近代各级官员文书是与中央官书相对应的另一类重要史料。这是在各级官员办公过程中形成的文件。它们以官员个人存稿或各该衙署存档的形式积存下来。衙署档案，从中央各部院到地方各省府州县衙门的档案，几经战乱，绝大多数已荡然无存。个人档案保存下来的较多，其人居官时经办的文件，出于办公的需要，大多要存稿，特别是重要文件如奏折，更是要郑重保存。它们经过再编纂，常以公文专集或含有公文的遗集、文集、全集的印本、抄本、稿本等形势传世。现存总数约有七八百种，大量辑录保存了从清朝末年到民国初年的各种公文，内容很丰富，它们对中国近代政治、经济、军事、外交、社会、文化等多方面问题的研究，都具有重要的史料价值，是中国近代史的又一个基本史料群。
奏议在各级官员文书中，以奏议最重要。因为这是奏报给皇帝的文件，有资格上奏的也是官阶较高的臣僚，所奏内容也大多是有关国家重要政务的。因此，在各级官员文书中，以奏议最受重视，保存下来的也最多。
近代奏议的传世概况近代奏议编集的传世数量很大，已知者约有五六百种。记载近代奏议书目较多的近代文献目录，有刘锦藻《清代续文献通考·经籍考》、《清史稿·艺文志》及其《补编》之《诏令奏议类》、日本《东京大学人文科学研究所汉籍分类目录·诏令奏议类》、中国人民大学历史系《近代奏议目录》（油印本）。未见于上述目录者还有不少，散藏于各地图书馆或其他处所，还有待于搜集整理。
这些奏议的编集形式多种多样，大致有以下几类：1.综合性汇编。如《同治中兴中外奏议约编》8 卷，陈弢辑，光绪元年（1875）刻本；《道咸同光奏议》60 卷，王树敏等辑，光绪二十八年（1902）上海久敬斋石印本。选择当时人感兴趣的奏议汇编在一起，成书不多。
2.专题奏议。有汇编本，如《变法自强奏议汇编》20 卷，毛佩之纂，光绪二十七年（1901）上海书局石印本。这是清政府在西安下诏行新法以后，在上海应时而出的书，是书贾编印的商品。内收自光绪二十一年至二十七年（1895—1901）间的变法自强奏议，惟“要必以变法而不乱法者为断”（本书例言），康有为等维新派的变法奏议皆未收。《教案奏议汇编》8 卷，程宗裕编，光绪二十七年（1901）上海书局石印本。时在义和团运动高潮之后，反对外国教会侵略的案子是人们所关心的问题，这是在此背景下书贾编印的书。《邮传部奏议类编》6 册，该部参议厅编核科辑，排印本。内收该部光绪三十二年九月成立时起至三十四年十二月年终的奏议，分为总务、船政、路政、电政、邮政等五类编次。嗣后按年继续编印。这主要是该部的办公用书，“以备修纂政要根据”，自然也有向部外流传之意，但“事关重要应守秘密者存目不印”（该书例言）。又有具奏人专集性质的专题奏议，如曾国藩的《查办湖团奏折》1 册，同治刻本，是为查办山东境内微山湖地区“湖团”所需的书。《江楚会奏变法折》3 册，光绪二十七年（1901）两湖书院刻本，这是清政府在西安下行新法诏以后，两江总督刘坤一和湖广总督张之洞应诏陈言，会衔上奏的长折，分三次上奏，实际上可以看作是一个折子，一面上奏，一面刻印出来在社会上广为流传。还有一件奏折的单行本，如《考察政务戴端两大臣条陈学务折》1 册，京师官书局铅印，是戴鸿慈、端方出洋考察归来所上的奏折；《宪法编察馆会奏遵议宪法大纲暨议院选举各法并逐年筹备事宜折》1 册，奕䜣领衔具奏，光绪三十四年（1908）铅印。以上两种，均由官方印出，除政务需用外，还有向公众宣传的意思。
3.个人著作集。以个人著作形式出现的近代奏议为数最多，总计约有500种。它们编在作者的全集、遗集或文集中，而更多的是以奏议专集的形式流传，约有300 余种。
个人奏议专集，或称政书，或称奏议、奏疏，或称奏折，或称奏稿、奏牍，前面冠以作者名号。有谥号者，那时认为这是最高荣誉，均以谥号题名，如林则徐的《林文忠公政书》、曾国藩的《曾文正公奏稿》等。有以爵号题名的，如左宗棠的《左恪靖侯奏稿》，李鸿章的《李肃毅伯奏议》，这是因为编集出版时他们都在世，还没有谥号。有以官衔题名的，如张亮基的（左宗棠代撰）《张大司马奏稿》，程德全的《程中丞奏稿》。有以籍贯题名的，如徐致祥、宝廷的《嘉定长白二先生奏议》，康有为的《南海先生戊戌奏稿》。有以别号题名的，如贺长龄的《耐庵奏议存稿》，徐继畲的《松龛奏疏》。有以治地题名的，如李嘉端的《抚皖奏稿》，张凯嵩的《抚滇奏疏》。有以住所题名的，如宋晋的《水流云在馆奏议》，袁世凯的《养寿园奏议辑要》。至于现代整理出版的，则径以其人的名字题名，如《锡良奏稿》、《郭嵩焘奏稿》、《袁世凯奏议》等。
个人奏议不单独成书，编在他的全集、遗集、文集中的为数也不少。近代著名大官显宦，如曾国藩、胡林翼、左宗棠、李鸿章、刘坤一、张之洞等均有全集或遗集出版行世，奏议编在最前面，数量且较大。就曾、左、李三人来说，《曾文正公全集·奏稿》30 卷，收录折片897 件；《左文襄公全集·奏稿》64 卷，收录折片1314 件；《李文忠公全书·奏稿》80 卷，收录折片1921件。名为全集，实际上并不全。现在着手搜集增补。已经增编出版的有《林则徐集·奏稿》，计收587 件，为《林文忠公政书》150 件的39 倍，无关重要的尚未编入。曾国藩、左宗棠、李鸿章以及袁世凯，这些重要人物的全集均已开始进行增编，陆续出版。其他将奏议编入个人文集者，如徐鼒的《未灰斋文集》、王先谦的《虚受堂文集》等，通常是其人官不大，奏议不多，不能单独成集，甚至不能单独成卷，便和其他文稿编在一起，但大多数也是照例把奏议编在文集的最前面。
至于电奏，由于当时许多官僚士大夫视之为“私文书”，不像奏稿那样受重视，刊印传世者较少。张之洞、李鸿章、刘坤一、锡良、徐世昌、杨文鼎等人的全集、遗集、政书中收录了一些电奏，《张文襄公全集》中有电奏13 卷，数量较多。
晚清官员的上奏情况清朝对于什么人可以上奏是有严格限制的。京师的阁部大臣、各衙门堂官和科道言官，外省文官自道员以上、武官自总兵以上的官员，才有资格上奏。其他下级官可以呈请其上级主官代奏，一般民人可以具呈都察院代奏，但很少见。各类官员的职掌不同，奏议内容不同，编集传世的多少亦不同，大体情况如下：1.京师的阁部大臣及院寺堂官的奏议，约近百种。如刑部左侍郎黄爵滋的《黄少司寇奏疏》，太常寺少卿许乃济的《许太常奏议》，体仁阁大学士翁心存的《知止斋折稿》，户部尚书孙瑞珍的《孙文定公奏议》，内阁学士署户部右侍郎袁希祖的《袁侍郎奏稿》，都御史陆宝忠的《陆文慎公奏稿》等。
2.科道言官的奏议，约有四五十种。如尹耕云的《心白日斋集》，赵启霖的《静园集》，江春霖的《梅阳江侍御奏议》，胡思敬的《退庐奏疏》。3.各省督抚的，如前举林则徐、曾国藩、胡林翼、左宗棠、李鸿章、刘坤一、张之洞、袁世凯等人的奏议都是。他如马新贻的《马端敏公奏议》，曾国荃的《曾忠襄公奏稿》，沈葆桢的《沈文肃公政书》，刘岳昭的《滇黔奏议》，丁宝桢的《丁文诚公奏稿》，岑毓英的《岑襄勤公奏稿》，谭钟麟的《谭文勤公奏稿》，陶模的《陶勤肃公奏议遗稿》，刘铭传的《刘壮肃公奏议》，李秉衡的《李忠节公奏议》等，为数很多。近代督抚共有四百六七十人，其中有一百四十余人有奏议留下来，各种结集和版本总算起来，共约二百六十余种。
4.边疆地区的将军、大臣、都统、副都统等，和内地督抚一样，掌管该地区军政事务，其奏议结集的也有二三十种，如驻藏大臣景纹的《驻藏奏稿》，归化城副都统兼署绥远城将军文瑞的《光绪绥远奏议》。
5.钦差大臣的奏议，为数不多，如《向荣奏稿》，《僧格林沁奏稿》，又《僧王奏稿》。
6.驻外使节的奏议，约计三十余种，如出使英、法、俄等国大臣曾纪泽的《曾惠敏公遗集·奏稿》，出使法、德、奥、俄等国大臣许景澄的《许竹筼先生奏稿录存》，出使英、法、意、比等国大臣薛福成的《庸庵全集·出使奏稿》。
7.其他各地文武官员，包括学政、布政使、按察使、道员、提督等，传世的奏议亦有数十种，但各人的奏议篇数并不多。
上述情况表明，近代各类官员的奏议分布不均衡，督抚奏议最多，约为近代奏议总数的一半，占据特别重要的地位。这种情况，是由近代特殊的内外权力结构和各类官员的实际地位形成的。
其他公牍各级官员的公牍，除给皇帝的奏疏以外，还有日常处理政务的其他各种公牍。其内容一般说来不如奏议重要，但就其记述下层事务的具体详尽来说，又往往超过奏议，可补奏议之不足。
辛亥革命后废除皇帝，奏折亦随之消失。至于各级官员的办公文书，民国初年大体沿袭清末习用的格式，变动不大。
近代海关的重要官员任用外国人，主要是英国人，从而形成了主要以英文书写的海关档案。实权操在洋员手中，但它在名义上是中国衙署，从海关总税务司起所有海关都是由中国政府任命的，所以他们办公留下的档案也应当视为中国官员的办公文书。
晚清各级官员来往文书晚清各级官员奏议以外的办公文书，不像奏议那样被重视，因而保存下来或编刊问世的不像奏议那样多，但也有相当的数量和丰富的内容，有其一定的史料价值。
由公家贮存的公牍档案保存下来的不多。四川巴县档案，从康熙以后比较完整地保存下来的，是全国仅有的一份。至于个人居官积存的档案，有些高级重要官员的保存下来了，如现存第一历史档案馆的《端方全宗》、《赵尔巽全宗》，现存上海图书馆的李鸿章、盛宣怀的档案，现存南京太平天国历史博物馆的吴煦档案等，但为数也不多。一般中下级官员的档案能够保存下来的更是绝无仅有了。
各级官员办公文书之编刊行世者可分为衙署公牍和官员个人专集两大类。
京师各部院衙门的公文大都以官署而非个人的名义收发，因而也多由官署编印。例如《清国史馆移咨札示汇送文》1 册，光绪年间刻本。又如《总理各国事务衙门清档》，是该衙门清档司日常整理的专题公文汇编，现已开始作为史料出版问世，如《教务档》、《四国档》等。
各省则由于办公的需要，有的编刊《省例》，如《粤东省例新纂》8 卷，道光二十六年（1846）刻本。又如《江苏省例》4 编，陆续编刊于同治八年（1869）、光绪元年（1875）、九年（1883）、十六年（1890），内收自同治二年至光绪十五年（1863—1889）的督抚藩臬的文件，意在举例示范，“俾各属遵守奉行，免致歧误”。其中所收文件虽不多，但可看出该省日常公务中的各种问题及处理原则。
到清末最后十年间，受近代报纸、期刊的影响，从各省到京城又排日或定期发刊《官报》，直隶发刊《北洋官报》（1902 年），两江发刊《南洋官报》（1903 年），其他湘、赣、川、豫、皖、粤、鄂、鲁、桂、甘、浙、黔、闽和东三省相继编印《官报》，即各该省政府的机关报，仿照中央政府《邸报》的形式，报导政务活动，刊登奏折、上谕，还刊登该省各级官员的其他公牍。此外，从京师到各省，还有各衙署编刊的《官报》，如学部的《学部官报》、农工商部的《商务官报》、邮传部的《交通官报》；各省“三司”（提学使司、提法使司、交涉使司）“二道”（巡警道、劝业道）也多编印《官报》。不过，从政府各衙署到各省府州县日常办理公务所产生的文件数量来说，发表在《官报》上的也只是极少的一部分；而且，机密文件或因他故尚不便公之于众的文件，在《官报》上也看不到。
京官公牍之编入个人专集者不多，有之如黄云鹄的《兵部公牍》2 卷，收入他于同治初年任兵部司官时所撰拟的咨文，禀稿等三十余件；又如周家楣的《欺不负斋全集》，前三卷收他充总理衙门章京时所拟的有关对外交涉的文稿。
出使大臣的有《许竹筼先生出使函稿》，是许景澄出使俄国、德国时发给总理衙门的咨文和信函；《中俄会商交收东三省全案汇存》系出使俄国大臣杨儒与沙俄交涉撤退侵华俄军及交还东三省的有关文电和谈判记录。
地方官员的一般公牍编印行世的，还是以总督巡抚这一级的高级官员为多。林则徐在广州禁烟的公牍，其后人编成《信及录》一书于1929 年出版。解放后中山大学历史系编辑《林则徐集》，《公牍》1 册1963 年由中华书局出版，于《信及录》之外又增添了五十多篇。这大约是晚清公牍中最为人们所熟知的一种。
稍后曾、胡、左等人的公牍亦知名于时。胡林翼的《胡文忠公遗集》86卷，奏疏51 卷外，书牍批札等35 卷，其中尤以书牍为主。他自称其“军事精神思虑多注于往返书札之中”。曾国藩的《曾文正公全集》中奏稿30 卷，而公务书札33 卷、批牍6 卷，其杂著2 卷亦收有告示等公牍，总数且超过奏稿，惟其中由幕府代拟者不少。左宗棠的《左文襄公全集》（光绪十六年开雕本）收书牍28 卷，批札7 卷，咨札、告示、说帖各1 卷。近年岳麓书社编印《左宗棠全集·札件》，多方搜辑，仅增补了38 件。该社又访得上海图书馆和上海博物馆藏左宗棠函札原件辑印为《左宗棠未刊书牍》1 册，计176通，绝大多数是谈公务的。
李鸿章的《李文忠公全书》，奏议80 卷之外，朋僚函稿20 卷、译署函稿20 卷、海军函稿4 卷、迁移蚕池口教堂函稿1 卷，又电稿40 卷。这是吴汝纶为之编定的。李鸿章自同治九年（1870）任直隶总督兼北洋大臣以后，一般公牍或假手幕僚，而有关外交之“总署信函，则全系亲笔”；光绪六年（1880）起，“机要事件皆在电报，亦不肯请人代办”①。惟吴汝纶意在为李鸿章“止谤”②，有些文件删而不录，收录者亦间有删改。至于多由幕僚起草之公牍如批札咨文等，因“已离本任，无从搜罗”①，遂一概从略了。但在徐赓陛的《不慊斋漫存》（光绪三十一年刻本）中却保存了八国联军入侵后李鸿章自广东到北京议和时的一些代李起草的文件，折奏之外，其他咨、批、照会等有74 件，可以看出李鸿章处理直隶地方洋兵、拳教、赔款等问题的情况。
曾、胡、左、李之外，较重要者尚有刘坤一的《刘忠诚公遗集》和张之洞的《张文襄公全集》。刘集又有1959 年中华书局新版本，改名《刘坤一遗集》，共61 卷（略去文集1 卷），奏疏、电奏之外，有书牍17 卷、电信3卷、公牍2 卷。张之洞遗集先有许同莘编辑本，其中奏议、公牍、函、电四种于1918—1920 年铅印单行出版；后由王树枬增补，编为《张文襄公全集》229 卷，1928 年木刻行世，其中公牍36 卷，电牍（兼收来电）80 卷、书札3卷。
以上诸人是晚清数十年间特别重要的封疆大吏，有关全局的重大事件在他们的全集中都先后有所涉及，奏议固属重要，而其他公牍与奏稿相表里，奏议语焉不详或未曾语及之有关情况，每可于其他公牍中得之。
官至督抚每重奏议，其他公牍单独编集问世者较少。除前述《信及录》外，其后较著者有丁日昌的《抚吴公牍》50 卷，皆下行文，涉及面很广，可以说是一省长官率属官办理庶政的有代表性的公文编集。
专谈军事的，有反映从金田到永安和太平军作战情况的《乌兰泰函牍》（内收向荣、姚莹的来信），湘军将领王錱的《王壮武公遗集》和李续宾的《李忠武公书牍》，抗法名将冯子才的《军牍集要》和其时任浙江提督守宁波的欧阳利见的《金鸡谈荟》。有些地方官遇上战事，也有把有关公牍编为专集的，如同治中任山东东昌知府兼山东抚标营务处的龚易图的《东昌军中牍稿》和同时署山东汶上知县的张锡纶的《军书汇钞》，都是有关堵御捻军的文件。地方官亲理庶政，不止是军事，上述两书是特例。
地方中级官即道府之公牍，近代著名者当首推胡林翼之《宦黔书牍》7卷，已编入《胡文忠公遗集》中，为胡林翼自道光末年至咸丰初年在贵州历任安顺、镇远、黎平知府时写给上级的禀报和给下级的指示，其中有许多是有关办团练、镇压苗民起义和防备太平军入黔的。易佩绅于同治九年（1870）署安顺府时的《安顺书牍摘钞》3 卷，主要涉及镇压乌束陇仲家族起义事。① 光绪二十二年十月十五日吴汝纶答潘藜阁书，《桐城吴先生全书·尺牍》，家刻本，卷1，第148 页。② 光绪二十二年十月十五日吴汝纶答潘藜阁书，《桐城吴先生全书·尺牍》，家刻本，卷1，第148 页。① 光绪二十三年六月三日午汝纶致周玉山（馥）书，见《吴挚甫尺牍》，宣统二年国学扶论社石印本，卷1下，第20 页。
又易佩绅于光绪二至六年（1876—1880）任贵东道时的《贵东书牍节钞》4卷，时在贵州苗汉各族历时20 年的抗清起义之后，其辖区又是苗族聚集地，故涉及剔析弊政、总结教训者颇多。
方浚师著《岭西公牍汇存》11 卷，为方氏于同治八年至光绪五年（1869—1879）任广东肇阳罗道时的公牍，大多数是肇庆府、罗定直隶州和阳江直隶厅的民事刑事案件公文。其地州县官的公牍有，徐赓陛的《不慊斋漫存》12 卷，光绪三十一年（1905）刻本，内收作者于同治十二年至光绪七年（1873—1881）历署广东遂溪、海康、陆丰、南海等县知县，并奉委办理肇庆后沥厂厘金时的办公书牍。再后有李锺珏光绪二十年（1894）署理广东陆丰县的《圭山存牍》（光绪二十一年刻本）、二十一年（1895）署理广东新宁县的《宁阳存牍》（光绪二十四年刻本）和二十五年（1899）署理广东遂溪县的《遂良存牍》（《近代史资料》1956 年第4 期），后者有关于法帝国主义强占广州湾和当地人民反抗的记载。从以上诸书中可以看到晚清广东沿海地方上的许多情况。
《山东义和团案卷》2 册，齐鲁书社1981 年出版。原本藏中国社会科学院近代史研究所。内容是山东各府（缺登、莱、青三府）县给巡抚的禀报，报告各该府县地方的义和团情况，自光绪二十五年八月（1899 年9 月）至二十七年二月（1901 年3 月）。罗正钧的《劬盦官书拾存》2 册，1920 年潭乡罗氏养正斋刻本。光绪二十六年（1900）上半年，罗正钧署理直隶定兴县知县，正值京保地区义和团兴起，本书所收全是禀报当地义和团兴起情况的。晚清各级官员文书，材料较丰富，内容较具体，在近代史的许多问题的研究中能起相当重要的作用，具有一定的史料价值。然而这些官员文书也有其弱点。有上奏权的高级官员重视奏报，很少亲自处理一般公文。中下级官员，许多咨、札、批、禀等公文的拟稿、誊正、收发、登记等工作，主要由幕友或书吏承担。幕友书吏师徒授受，父子传袭，盘踞衙署，互通声气，形成一个实际的封建行会。他们援引例案，套用框式，所办公牍，往往流于官样文章，内容虚实不一，这就需要我们在使用时有所鉴别了。
民国政府官员文书辛亥革命时期，资产阶级革命党人在湖北以及其他好多行省先后组成军政府，军政府在处理各种军政事务中形成了一些公文。后来南京临时政府作为资产阶级的临时中央政权在其政务活动中也形成了一批公文。
南京临时政府和各地军政府的公文函电，一部分以档案的形式保存下来，分藏于南京中国第二档案馆和其他一些地方档案馆，也有一部分刊载在南京《临时政府公报》等出版物上。以文书编集形式传世的亦只是其中的一小部分，约有一二十种。比较重要的有：《革命文牍类编》，上海时事新报馆民国元年（1912）初出版；《民国军政文牍合编》，广益书局民国元年出版；《革命军文牍初集》、《二集》、《三集》，光汉学社出版；《共和关键录》，上海筑艺书局民国元年出版。这些文牍汇编的内容更为集中，为我们查找辛亥革命历史文献提供了方便，有些文件还是在别处很难找到的。以个人集著行世的有李烈钧的《武宁书牍》，黎元洪的《黎副总统政书》。孙中山、黄兴、宋教仁、蔡锷、朱执信、廖仲恺等人的集著中，也都收有公文函牍，其中有许多是和辛亥革命有关的。《孙中山全集》第2 卷（中华书局1982 年版）收录孙中山1912 年任临时大总统时的各种文件四百数十件，其中函电占多半，另外也有咨、批、令等正式公文。这些文件比较集中地反映了孙中山在这一时期的重要历史活动，记载了作为中国资产阶级革命政权的南京临时政府的政治、经济、军事、外交等各方面的情况。黎元洪的《黎副总统政书》34 卷，前8 卷为他任湖北军政府大都督以及南京临时政府副总统时的来往电文，约计800 件。这些电文反映了黎元洪“军民分治”等政治主张，记载了湖北方面的军政情况，独立各省组织临时中央政府的情况、南北议和的情况，等等，其中有相当部分是不见于他书的。
袁世凯建立起北洋军阀政权后，继承南京《临时政府公报》，也定期印发《政府公报》，不过内容远不及南京《临时政府公报》中丰富活泼，实质上是清代《邸钞》的继续。各省有些也沿袭清末之《官报》而出《公报》。虽然当时机密公文不会在这些官方《公报》上发表，但也毕竟积存了一些文件。
民国初年继续有一些公牍汇编之类的书出版，如《中华民国新文牍》、《中华新文牍类纂》、《通电汇钞》等。这些类纂汇钞保存了不少北洋政府官员的正式公文，但更多的还是官员间的来往函电。
北洋政府官员个人的文件编集行世者，中央有：《袁大总统书牍汇集》，民国三年（1914）出版；《黎大总统政书初编》，民国五年（1916）普益书局出版；等等。
地方长官者有：四川民政长、巡按使陈延杰的《川牍存要》（1913—1915），广东省长朱庆澜的《粤东公牍辑要》（1916—1917），陕西省长李根源的《秦中文牍》（1916—1917），自民国元年（1912）起久任新疆都督、省长等职的杨增新的《补过斋文牍》等。不过为数不多，不像清末督抚那样大半有公牍编集行世。
袁世凯当政后，废府并县，知县改称县知事。他们也有印行其公牍的，但为数不多，大抵为自我宣传其政绩而付印，如周大封的《莱阳录》即如此。袁世凯窃取政权之后，革命党人反对袁世凯及其后继者的北洋军阀政府的斗争一直没有停止。宋教仁被刺后爆发“二次革命”，继之以“护国”、“护法”，以孙中山为首的中华革命党，以及其他参与反对北洋政府的军政人员，也留下不少公务文书。《孙中山全集》（中华书局版）第3、4 卷，内收1913—1918 年孙中山的著作，其中大多数是和反袁、护国、护法有关的文件。《蔡松坡集》（上海人民出版社1984 年版），曾业英编，其中有关于辛亥革命云南起义和“护国战争”的文件。又梁启超的《盾鼻集》、唐继尧的《会泽首义文牍》，皆为“护国”之役的有关公牍史料。唐继尧的《会泽靖国公牍》，则为“护法”时期他乘机向四川进攻前后的文件。
海关档案及其编译出版中国近代海关在处理各种公务的过程中，形成了大批公文档案。其中有各种报告、咨、呈，以及大量的来往函电。这些文件的形成时间，自鸦片战争后各通商口岸建立新式海关起，直到民国年间。它们过去一直由各海关作为档案自行保存着，解放后被我们接收过来，称之为海关档案。其中最主要的是中国海关总署的档案。
海关档案是一种特殊的公文史料。一方面，中国近代海关作为近代中国的政府机构之一，它所使用的公文函电，和我们前述的咨札函电一样，也应属于近代各级官员文书之列。另一方面，中国政府虽派有海关监督，而实权操在“募用”洋员税务司之手。海关职员大多是外国人，主要是英国人，他们的办公文书主要使用英文，也有法文、德文的。虽有汉文的，但为数不是很多。所以，海关档案又与一般中国政府官员的办公文书有着明显的区别，它们是近代中国半殖民地半封建社会的特殊环境中在公牍领域的特殊产物。建国后五十年代到六十年代初，《中国近代经济史料丛刊》编辑委员会与对外贸易部海关总署研究室合作，对海关档案进行整理编译，出了《帝国主义与中国海关》丛书11 辑，包括中法战争、缅藏问题、中葡里斯本草约、中日甲午战争、英德续借款、义和团运动、庚子赔款、近代邮政、辛亥革命、1938 年英日关于中国海关的非法协定等11 个专题。近代中国发生的历次大事件，在海关档案中无不有所反映。通过出自在中国海关供职的洋员之手的这些文件，使我们有一个很特殊的渠道，得以从某一侧面了解帝国主义列强在这些事件中的一些鲜为人知的阴谋活动和真实意图。
九十年代，中国第二历史档案馆和中国社会科学院近代史研究所合编、陈霞飞主编的《中国海关密档——赫德、金登干函电汇编（1874—1907）》，分为9 卷，中华书局出版。共收入赫德与金登干往来信件3528 封，电稿4496份，另附赫德与其弟赫政往来电报426 件。赫德，英国人，从1863 年到1908年担任清政府海关总税务司，控制了中国海关达45 年之久。金登干是赫德的亲信，1874 年被赫德派任海关驻伦敦办事处主任，历时34 年。这些函电指示了许多迄今还不大为人们所知道或者知之不详的晚清外交秘密，是资本主义国家侵略中国的一份重要记录。
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