主体
从蜘蛛网中发展出来的文章概要将会形成你的报告、备忘录或信件的主体。
突出你的重要信息
有两种方法可以突出你的重要信息：第一种方法是我们已经谈论过的，使用短词、短句以及短的段落。
我们的眼睛一般喜欢注意每一段落的第一句，这就是突出你重要信息的地方，而较短的段落更是突出你的主要观点的位置。
第二种方法是，把重要的信息放在一句的重要部分，而且通常也要放在段落的开始句上，而不要跟在诸如“当、在……之后、而、因为、不论怎样、因此、如果”这类词后面。以较短的段落作为文章的收尾，而把重要信息写在每段的起始句上。
前言和结尾的写作
一旦信件、报告或备忘录的主体完成，我们就可以回过来写前言和结尾。
在前言中说明你打算告诉对方什么；在主体段落中进行阐述；结尾时告诉对方你说了些什么。
一般来说前言有两个目的:
抓住读者的兴趣，并向读者表明在看完你的备忘录、报告、信件后他们能了解到什么。
前言还能帮助读者立即抓住要点，帮助读者寻找他们想要知道的内容，而且还能帮助读者决定在阅读之后应采取的行动，在结论段中总结或者进一步确认这些内容。
即使是一篇很短的备忘录和信件，我们也能够从前言和结论部分获益，尽管这些段落仅有一句话或两句话。清晰地写出你的前言部分，用一两句话概括出要点，然后陈述你的目的和你希望读者阅读后应采取的行动。在你的结论部分，重申你的重要观点，如果必要，可以再深入一步。
文章具有说服力
文章的说服力对于公文来说是非常重要的，毕竟我们写作商业信件、报告、备忘录不是为了好玩，而是为了使对方了解、理解我们，这是我们沟通的目的。
文章的力量在于动词的运用，文章中应运用比较强烈的行为词汇。这将增强文章的说服力。
使用有力度的动词
有力度的动词会在人们心中形成一幅图画，它们会增加文章的权威性和说服力，因为这些动词指挥着读者的思想，如果你使用有力度的动词，会增加你的文章的魅力。选择那些专门描述行为的动词。有力度的动词是具有明确的动作倾向的，和缓的动词通常由系动词构成，通常是抽象而不是具体的。弱强
我们想要去参观我们参观
我是想支持… 我坚决支持
我们能够劝说 我劝告……
我将给你送去 我传真给你
我将去那儿并且 我开车去那儿并且
我们将与你联系 我们打电话给你
使用大量强烈的、特别明确的动词，能构成一幅心理图画。