻发言人应具有这样的人格魅力。新闻发言人了解媒体，善待记者，有良好的平等意识和与公众沟通的愿望，对新闻发布高度重视充分准备，这让新闻发言人在态度上首先赢得了媒体的认可。
三、政治上成熟。新闻发言人对经济和社会发展的大趋势有准确把握，对国家的法规政策能熟悉掌握。对本部门工作情况的深入了解和掌握是作为新闻发言人的必要条件。
四、充分的知识储备。这是当好新闻发言人应当具备的条件。
五、具有较高的应对能力和应对技巧。新闻发言人的态度应该谦和自如，现场气氛应该轻松活泼。
六、着装得体大方，举止有度，男士应打领带，女士化妆应淡，服饰不要太花哨。
对企业新闻发言人来说，还有一些特殊的要求，除了了解媒体外，还需要了解企业和受众，要了解企业的核心价值和发展方向，要了解自己发言的目的，企业要达到的理想效果。而且还要了解受众的想法，如某服装品牌在国内的宣传口号可以是“为中国人量身定做”，到了国外，就需要迎合外国消费者的口味了。在选择媒体方面也很有学问，如一家制药企业，要想扩大影响就需要在一些综合性报纸上介绍自己的产品，这时要考虑到大众可接受程度，只回答读者关心的问题即可；而要在医药行业方面的报纸上进行报道，则要突出药理等方面的专业知识。要了解不同类型的记者需要哪些信息，以便更好地与记者沟通，来达到宣传企业的效果。
对于负面新闻的采访，企业新闻发言人绝不能躲记者、拒绝记者，而是要拿出诚意认真对待。某企业新闻发言人向记者透露了自己一次对“危机事件”成功处理的秘诀：当时由于企业客户太多，一些客户到报社反映提供的吃住环境与当时宣传不符，报社出面找到我们。我们一方面积极配合记者采访，希望记者能多等一天再发消息；一方面快速出台解决方案，并积极为客户解决问题，拿出合理而优惠的赔偿措施。经过努力后，各家报纸虽然也报道了这件事，但完全是从事实出发，而且对公司如何补救和客户如何满意给予了较大的篇幅，既让受众看到了我们公司的积极态度、看到了投诉客户对公司态度的转变，也反映出公司的应变能力及后续服务的良好态势。可以说把一次危机转为宣传企业的大好机会。如果一味地认为记者是来揭自己老底，拒而不见，则显然得不到这样好的效果。