随着科技的发展，电话已经越来越应用到人们的日常生活与工作当中。尤其是公关活动中，电话交流已经成为公关活动的必要组成部分。由于电话这一交流形式的客观限制，对公关活动的传情达意等形成一种制约作用，如何进行礼貌得体的交谈，给对方一个良好的印象成了公关人员重视的问题。这就需要了解和掌握一些必要的电话交流的礼仪与技巧，掌握其必要的礼仪规范。
电话礼仪规范主要涉及打电话时的形体、表情、态度、语气、内容，以及时间控制等方面。给别人打电话、接电话、转接电话，也有一定的礼仪规范。
一般性电话礼仪
(1) 体态、表情。虽然对方不能直接看到打电话人的体态和表情，但不良的体态和表情会影响打电话的情绪和声音，进而影响双方的谈话质量，并且对你所在周围的人员也会留下不良的印象。
(2) 态度。打电话显示一个人是否言行一致，这并不是夸张。有的人在打电话时对另一方甜言蜜语，但手上还在翻书报，肢体也看不出多少热情。
(3) 语言、语音。打电话时，语音要平静柔和，发音要清晰，吐字要准确。音量不要太大，以免对方烦躁。用语要规范，说普通话，要有一定的耐心，把握语速的急缓，不宜过快。
(4) 内容。打电话之前应该慎重考虑通话内容，确立中心，理清思路，拟定要点，不要临时考虑，不要随时发挥，不要长时间协商，不要抒发感情。有的人刚刚放下电话，又打过去，说刚才忘了一件事，都是不专业的表现。
有人打电话时，侧着身子，捂着话筒，压低声音，是不希望别人听见内容。实际上，既然是这样的内容，你不如另选择通话时间、地点和方式，在办公室打这样的电话是不合适的。
(5) 时间。国际上有“打电话的3分钟原则”，是说一次打电话的时间应该控制在3分钟以内。演讲学也认为，人基本说清一件事情和观点需要3分钟。虽然不一定严格遵守，至少说明人们对简明扼要表达的期望。以直销著名的IT巨子戴尔公司，电话是他们行销的主要手段，公司要求必须在6分钟之内处理完任何一次通话。
办公室内不要过多地打私人电话，这样不仅影响自身的工作效率，被领导发现会留下不良印象，对周边的同事也不会有什么好的感觉。对于公事尽可能地利用公司的电话打给对方的办公电话。一般不宜在他人私人时间内打电话；尤其是早上7点之前或是晚上10点之后，不要给对方家中打电话。
(6) 聊天或者非紧急电话要注意：一定要事先告诉对方没有什么重要事情，问对方是否方便，不方便另约时间；如果时间不长能够说完，你可以先告诉对方，大概占用对方多长时间，让对方心里有底。也就是说，把通话的主动权交给受话方。因为你打这类电话，说明你有时间，所以要征求对方是否有时间。
时间是人最为宝贵的财富，浪费他人的时间等于在谋财害命。所以在公关电话交谈过程中，尽可能地为对方节省时间，提高通话质量，以减免对方的逆反心理，引起不快。
打电话的礼仪
(1) 开头语。打电话首先应该是向对方问候和自我介绍，如“您好，我是某单位的某某，我找贵单位的某某”。
(2) 打错电话时，向对方说“对不起，打错了”、“打扰您了”等。切勿直接挂断电话，不作任何解释。
(3) 通话中途万一断了，要主动打过去，并且道歉。
(4) 通话结束，要等对方挂上电话之后，发话人再放下话筒，并且话筒应该轻放。
接电话的礼仪
(1) 电话铃响，宜在铃声响过1到2声之后，立即拿起话筒，原则上不超过3声。如果不能立即接，接通后要向对方说明原因，以避免对方产生心理的过度反应，以为你不在或是不愿接听电话。时间过长是一种不礼貌的 作法。
(2) 总机礼仪，也是通用礼仪。接电话人在拿起话筒后，转达有关方面。做记录或者听电话时，每隔10多秒钟要作一个呼应语气，表示你在认真听电话内容，否则对方会怀疑你是否在认真听或者电话是否在正常通话。
(3) 在为别人叫电话时，可以有意回避一下，待对方通话一段时间再进去。
(4) 如果对方拨错电话，要告诉对方你的号码是什么，让对方核对，请对方重新拨一次。不要责怪对方，礼貌对待打错电话的人，显示你“博爱”的态度。
(5) 电话中断时，应由发话人立即重拨一次，向对方说声对不起，并解释客观原因，避免对方会有别的想法。而受话人不宜去做其他的事，应该稍等片刻。一般情况下，对方会在很快时间内重拨过来，离开是不妥的。
(6) 通话时，如需查找有关资料，可以告知对方稍等，但中断不应超过2分钟，否则可以请对方先把电话挂断，适时重拨。时间在电话礼仪中的掌握是十分重要的，因为双方无法面对面交流，仅仅从言谈中获取一些信息，而时间在谈话中的作用是十分明显的，一个不合时宜的停顿有可能与一笔生意擦肩而过，所以在对时间的把握上是十分必要的。
(7) 假如两个电话铃声同时响起，先接一个电话询问对方是否介意自己去接另一个电话，同意后再接；长途通话优先。不能同时接听两个电话。
(8) 除非绝对必要，不要在接电话时要求通话对象转机。将对方的电话转来转去，让对方感到你不认真、不负责。
商务活动中电话约见的主要方法：①问题解决法，以社会或某个企业普遍存在的迫切需要解决的问题为契机，电话联系以推荐相应的产品或服务；②信函预寄法，事先预寄信函，电话约见就有了理由，拒绝约见的可能性小些；③连函预寄法，刚刚圆满成交时，趁热打铁，推广另一种新产品，并告知对方他们是被选定的首批试用单位。