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第33节 加强内部沟通

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公司内部的和谐气氛,有助于不同意见的传达。而这就有赖于沟通的技巧。身为一个企业经营者必须了解,公司内部员工沟通渠道畅不畅通?员工下情能不能够上达?部门间的沟通情况是否良好?有无书面的沟通渠道?公司员工是否能够了解公司营运策略任务和目标?
此外,沟通的方式在企业经营方面也是不可忽视的一环,一般而言,口头沟通的重要性,远胜过书面沟通。要确保口头沟通的有效性,企业经营者必须培养员工专心聆听的企业文化,同时,企业经营者也必须仔细聆听员工的心声及对问题的看法,并给予正确、立即的回应,才能达到双向沟通的目的。
但是,在复杂事项的沟通上,采用书面辅助的方式,例如教导员工有关财务报表的营收、损益的互动关系时,最好印制手册说明,同时,有关公司组织章程、营运策略、营运计划、营运目标、员工福利、奖惩制度和退休金办法等,也宜采用书面化的沟通方式。
大部分的中小企业都没有设立人力资源部或公共关系部门,使得上情很难下达,因此,建议通过不定期的会议,与员工详谈,并且发行重大事情和决策的备忘录,让员工充分了解。
再者,部门合作也是公司内部沟通的重要事项,所谓“三个臭皮匠,胜过一个诸葛亮”,部门间的通力合作绝对胜过一个部门的单打独斗,因此,如何化解部门和部门间的门户之见和本位主义,是企业经营者的重要任务。
因此,为了让公司不同部门能够通力合作,必须做如下行为:

要求部门主管,参加公司跨部门的重要会议,以寻求共识和创意。

要求非营业部门的重要主管,定期参加营业部门有关顾客反映的协商会议。

针对跨部门合作如何运作,邀请专家前来公司做在职训练,建立全体员工的共识。

要求所有管理人员参加公司制定营运策略和营运计划的讨论会议。

奖励注重并遵守团队运作的员工,并对本位主义的员工予以适度警告。
为了确保公司内部沟通的成效,企业经营者至少必须每年一次对全体员工做评估,对于能够配合公司政策的员工或部门给予奖赏、鼓励,对于未能配合者予以检讨并要求改进。
沟通对公司的营运非常重要,惟有经由沟通,以及沟通渠道的建立,才能真正使员工的“下情上达”,以及企业经营者的“上情下达”。
明确和面对面的沟通,是内部沟通能否有效的重要因素,如有必要,企业经营者可以率先从“由上而下”的沟通方式做起,有效建立起公司的沟通渠道。解聘不适任员工
当企业经营者发现有些员工不能胜任以致延缓工作进度时,必须断然地将其解雇,以维护公司整体利益。
解雇不适任员工与延揽优秀人才为公司效命,同等重要。如果企业经营者对解雇不适任员工无法快刀斩乱麻,将后患无穷。须知,找到适任人选只是企业经营者延揽人才过程的责任之一而已,决定聘任之后,延揽人才过程的责任并未就此消失,企业经营者必须淘汰不适任者。
因此,患有解雇员工“头脑清楚,却心软”毛病的企业经营者,我们提供下列建议让你做参考:

大部分员工对自己表现是否不如人,心知肚明。他们在此情况下,工作并不愉快,只是害怕踏出申请离职的第一步而已,因此,为了彼此的好,企业经营者有必要主动提出解雇要求。

企业经营者若未能对不适任员工采用壮士断腕的措施,相对地,对表现尽职的员工不公平,企业经营者必须有所取舍。

企业经营者必须对员工、股东和出资者负责,延揽优秀人才,并铲除企业毒瘤和寄生虫。

决定是否解雇一位员工,必须对事不对人,以是否能够胜任职务为惟一衡量标准。
有了上述的认知后,企业经营者在解雇不适任员工时,也必须注意下列事项:

一旦发现不适任员工,必须快刀斩乱麻,悬而不决或观望,只会使情况恶化。

除非解雇是惟一选择,否则,尽可能试着将不适任者降级、调差等,并告知原因,使其心服口服。

如须解雇资深员工和妇女,请先与律师咨询。

解雇员工时,必须清楚办理离职手续,包括退保、终止公司提供的汽车使用权和计算员工福利的相关权利和义务。

解雇员工的准备工作要周详,并且避免有情绪化反应。

陈述解雇员工的理由和事实,不要激辩。

选择你心情好的第二天,安排解雇员工事宜。
解雇员工和延揽人才同等重要,延迟愈久,愈不利于公司营运。
企业经营者决定解雇不适任员工时,不可存有妇人之仁,必须以大局为重,任令不适任员工继续工作,将导致员工工作士气低落,对称职的员工也不尽公平,企业经营者有责任保护称职员工的权利和福利。
实施员工入股
使员工成为公司盈余的合理受益人,是增加员工向心力的最好方法。
拥有公司少数股票的人士可分为两大类。第一类是属于对公司将来发展有必要且有助益的人,例如资质佳的优秀员工和经由持股挹注公司所需资金,改善财务结构的投资人;第二类人士则对公司发展完全没有帮助,他们包括已离职员工、亲戚、朋友和一些公司不再需要他们资金的投资人。对于第二类少数持股者,如果他们怀疑公司前途,企业经营者不妨将股票购回,退还他们现金,并将赎回的股票,由任职的优良员工认购,增加他们对公司的向心力。
放眼当今的经营管理书籍,还找不到一本书不赞美类似的“员工入股”制度,是增加员工对公司向心力的最好途径之一,以下是对处理员工入股的一些看法:

对于员工入股的标准,企业经营者必须明定,并公告让所有员工了解,哪些条件下员工可以入股,哪些不行。

委托专业律师制定员工买、卖公司股票的契约和同意书,详细规范双方权利和义务关系,避免发生纠纷,特别是离职员工的股票赎回事宜。

如果企业经营者对实施员工入股制度尚不清楚,切勿贸然施行。

企业经营者一旦决定实施员工入股,“员工认股”计划(ESOP)是最佳的方法,由公司每年固定提拨盈余的一定比例至ESOP信托账户,然后再由ESOP通过银行信用贷款给员工购买公司股票,员工并享受股利减税优惠,并进而参与公司营运。

员工入股制度成功施行的另一条件是,企业经营者必须让入股员工充分了解公司实际营运和营收的状况,欲达此目的,可借由召开股东会议,公告财务报表和告知影响公司股票价值变动因素等方式着手。
企业经营者是否实施员工入股制度因人而异,但是一旦决定实施,企业经营者就得放弃自我为中心的观念,以及有随时接纳来自不同员工股东的异议和质疑的心理准备。
员工入股是目前企业经营的趋势之一,此一制度经理论和实务证实,可增强员工对公司的向心力。
如果实施员工入股制度后,企业经营者仍然我行我素,以自我为中心,那么,企业经营者和员工将难逃两败俱伤的命运。

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