使用主动语态
为了使文章更有说服力，要使用主动语态的动词，而不要用被动语态，这就如同演员与剧本的关系一样。主动语态的句子总是将“演员”推向前台。
被动语态主动语态
那是在会议上被决定的会议决定……
调查由我们来执行 我们调查……
被询问我们问…
我们的战略被制定 我们制定战略
那是诚挚的抱歉我抱歉
你的思想被欣赏我们欣赏你的思想
它被约定…… 我们约定……
洗练你的文章以适合读者的口味
使你的文章显得有魅力
你曾经看到过由词汇堆砌起来的报告、信件、备忘录或杂志文章吗？如果有的话，你可能还能回忆起当时的感受，大多数人对于这类几乎没有词汇间隔，没有剩余空间的长篇阔论的反应是:“去它的吧，我干吗要看这篇文章?”尽量使你的文章中段落短小，在段落与段落之间留有充分的空间，在纸的上下左右留有充分的空白。通过选择短词、短句和较短的段落，你能够避免读者的消极反应，你也能设计出某种写作方式以吸引读者的眼睛。
从你的材料组织着手，使你的文章对读者来说更有魅力。
使用标题和副标题
在白色的空间标以题目，以警示读者文章从这里开始，并且帮助他们发现他们要寻找的内容。
使用执行概要
这些是非常有用的工具并且被包含在许多商业文件中。甚至一页纸的备忘录也有执行概要，它构成一种写作形式，解释性的标题告诉读者，从这里开始，这就是备忘录的作用。
较长的备忘录和报告，可以有整页的执行概要，来描述内容或突出主要的信息和结论，使读者知道他们何时应该看，并且要仔细看这些内容。
写作个性化
用“我”、“你”、“我们”等人称代词帮助读者把你的文章连接起来，使文章更直接、清晰和有说服力，使你的文章更具个性，更具可读性，避免使简洁的文章显得突然。
组织的方向盘是靠人来转动的，公文也是由一些人写给另一些人看的，因此不要担心在你的公文中参考了别人的东西。公文的写作要运用简明语法，同时要写出个性化的文章。
机智地写作
公文不应含有判断术语，应以职业化的方式报导事实，让读者自己得出结论，如果你想给予一种观点、说明，不要把它掩饰成事实。
同时还要考虑时间，在你发出备忘录或信件前，把自己置于读者的位置去考虑事情。
不要忘记检查
仔细检查你已经写完的文件，反复大声地为自己朗读，确认语法运用是否正确，你的意思表达是否清楚。
然后再为自己读一遍，检查你需要提供的信息都包括进去了吗？有没有多余的应该删去的内容？把时间花在检查上是值得的，它能帮助你确保你的文章便于阅读、理解和付诸实施。