随着电子邮件在交际领域中的普及应用,电子邮件的使用技巧与规矩也日益显著地成为形象管理的重要方面。
懂得电子邮件使用技巧及应注重的规矩,不仅可以让邮交流更轻松,更能网络世界的我们表现得更有修养,也更为专业。那么我们在进行电子邮件交流时应该注意哪些问题呢?
1)尊重别人的时间和带宽。
用电子邮件发送信息,内文不要太冗长,回复的时间不要隔得太长,应尽可能每天接收电子邮件。对于大的邮件应在得到对方允许的情况下再发送。当我们遇到大量的垃圾邮件烦扰时,除了使用邮件过滤器等技术手段外,应及时通知有关的网管,消灭掉这些阻塞网络交际的垃圾发送者。
2)注意措辞。
简单明了的邮件,可以使我们节省打电话发传真澄清邮件意义的时间。我们必须小心E-mail里每一句话的措词。现在法律规定E-mail也可以作为合法的的法律证据。所以一定要小心措词,可能对自己不利或可能引起误会的话不要写。另外不要使用术语和专业缩略语,我们也许认为自己的邮件浅显易懂,但是却很容易遭到误解。
3)不要激怒对方。
如果使用含有敌意的词句或者批评的语气(电邮礼仪中称之为“火焰”),我们会“惹火”对方并且造成糟糕的局面｡电子邮件不是大家“笔伐”的工具,如果有问题,与对方当面解决。
4)提前通知收件人。
尽量在发邮件以前得到对方的允许,或者至少让他知道有邮件过来;确认我们的邮件对他有价值。没有人会喜欢垃圾邮件。收件人对于满篇废话的不速之“件”的态度通常是作为垃圾邮件处理一删了之。
5)注意保密。
即使我们选择“永久删除”,许多软件和网络服务仍然可以访问硬盘上备份的信息。在我们发送以前,仔细考虑如果第三者看到这封信会发生什么情况。如果不想第三才看到我们的私人邮件,或者泄露对方的机密,就不要用未加密的方式发送机密邮件。
6)慎用附件。
不少人喜欢把信用附件(Attachment)的形式发给对方,但是添加附件经常是一件费力不讨好的事情。因为附件越大,下载时间就越长,占用收件人电脑空间就越多,而且没有人喜欢类型不明而且可能带有病毒的附件。收件人有时却无法打开附件。
如果必须要用附件的形式发送文件,也要询问对方能够阅读的文件格式,并与对方约好。这样给人感觉我们的细心体贴,而且让对方感觉这个文件很重要的。
7)慎用抄送功能。
我们也许会把自己的邮件象备忘录一样抄送给其他同事或者客户。不要滥用抄送功能,否则收件人会以处理垃圾邮件的方式一删了之。
寄信时采“暗送”(BC) 而不是“抄送”(CC) 方式,或是在转寄之前,删除一切无关紧要或重复的内容,如原件中“摘要”部分的主题。地址及日期等。
8)避免使用专业字符。
我们也许是网络专家并且对于各种专业术语和字符图释了如指掌,可是不要假设收件人和我们一样专业。
9)要使用有意义的主题行,切忌使用含混不清的标题。一个主题行可以提纲挈领地表达邮件内容,现代人生活节奏快,都希望一眼就能知道邮件是否紧紧急,如果是一些非紧急的东西,就可放到闲暇时打开的信息。
10)不要总是输入大写字母
很多中国人在输入中文邮件时,如果需要加入英文,就按下Capslock健,输出大写英文字母。但大写字母的网上名声就好像在线尖叫一般。如果我们不想大喊大叫,就不要全部用大写字母输入英文。
11)引用邮件的部分
对需要回复及转寄的电子邮件,一定要清理回复的内容，我们在回复或转发邮件时,可以选择原邮件或贴子全部附带，但是如果只是回复其中一部分,就不要重复完整的电子邮件或帖子，特别是原邮件很长时,最好选择需要的最小部分,作为回复的前言,避免邮件过于冗长而让人不忍卒读。
12)不要发垃圾
未经许可的商业电子邮件是一种十分不礼貌的行为,虽然有人宣传“大量网络广告的力量”,但被讨厌的行为很难获得顾客｡电子垃圾没有任何意义,属于垃圾的一种,我们不要把它们发给我们的好朋友｡也不要把它们发给素不相识的人｡
13)不要使用过多的签名
在电子邮件消息的末尾加上签名,以提供联系信息是很有用处的，引用一个仅有一行的短语作为我们的签名文件,是有效的,但是使用长于四行的签名文件,就变得没有必要甚而且令人讨厌。
14)注意回答问题的技巧。
当回件答复问题的时候,最好只把相关的问题抄到回件里,然后附上答案。不要用自动应答键,那样会把来件所有内容都包括到回件中;但也不要仅以几个字字回复,那样太生硬了,而且让读的人摸不着头脑。
15)恰当称呼收件者,并且在信尾签名。
虽然电子邮件本身已标明了邮自哪方,寄与何人,但在邮件中注明收信者及寄件者大名乃是必须的规矩,包括在信件开头尊称收信者的姓名,在信尾也注明寄件者的姓名以及通讯地址､电话,以方便收信者未来与我们的联系。