返回总目录  上一页  首页  下一页

文字叙述要有说服力

点此返回管理励志系列书籍在线阅读 首页






无论你怎样表述,惟一的宗旨是要使读者理解你的信息并照着去做。这一节我们将介绍更多的方法来提高你的文章的可读性和说服力。
语法
语法是重要的。事实上,公文的一个定义就是“以简洁的语法进行交谈”,读者也经常通过语法来理解我们的信息。
如果你十分关注文章中所运用的语法,这就为你提供了改进你的语法的机会。读一本好的语法书,并经常地倾听你的朋友、同事、电视台和广播电台主持人的讲话,注意他们是如何构造句子,如何使用动词的。
坚持使用电脑的语法检查功能,直至你自信自己不会出错。阅读电脑上的解释,确信自己已经弄懂了。然后让别人检查你的信、报告和备忘录,看能否找出语法上的错误。组织你的材料使用蜘蛛网法
蜘蛛网法是简单而又有用的技巧,可以有序地组织你的信息和思想,它能够帮助你防止遗漏、重复、不切实际,以及突出你的重点内容。
要构成一个蜘蛛网:
步骤1:将你的论题放在中心,围绕它画图。
步骤2:注意你要达到的目的,没有明确的目标不可能写出清晰的文章。公文的一般目的是:为了分析为了解释为了说明
为了讨论 为了建议为了呈送
为了询问 为了推荐为了评论
为了感谢 为了确认为了概要如果你文章的目的明确,你将能够把你的信息和想法有序地组合以适合你的目的;如果文章的目的不止一个,把它们全部找出来。
如果你需要分几部分来完成你的报告,那么对每一部分制作一个蜘蛛网,每一部分有着不同的目的。
步骤3:头脑风暴,把你的所有信息都列出来。
如果使用相关的动词和名词,动词表示行为,他们提醒你要做什么,比如“询问的问题比问本身应该更清晰”。
如果几种思想似乎都与主题相关,把每一种思想作为一个分支。
步骤4:检查一下你所构造的蜘蛛网,看看是否把所有的事情都包含进去了,去掉不必要的或重复的。
步骤5:你还需要收集、检查或开发哪些信息或数据,把它们突出出来。
检查一下还有什么需要添加进来的。使你的公文尽可能的简洁,越短越好,记住KISS原则,使文章短小精悍。
为你的思想排序
你的思想的次序是怎样的,一旦你的蜘蛛网构造成功,信息的排序是一件非常简单的事情,只需考虑这篇文章让读者看起来富有逻辑,更有兴趣,更适合读者的口味。
步骤6:蜘蛛网上的每一支臂膀,都应表现出一定的顺序。引导你的读者一步一步地把握你的思想、信息和结论,有许多方法可以实现这个目标:
时间:历史年代:过去→现在→未来。
空间:地理位置:中心点→外延,如:悉尼→郊区,或者墨尔本码头→整个澳大利亚。
因果过程:事实→原因→结果。
步骤顺序:如:原材料→制作阶段→产品。
原理:理论→实践,比如:文章的可读性→短词、短句、避免专业术语,去掉不必要的短语、重复、复合句,减少句子的复杂性,包括一些短句子。
问题:解决的可能性,比如:超重→减肥节食,参加体育锻炼,参观健康农场。
比较和对照:例如:动作片与哑剧,草图与油画,紧急的与重要的。
次序:降序:由大到小,或升序:由小到大。建议:
事实→结论→建议:对于喜欢细节的读者应这样做。
结论→建议→事实或理由:适合于那些忽略细节的读者。
结论→事实:适用于了解背景的读者和信任你的读者。
结论→事实→建议:这是一种不寻常的方法,能够抓住读者的注意力,在给出建议前,由他们自己进行逻辑推理。这种方式适合于对自己的建议没有把握的情况。
利益→建议或想法→理智:为了说服读者时使用这种方式。哪一种方法最好?它们都非常有用,为了使交流更清晰更有说服力,以上述的某种方式构造你的理想模式。
文章长短适度
你的信件、报告或备忘录要达到的目的是什么?当你为了实现你的目的提供了必要的信息时,文章就可以结束了。为了使文章简洁,只需提供必要且必需的信息。
需要自我检查的问题
文章中在提出建议后包含了理性的叙述吗?
为了达到目的有无多余的和不必要的信息?
为了达到目的,是否包含了所有重要的事情?
文章是否适合读者的需要?
我还需要更多或更少或更深入的采访吗?现在你需要的是去收集信息。
开始写作
你已经有了明确的目的,你已经掌握了你的文章应该包括哪些内容以及它们的先后顺序,你已经收集到你需要的信息,现在开始写作。 心中有读者
尽可能地明确你的读者是谁,然后选择你的词汇、支撑的信息,组织好材料以适合读者的口味。
下面这些问题应该考虑:
你的读者已经具有了多少知识背景?你还需要提供、补充什么?
你的读者对这个问题的理解程度怎样?
关于这个主题你的读者的观点是什么?读者的观点与你的观点是否一致?
你与读者的关系怎样?
你的读者喜欢哪种交流风格?它们是正式的还是非正式的交流风格?
哪种信息技术最有可能达到你的目的,它是一种高技术、统计、总的概述还是轶事,是否涉及费用、样板、个人的故事,还是一种参考性资料,你的建议是否与国家的政策相协调等等。

上一页  首页  下一页