客观描述
陈述相关结果及其影响
原因分析
改进措施
［特别提示］
客观描述——对工作现状的反馈一定要用客观、冷静的词汇来表达。以防止主观臆断的词语引起第三者不必要的歧想。
陈述相关结果及其影响——相关陈述一定要据实相告，不要作任何不必要的修饰，尤其是关键词汇要考虑采用对方听得懂的客观描述性语言，对可能造成的不良影响要适当提醒，以免落下报喜不报忧的印象。
原因分析——需要对问题的来龙去脉作一详细调研后的综合分析，既要有客观原因，又要找主观原因。
改进措施——是针对原因分析而来，具有时效性、操作性、可衡量性。
时效性是指机关改进措施要有起止时间，不可漫无边际，同时，期望效果要明确。
操作性是指相关改进建议（意见）的实施要通俗易行，使执行者按图索骥即可办好，特别是对关键问题、关键步骤、关键环节要特别留意说明。
可衡量性是指对相关结果的预定值要清晰，不能模糊，因为对工作绩效是要评估的，这一点是管理工作的评价依据。俗语说：“干活不由东（东家），累死也无功。”一定要通过恰当的沟通，明确相关的结果，因为结果才是所求的。
［应用参考］
鸭子的故事
IBM的创始人华特生的儿子小华特生，常常给员工讲这样一个故事：
一个酷爱自然的人每年10月都要去看野鸭南飞的景观。有一年，他大发慈悲之心，带了一大袋饲料，到那里的池塘边去喂养鸭子。没有多久，有些野鸭子不再费事大老远地向南飞，就在他喂食的池塘里过冬。后来这些鸭子越来越少向南飞了，三四年之后，它们变得又肥又懒，根本就飞不起来了。
讲完这个故事，小华特生说：“人可以很容易地驯服野鸭，但要把驯服的鸭子再变成野鸭子就很困难了。”
小华特生把这个故事在IBM翻来覆去地讲，他希望员工能领会逸出常轨的人也会有特殊的价值，在以保守和整齐划一闻名的IBM，亦能有雅量容纳桀骜不驯的好汉，才能成大事。
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